Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.
Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.
Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen
Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.
Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:
Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus
Palkkalajiasetusten Excel-tuonti
Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.
Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji
Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.
Asetukset
Oman käytön ALV:n toiminnallisuuksien modaali kytketään päälle asiakastuesta, mikäli toiminnallisuudet eivät näy käyttöliittymässä jo valmiiksi.
Oman käytön ALV:n raportointi kytketään päälle ylläpidon asetuksissa (Ylläpito -> Taloushallinto: Raportointiominaisuudet). Lisäksi määritellään epäsuorien kulujen prosentti, jota oman käytön ALV:n laskennassa käytetään.
Oman käytön ALV:n asetukset määritellään laskentarakenteisiin (Ylläpito -> Tarjouslaskenta -> Laskentarakenteet), jossa jokaiselle kategorialle määritellään, kuuluuko se oman käytön ALV:n laskennan piiriin.
Tämän lisäksi projektikohtaisesti tarjouslaskennalla määritellään sopimustasolla, koskeeko sopimusta oman käytön ALV. Oman käytön ALV piirissä oleviin kohteisiin Fondion avaa automaattisesti oman litteran “Oman käytön ALV”.
Projektin aikana kustannusten kertyminen
Käyttäjät kohdistavat tapahtumia projektille, sopimukselle ja kustannuskategorialle (litteralle), minkä perusteella Fondion kerryttää oman käytön ALV:n kustannuksia.
Ostolaskut ja muut kustannukset tulee kohdistaa valitun projektirakenteen mukaisesti. Mikäli asetuksissa on määritelty, että sopimus kuuluu oman käytön ALV:n piiriin, Fondion kerryttää kustannuksista myös oman käytön ALV:a.
Palkkatapahtumat lasketaan automaattisesti käyttäjän taustalla olevan kustannushinnan perusteella. Tällä hetkellä palkkakustannukset kohdistuvat tapahtumapäivälle. On erittäin tärkeä tarkistaa, että käyttäjien sivukuluprosentit ovat totuudenmukaiset oman käytön ALV:n laskentaa varten.
Oman käytön ALV -raportti
Ohjelmisto lisää kustannusseurantaan automaattisesti oman käytön ALV -rivin.
Projektin kustannusseurannasta voi ladata oman käytön ALV -raportin.
Valitaan ensin “Lataa oman käytön ALV raportti Excelin”, jonka jälkeen valitaan raportoitava kuukausi ja vuosi.
Raportilta näkyy tapahtumaerittely ja yhteenveto kohdekuukaudelta.
Raportin tapahtumaerittely-välilehdeltä näkyvät kaikki kustannukset, joita valitulla kuukaudella on kohdistettuina oman käytön ALV:n piirissä oleville sopimuksille ja kategorioille.
Raportin yhteenveto projekteittain -välilehdeltä näkyy projektitasolta kaikki oman käytön ALV:n piirissä olevat projektit valitulta kuukaudelta. Välittömät kustannukset ovat Fondionissa ko. projektille kohdistetut kustannukset. Välilliset kustannukset saadaan kertomalla välittömät kustannukset ylläpidon asetuksissa olevalla epäsuorien kulujen prosentilla. Oman käytön ALV:n peruste summaa välittömät ja välilliset kustannukset. ALV-sarake laskee oman käytön ALV:n osuudesta ALV:n määrän. Kuukausi ja vuosi raporttiin tulevat sen mukaisesti, mitä käyttäjä on valinnut ladatessaan raporttia.
Huom! Raportti perustuu vain niihin tietoihin, jotka on kirjattu ohjelmistoon. Suoraan taloushallinto-ohjelmassa tehtyjä kirjauksia tai tapahtumia, joita ei ole kohdistettu Fondionissa, raportti ei sisällä.
