Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Tuntisyöttö

‍

Yleistä

Fondion toimii yleisimmillä selaimilla, ei asennuksia – suositellaan Chromea.
Jokaisella käyttäjällä on oma tunnuksensa järjestelmään – käyttäjän käytössä olevat sovellukset/toiminnallisuudet riippuvat oikeuksista.
Eteen- ja taaksepäin voi liikkua selaimen nuolilla
Kirjaudutaan sisään osoitteessa: https://fondion.io/
Kun käytetään puhelimella tai tabletilla, niin kannattaa lisätä sivu puhelimen aloitusnäyttöön

‍

Kirjautuminen

Kun kirjaudutaan järjestelmään, niin tullaan Fondionin etusivulle.

Etusivulla näkyy kaikki käytössä olevat sovellukset ja klikkaamalla pääset siirtymään kyseiseen sovellukseen -> Työntekijän näkymä
Etusivulta pääset hallitsemaan salasana-asetuksia (myös kaksivaiheinen tunnistautuminen)
Lisäksi Fondionin käyttökieltä voi vaihtaa (vaikuttaa Fondionin-teksteihin, ei yrityskohtaisiin teksteihin, esim. palkkalajien nimet)

‍

Tuntien kirjaaminen

Tilaukset välilehdellä painetaan halutun tilauksen kohdalla ”Lisää työkirjaus”
Valitaan päivä, sekä aloitus- ja lopetusaika -> Tämä kirjaus lisää käyttäjälle "maksettavat"-työtunnit
Ruokatauko vähentää työtunteja
Valinnaiset palkkalajit lisätään erikseen – syötetään määrä tai valitaan liukukytkimellä (ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia). Osa valinnaisista palkkalajeista ovat sisäisiä (esim. lisätöiden laskutukseen) ja eivät vaikuta palkanlaskentaan. Osa, esim. kilometrikorvaus, päiväraha tai matkakustannusten korvaus, ovat taas sellaisia, joista työntekijälle maksetaan.
Kommentti-kenttä on pakollinen ja näkyy tuntikirjausten tarkastuksessa -> Kommentti ei tule myyntilaskulle.
Lopuksi painetaan "Tallenna"

‍

Huom, palkkalajit ovat yrityskohtaisia ja sopikaa sisäisesti (sekä palkanlaskijan kanssa) miten ja mitä palkkalajia tulee missäkin tilanteessa kirjata. Esimerkiksi ylitöiden kohdalla käytännöt voivat vaihdella riippuen yrityksestä ja palkanlaskentaohjelmasta.

‍

‍

Tuntien kirjaaminen sopimukselle, sekä kategorialle (=litteralle)

Oletuksena tunnit kirjataan vain tilauksittain. Yritys voi myös valita, että tunnit tulee kirjata sopimuksittain ja litteroittain. Jos liitterakirjaus on käytössä, niin käytännössä tuntikirjauksen tunnit tulee jakaa litteroittain liuuttamalla / jakamalla tunnit oikeille litteroille.

‍

Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työntekijän mobiilinäkymässä. Tämän avulla saat työntekijän näkymästä selkeämmän, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.