Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Tuntien ja poissaolojen tarkastaminen, sekä hyväksyntä

‍

Tuntien tarkastaminen

‍

Tarkista/Laskuta-näkymä

Kun työntekijä on kirjannut omat työtuntinsa "Työntekijän mobiilinäkymässä", niin tunnit tulevat "Tarkista/Laskuta"-näkymään työnjohtajien/projektipäälliköiden tarkastettavaksi. Kun olet rajannut näkyviin esimerkiksi halutun tilauksen tunnit (1) , niin voi aloittaa tuntien tarkastamisen.

2. Tila-sarakkeessa näet tapahtuman tilan -> Tarkastettavat ovat tilassa "Tarkastettava" ja jo käsitellyt ovat tilassa "Tarkastettu".
3. Painamalla tapahtumanumero pääset työtapahtumalle, jotta voit tarkastaa tehdyt kirjaukset.
4. Erilaisilla suodatuksilla voi rajata esimerkiksi vain tarkastettavat tunnit näkyviin tai vaihtoehtoisesti vain määrätyt työntekijät halutulta ajanjaksolta.
5. Työkirjauksen perässä olevasta "rattaasta" voi myös avata kirjauksen käsiteltäväksi tai esim. siirtyä tilaukselle.
6. Näytön alalaidassa näet koonnin näytöllä näkyvistä tapahtumista -> tätä voi käyttää esim tarkistamaan, että onko halutulla palkkajaksolla tarpeeksi tunteja.
7. Oikeassa yläkulmassa olevan "rattaan" takaa voi halutessaan tehdä työkirjauksen työntekijän puolesta.

‍

Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työkirjauksilla. Tämän avulla saat työkirjauksista selkeämpiä, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.

‍

Työkirjauksen tarkastaminen

Kun olet avannut työkirjauksen tapahtumanumerosta, niin sinulla näkyy työntekijän tekemä kirjaus. Käytännössä yläosassa näkyy tapahtuman tila "Tarkastettava" (1). Kun tilan vaihtaa "Tarkastettu" ja painaa Tallenna (2), niin työkirjaus on valmis lähetettäväksi palkanlaskijalle.

‍

Kun työkirjaus on tarkastettavana, niin kirjauksia voi korjata/muokata oikeaksi. Esimerkiksi aloitus ja lopetusajat, tauon kesto, tai litterakohdistus ovat muokattavissa. Näytön alalaidassa näkyy lisäksi yhteenveto palkkalajeista, jossa näkyvät työntekijän valinnaiset kirjaukset. Palkkalajin edelleenlaskutukseen otetaan kantaa "laskutukseen"-valinnalla (3). Tarvittessa uusia palkkalajeja voi lisätä kirjaukselle painamalla "Lisää" (4). Muutokset valinnaisiin palkkakirjauksiin hyväksytään painamalla "Tallenna" (5).

‍

HUOM:

Kun työkirjauksen tila on "tarkastettu", niin muutoksia ei voi silloin enää tehdä -> tällöin pitää vaihtaa tila uudelleen "Tarkastettava".
Työkirjauksella on kaksi eri "Tallenna"-painiketta - jos haluaa vaihtaa tilan Tarkastetuksi, niin valitaan ylempi napeista (2).

‍

‍

Loman ja poissaolon tarkastaminen

Lomat ja poissaolot tarkastetaan kuten työkirjauksetkin. Poissaolot eivät ole millään tilauksella, joten helpoiten poissaolot saa näkyviin valitsemalla suodattimista tapahtumatyypiksi "Poissaolokirjaus" (1).

Tämän jälkeen listanäkymässä voi painaa haluttua kirjausta (2) ja mennä tarkastamaan poissaolo.

‍

Poissaolokirjaus tarkastetaan vaihtamalla tilaan "Tarkastettu" ja painamalla "Tallenna".

‍

‍

Tuntikirjauksen tekeminen toisen puolesta

Jos työntekijä on esimerkiksi unohtanut tehdä tuntikirjauksen, niin sen voi tehdä Tarkista/Laskuta-näkymässä työntekijän puolesta. Näkymän oikeassa laidassa on "rattaa"-takana valinta "Lisää uusi työkirjaus".

‍

Tämän jälkeen sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit tehdä kirjauksen. Valitse työntekijä, tilaus, sekä muut tuntikirjauksen tiedot ja paina lopuksi "Tallenna"- ikkunan alalaidassa. Kirjauksen teon yhteydessä voi tilan siirtää suoraan "tarkastetuksi" halutessaan.

‍

Tuntien hyväksyminen ja lähettäminen palkanlaskentaan

Käytännössä tuntien hyväksyntä tehdään siirtoaineiston muodotuksen yhteydessä, jolloin kaikki tapahtumat vaihdetaan "massana" hyväksytty-tilaan. Toimimalla näin pystytään paremmin ajantasalla siitä, mitä tunteja/tapahtumia on palkanlaskentaan toimitettu.

‍

Tarkista/Laskuta-näkymässä valitaan rajaukset seuraavasti:

Valitse listanäkymä Tarkista/Laskuta-välilehdellä

‍

1. Valitse tapahtumatyypiksi Työkirjaus ja/tai Poissaolokirjaus (riippuen palkanlaskentaohjelmistosta työkirjaukset ja poissaolot voi siirtää samassa tiedostossa tai pitää siirtää erikseen.
2. Valitse tapahtuman tilaksi "tarkastettu"
3. Valitse tarvittaessa työntekijä eli esim. vain tuntipalkkaiset tai kuukausipalkkaiset (riippuu palkanlaskentaohjelmasta)
4. Rajaa aikaväliksi lähetettävä palkkakausi.

‍

‍

5. Klikkaa hammasrattaan kuvasta oikeasta yläkulmasta ja valitse oikea toimitustapa.

‍

6A. Jos valitsit "Vie palkkatiedot Exceliin", niin sinulle aukeaa ikkuna, jossa voit valita vaihdetaanko kirjausten tila hyväksytyksi. Kun painat "Lataa", niin sinulle latautuu siirtotiedosto, jossa ovat kaikki tiedot ja tapahtumat rajatuista tuntikirjauksista, sekä poissaoloista.

‍

6.B Jos valitaan taloushallintokohtainen valinta, niin valitaan teidän taloushallintojärjestelmän mukainen tapa ja toimitaan mahdollisten jatkotoimenpiteiden mukaisesti.
- Lähetä palkkatiedot Talenomille
- Siirrä palkkatiedot Netvisoriin
- Lataa Procountorin palkka CSV
- Vie Fennoa palkka CSV

Esimerkiksi Talenomille tulee toimittaa työkirjaukset, sekä lomat ja poissaolot erillisissä tiedoistoissan. Tämän lisäksi tunti- ja kuukausipalkkaiset lähetetään erikseen -> Tämä tarkoittaa sitä, että Talenomiin tehdään käytännössä 4 siirtoa.

‍