Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.
Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.
Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen
Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.
Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:
Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus
Palkkalajiasetusten Excel-tuonti
Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.
Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji
Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.
Tuntien ja poissaolojen tarkastaminen ja hyväksyntä
Tuntien tarkastaminen
Tarkista/Laskuta-näkymä
Kun työntekijä on kirjannut omat työtuntinsa "Työntekijän mobiilinäkymässä", niin tunnit tulevat "Tarkista/Laskuta"-näkymään työnjohtajien/projektipäälliköiden tarkastettavaksi. Kun olet rajannut näkyviin esimerkiksi halutun tilauksen tunnit (1) , niin voi aloittaa tuntien tarkastamisen.
2. Tila-sarakkeessa näet tapahtuman tilan -> Tarkastettavat ovat tilassa "Tarkastettava" ja jo käsitellyt ovat tilassa "Tarkastettu".
3. Painamalla tapahtumanumero pääset työtapahtumalle, jotta voit tarkastaa tehdyt kirjaukset.
4. Erilaisilla suodatuksilla voi rajata esimerkiksi vain tarkastettavat tunnit näkyviin tai vaihtoehtoisesti vain määrätyt työntekijät halutulta ajanjaksolta.
5. Työkirjauksen perässä olevasta "rattaasta" voi myös avata kirjauksen käsiteltäväksi tai esim. siirtyä tilaukselle.
6. Näytön alalaidassa näet koonnin näytöllä näkyvistä tapahtumista -> tätä voi käyttää esim tarkistamaan, että onko halutulla palkkajaksolla tarpeeksi tunteja.
7. Oikeassa yläkulmassa olevan plus-symbolin takaa voi halutessaan tehdä työkirjauksen työntekijän puolesta.
Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työkirjauksilla. Tämän avulla saat työkirjauksista selkeämpiä, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.
Työkirjauksen tarkastaminen
Kun olet avannut työkirjauksen tapahtumanumerosta, niin sinulla näkyy työntekijän tekemä kirjaus. Käytännössä yläosassa näkyy tapahtuman tila "Tarkastettava" (1). Kun tilan vaihtaa "Tarkastettu" ja painaa Tallenna (2), niin työkirjaus on valmis lähetettäväksi palkanlaskijalle.
Kun työkirjaus on tarkastettavana, niin kirjauksia voi korjata/muokata oikeaksi. Esimerkiksi aloitus ja lopetusajat, tauon kesto, tai litterakohdistus ovat muokattavissa. Näytön alalaidassa näkyy lisäksi yhteenveto palkkalajeista, jossa näkyvät työntekijän valinnaiset kirjaukset. Palkkalajin edelleenlaskutukseen otetaan kantaa "laskutukseen"-valinnalla (3). Tarvittessa uusia palkkalajeja voi lisätä kirjaukselle painamalla "Lisää" (4). Muutokset valinnaisiin palkkakirjauksiin hyväksytään painamalla "Tallenna" (5).
HUOM:
Kun työkirjauksen tila on "tarkastettu", niin muutoksia ei voi silloin enää tehdä -> tällöin pitää vaihtaa tila uudelleen "Tarkastettava".
Työkirjauksella on kaksi eri "Tallenna"-painiketta - jos haluaa vaihtaa tilan Tarkastetuksi, niin valitaan ylempi napeista (2).
Lomat ja poissaolot tarkastetaan kuten työkirjauksetkin. Poissaolot saa rajattua näkyviin myös valitsemalla suodattimista tapahtumatyypiksi "Poissaolokirjaus" (1).
Tämän jälkeen listanäkymässä voi painaa haluttua kirjausta (2) ja mennä tarkastamaan poissaolo.
Poissaolokirjaus tarkastetaan vaihtamalla tilaan "Tarkastettu" ja painamalla "Tallenna".
Tuntikirjauksen tekeminen toisen puolesta
Jos työntekijä on esimerkiksi unohtanut tehdä tuntikirjauksen, niin sen voi tehdä Tarkista/Laskuta-näkymässä työntekijän puolesta. Näkymän oikeassa laidassa on "rattaa"-takana valinta "Lisää uusi työkirjaus".
Tämän jälkeen sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit tehdä kirjauksen. Valitse työntekijä, tilaus, sekä muut tuntikirjauksen tiedot ja paina lopuksi "Tallenna"- ikkunan alalaidassa. Kirjauksen teon yhteydessä voi tilan siirtää suoraan "tarkastetuksi" halutessaan.
Tuntien hyväksyminen ja lähettäminen palkanlaskentaan
Käytännössä tuntien hyväksyntä tehdään siirtoaineiston muodotuksen yhteydessä, jolloin kaikki tapahtumat vaihdetaan "massana" hyväksytty-tilaan. Toimimalla näin pystytään paremmin ajantasalla siitä, mitä tunteja/tapahtumia on palkanlaskentaan toimitettu.
Tarkista/Laskuta-näkymässä valitaan rajaukset seuraavasti:
Valitse listanäkymä Tarkista/Laskuta-välilehdellä
1. Valitse tapahtumatyypiksi Työkirjaus ja/tai Poissaolokirjaus (riippuen palkanlaskentaohjelmistosta työkirjaukset ja poissaolot voi siirtää samassa tiedostossa tai pitää siirtää erikseen.
2. Valitse tapahtuman tilaksi "tarkastettu"
3. Valitse tarvittaessa työntekijä eli esim. vain tuntipalkkaiset tai kuukausipalkkaiset (riippuu palkanlaskentaohjelmasta)
4. Rajaa aikaväliksi lähetettävä palkkakausi.
5. Klikkaa hammasrattaan kuvasta oikeasta yläkulmasta ja valitse oikea toimitustapa.
6A. Jos valitsit "Vie palkkatiedot Exceliin", niin sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit valita vaihdetaanko kirjausten tila hyväksytyksi. Kun painat "Lataa", niin sinulle latautuu siirtotiedosto, jossa ovat kaikki tiedot ja tapahtumat rajatuista tuntikirjauksista, sekä poissaoloista.
6.B Jos valitaan taloushallintokohtainen valinta, niin valitaan teidän taloushallintojärjestelmän mukainen tapa ja toimitaan mahdollisten jatkotoimenpiteiden mukaisesti. - Lähetä palkkatiedot Talenomille - Siirrä palkkatiedot Netvisoriin - Lataa Procountorin palkka CSV - Vie Fennoa palkka CSV
Esimerkiksi Talenomille tulee toimittaa työkirjaukset, sekä lomat ja poissaolot erillisissä tiedoistoissan. Tämän lisäksi tunti- ja kuukausipalkkaiset lähetetään erikseen -> Tämä tarkoittaa sitä, että Talenomiin tehdään käytännössä 4 siirtoa.
Varmista ja sovi palkanlaskennanaineistojen toimitustapa, sekä aikataulut aina palkanlaskijasi kanssa erikseen.
