Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Projektien taloudellinen tilanne yhdessä näkymässä. Budjetti, ennusteet ja toteumaluvut ovat listattuina jokaiselle projektilla sekä laskutuksen, kustannusten että katteen osalta.
Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Miten saan projektiraportin käyttööni?
Saat uuden näkymän käyttöösi lisäämällä seuraavan käyttöoikeuden haluamillesi käyttäjäprofiileille:
Pääset pureutumaan todella monella eri tavalla projektiesi taloudelliseen tilanteeseen. Voit lisäksi pureutua yksittäisen projektin tilanteeseen tarkemmin klikkaamalla projektin nimeä.
Oikean yläkulman valikosta valitset sarakkeet, joiden tietoja haluat kulloinkin katsella, kuten:
Laskutus
Budjetti
Toteuma
Laskutusaste prosenteissa
Kuinka paljon on jäljellä laskutettavaa euroissa ja prosentuaalisesti
Kustannukset
Budjetti
Muutokset
Ennustetut kustannukset
Toteutuneet kustannukset
Kustannusperusteinen valmiusaste
Kuinka paljon kustannuksia on jäljellä suhteessa ennusteeseen euroissa ja prosenteissa
Kate-eurot
Budjetti
Muutokset
Kate-ennuste
Katetoteuma
Jäljellä olevat kate-eurot eli toteuman erotus ennusteeseen
Kate-%
Budjetti
Ennustettu
Toteutunut
Vinkki! Seuraamalla “eri kulmista” projektimassaa, havaitset helposti, minkä tyyppiset projektit tai kenen vastuuhenkilön vetämät projektit ovat kannattavia, jolloin voit tehdä tarvittavat muutokset tuleviin projekteihin
Aikavälisuodatin: Vasemman yläkulman kalenteri-symbolista löydät aikavälisuodattimen. Käy lukemassa tarkemmin näkymän ohjemodaalista, miten aikavälisuodatuksen logiikka toimii.
Projektisuodatin: Valitse yksi tai useampi projekti kerralla hakemalla projektin numerolla tai nimellä.
Toimituksen vastuuhenkilö: Tämän suodattimen avulla voit seurata projektimassaa projektien vastuuhenkilöittäin.
Tilaustyypit: Voit määritellä haluamasi tilaustyypit yrityksellenne esim. projektien ryhmittelemiseksi ja suodattaa tässä näkymässä näiden perusteella projekteja.
Muita suodattimia:
Sopimus: Suodattimesta voit valita näkyville esim. pelkät pääsopimukset tai lisätyösopimukset.
Asiakasprojektit ja sisäiset projektit: Löydät valinnan projektiraportista "Muut" -suodattimen alta. Jokaisen projektin omalla "perustiedot" sivulla on kytkin "Sisäinen projekti". Tämä vaikuttaa siihen, näkyykö projekti projektiraportissa asiakasprojektien vai sisäisten projektien alla.
Osatuloutettavat projektit: Jokaisen projektin "perustiedot" sivulla on myös kytkin "osatuloutettava", joka vaikuttaa projektin näkymiseen projektiraportin "osatuloutettavat" suodattimen ollessa päällä.
Paljon muuta: Käy näkymässä kokeilemassa, mitä kaikkea tietoa löydät projekteistasi.
Voit ladata raportin Fondionista Exceliin
Haluatko jakaa tietoja projektiraportista eteenpäin? Voit viedä raportin Exceliin.
Aseta projektiraporttinäkymään haluamasi projektit ja suodattimet.
Excel-tiedostoon tulevat ne rivit ja sarakkeet, jotka ovat aktiivisena näkymässä.
Excel-viennin avulla saat projektiraportin helposti jaettavaan muotoon. Vienti Exceliin on myös kätevä tapa hankkia luvut esim. osatuloutuksen budjetteja varten – varsinainen osatuloutusraportti tehdään kuitenkin erikseen kirjanpidon toteumatiedoilla.
