Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Näin saat aikataulutuksen ja resursoinnin käyttöösi
Pyydä ominaisuus käyttöösi ottamalla yhteyttä pääkäyttäjätukeemme sähköpostitse tuki@fondion.com tai soittamalla arkisin klo 09-15 numeroon 020 711 8250. Sen jälkeen jatka seuraavien ohjeiden mukaisesti.
Yritystason asetukset
Aloita aikataulutuksen ja resursoinnin käyttö varmistamalla, että seuraavat yritystason asetukset ovat Fondionissa kunnossa:
Käyttöoikeudet
Aikataulutuksen tarkkuustason asetus
Käyttäjäkohtainen valinta – näytetäänkö käyttäjä aikataulutuksessa ja resursoinnissa?
Litterakohtainen valinta – mitä litteroita käytetään aikataulutuksessa ja resursoinnissa?
Tarkista käyttöoikeutesi
Käyttääksesi aikataulutusta ja resursointia sinulla tulee olla oikeudet aikataulutukseen ja resursointiin (kaikki kolme palloa!)
Aseta käyttöoikeusprofiilille (esim. "pääkäyttäjä" tai "projektipäällikkö") oikeat käyttöoikeudet näkymässä Ylläpito > Käyttöoikeudet > Aikataulutus ja resursointi
Varmista näkymässä Ylläpito > Käyttäjät > Muokkaa käyttäjää, että kaikilla käyttäjillä, joiden on tarkoitus käyttää aikataulutusta ja resursointia, on valittuna tarvittavat käyttäjän oikeudet.
Valitse, millä tarkkuudella haluat aikatauluttaa projekteja
Tarkkuustason avulla määrität, tehdäänkö aikataulutusta ja resursointia sopimustasolla vai tietyllä kategoriatasolla.
Tämän teet näkymässä Ylläpito > Yleiset > Aikataulutuksen ja resursoinnin asetukset.
Tarkkuustason valinnasta riippuen kategoriat joko näkyvät aikataulutuksen näkymässä tai eivät.
Kategoriatasolla aikataulutuksessa kategoriat näkyvät sinisinä palkkeina
Kun ylläpidossa on valittuna tarkkuustasoksi "Sopimus", et voi käyttää kategoriatason aikataulutusta.
Määritä käyttäjäkohtaiset asetukset
Kunkin käyttäjäprofiilin kohdalle voit valita, näytetäänkö työntekijä resursoinnissa vai ei.
Tämän teet näkymässä Ylläpito > Käyttäjät > Muokkaa käyttäjäprofiilin tietoja.
Kun käyttäjälle on valittuna "Näytä aikataulutuksessa ja resursoinnissa", käyttäjä näkyy aikataulutuksen ja resursoinnin näkymässä seuraavan kuvan listassa.
Määritä, mitkä litterat haluat näkyviin aikataulutukseen
Tämä linkittyy yritystason asetuksiin – Jos käytössä on projekti- tai sopimustasolla aikataulutus, litterakohtaisia asetuksia ei tarvitse huomioida.
Näin saat projektin näkyville aikataulutukseen ja resursointiin
Sopimuksilla: Muista asettaa sopimukselle Aloituspäivä ja Päättymispäivä sekä valinta Näytä aikataulutus ja resursoinnissa. Näistä päivämääristä tulee alustavat alkamis- ja päättymispäivät aikataulutukseen sopimukselle. Kun litteroiden kestoa säätää aikataulutusnäkymässä sopimuksen alla, sopimuksen aikataulu mukautuu jatkossa tähän.
Tarjouksen ei tarvitse olla "Sopimus"-tilassa, jotta se näytetään aikataulutuksessa ja resursoinnissa. Voit esimerkiksi siis aikatauluttaa ja resursoida tehtäviä myös tarjouksen ollessa liidi- tai laskentavaiheessa.
Oleelliset sopimuskohtaiset asetukset näkymässä: Projekti > Tarjouslaskenta > Tarjouslaskennan perustiedot
Aikataulutus aikajanakalenterissa
Aikojanoihin vaikuttavat projektien, sopimusten ja litteroiden alkamis- ja päättymispäivät
Projektin aikataulu päivittyy automaattisesti, kun sen alla olevien kohteiden eli sopimusten ja litteroiden alkamis- ja päättymispäiviä muuttaa.
Sopimuksen alkamis- ja päättymispäiviä voit muokata myös näkymässä projekti > tarjouslaskenta > perustiedot.
Voit asettaa alkamis- ja päättymispäivät myös jokaiselle litteralle (kategorialle), jolloin ne heijastuvat aikataulutukseen. Tämän pääset tekemään aikataulutusnäkymässä klikkaamalla litteraa. Sama muokkausikkuna on myös projekteilla ja sopimuksilla.
Vedä ja pudota projekteja, sopimuksia, kategorioita ja tehtäviä aikajanalla hiirellä säätääksesi kestoa ja aloituspäivää.
Linkitä työvaiheita: Voit luoda linkkejä työvaiheiden välille vetämällä projektin, sopimuksen tai kategorian palkin päädyssä olevasta pallosta viivan toiseen projektiin sopimukseen tai kategoriaan (saat näin näkyville työvaiheiden väliset riippuvuudet).
Halutessasi voit myös poistaa linkit tuplaklikkaamalla linkkiä.
Voit resursoida yksittäisiä tehtäviä myös projektin aikataulusta poikkeavasti. Tällöin projektin aikataulu päivittyy automaattisesti.
Teknisen valmiusasteen arviointi
Voit päivittää arviota projektin, sopimuksen tai kategorian valmiusasteesta vetämällä palkin vasemmasta päädystä valmiusastepalkkia.
Zoomaus ja siirtyminen kalenterissa
Kun avaat aikataulutusnäkymän, kalenteri on oletuksena päivän tarkkuustasolla, ja alkaa kuluvan viikon maanantaista.
Aikavälivalinnasta voit valita myös viikon tai kuukauden tarkkuustason
+ ja - napeista voit muuttaa zoomauksen tasoa.
Kalenterissa voi siirtyä vasemmalle tai oikealle nuolinäppäimillä tai skrollaamalla.
Resursointi aikajanalla
Resursoinnin ominaisuuksilla määrität, kenen vastuulla kukin tehtävä on sekä varmistat, että käytettävissä olevat resurssit (henkilöt, aliurakoitsijat, koneet) riittävät projektin tarpeisiin.
Resursointi työntekijälle
Voit resursoida henkilölle tai muulle resurssille tehtävän maalaamalla tehtävän ajankohdan työntekijän rivillä tehtävän ajankohdan.
Voit myös asettaa tehtävän henkilölle klikkaamalla aikataulutuskalenterissa tehtävän palkkia hiiren oikealla ja valitsemalla "Aseta tehtävä"
Tällöin aukeaa ikkuna, jossa kysytään tehtävän oleelliset tiedot
Jos tehtävät menevät päällekkäin, tehtävän väri muuttuu oranssiksi, jolloin tiedät, että työntekijä on tuplabuukattu.
Ulkoiset resurssit
Voit lisätä ulkoisia resursseja (esim. aliurakoitsijoita, koneita tai laitteita) ja aikatauluttaa heidän työpanoksensa samaan näkymään.
Pilko tehtäviä
Hiiren oikealla näppäimellä voit pilkkoa litteroita (ylemmässä kalenterissa) sekä resurseille kohdistettuja tehtäviä (alemmassa kalenterissa) useammaksi osaksi, jos haluat esimerkiksi jakaa yhden litteran useammalle henkilölle.
Lisää tehtävä manuaalisesti
Voit luoda tehtävän myös painamalla (+) symbolia projektin, sopimuksen tai kategorian rivillä.
Poissaolot
Poissaolot (esim. loma, sairauspoissaolot) tuodaan automaattisesti, mutta voit myös lisätä niitä suoraan Aikataulutus-näkymässä.
Poissaolon voit lisätä samalla tavalla ajankohdan maalaamalla, kuin tehtävää lisätessä. Aukeavassa ikkunassa valitse välilehti "poissaolo"
Poissaolojen merkinnästä syntyy taustalle automaattisesti poissaolokirjaus, joka näkyy Tarkista / Laskuta -näkymässä
Muokkaa tehtävää
Hiiren vasemmalla näppäimellä tehtävän klikkaaminen avaa muokkausikkunan, jossa voit vaihtaa mm. resursoitavia henkilöitä, aikaväliä ja muita tehtävän asetuksia.
Muut asetukset ja suodattimet
Sarakkeiden valinta
Voit valita, mitkä sarakkeet näytetään Aikataulutus/Resursointi-näkymässä. Valinta tallentuu selainistuntokohtaisesti.
Näkymän eri osien leveyden säätäminen
Voit vetää näkymän keskeltä joko näkymän oikeaa tai vasenta puoliskoa suuremmaksi, jolloin saat enemmän tilaa joko kalenterille tai näkymän vasemman reunan sarakkeille.
Samalla tavalla voit säätää myös pystysuunnassa näkymän jakautumista aikataulutuksen ja resursoinnin osioihin.
Mukauta näkymän eri osioiden koko tarpeisiisi
Projektihaku ja aikasuodatin
Voit etsiä projekteja nimellä tai rajata näkyviä projekteja aikavälin mukaan.
Voit myös suodattaa viikonloput pois näkymästä.
Kalenterinäkymän kohdistus
Oletuksena näkymä avautuu aina kuluvalle viikolle.
Voit selata eteenpäin ja taaksepäin näkymän yläreunan nuolinäppäimillä.
Resursointi yksittäisen työntekijän näkökulmasta
Työntekijän oma aikataulunäkymä
Työntekijälle näkyy mobiilinäkymän Aikataulu-sivulla kaikki hänelle resursoidut projektit päivittäin.
