Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

‍

Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.

‍

Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen

Lisätäksesi käyttäjiä Excel-tuonnilla lataa ensin käyttäjien tuontipohja. Löydät tuontipohjan Ylläpito > Käyttäjät sivun Excel-painikkeen takaa.

‍

Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.

Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:

Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus

‍

Palkkalajiasetusten Excel-tuonti

Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.

‍

Palkkalajiasetusten Excel-sarakkeet (muokattavissa olevat):

Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍

Tuntisyöttö

‍

Yleistä

Fondion toimii yleisimmillä selaimilla, ei asennuksia – suositellaan Chromea.
Jokaisella käyttäjällä on oma tunnuksensa järjestelmään – käyttäjän käytössä olevat sovellukset/toiminnallisuudet riippuvat oikeuksista.
Eteen- ja taaksepäin voi liikkua selaimen nuolilla
Kirjaudutaan sisään osoitteessa: https://fondion.io/
Kun käytetään puhelimella tai tabletilla, kannattaa lisätä sivu puhelimen aloitusnäyttöön

Kirjautuminen

Kun kirjaudutaan järjestelmään, tullaan Fondionin etusivulle.

Etusivulla näkyvät kaikki käytössä olevat sovellukset, ja klikkaamalla pääset siirtymään kyseiseen sovellukseen -> Työntekijän näkymä
Etusivulta pääset hallitsemaan salasana-asetuksia (myös kaksivaiheinen tunnistautuminen)
Lisäksi Fondionin käyttökieltä voi vaihtaa (vaikuttaa Fondionin teksteihin, ei yrityskohtaisiin teksteihin, esim. palkkalajien nimet)

Tuntien kirjaaminen

Tilaukset välilehdellä painetaan halutun tilauksen kohdalla ”Lisää työkirjaus”
Valitaan päivä, sekä aloitus- ja lopetusaika -> Tämä kirjaus lisää käyttäjälle "maksettavat"-työtunnit
Ruokatauko vähentää työtunteja
Valinnaiset palkkalajit lisätään erikseen – syötetään määrä tai valitaan liukukytkimellä (ovat yritys ja käyttäjäkohtaisia). Osa valinnaisista palkkalajeista ovat sisäisiä (esim. lisätöiden laskutukseen) ja eivät vaikuta palkanlaskentaan. Osa, esim. kilometrikorvaus, päiväraha tai matkakustannusten korvaus, ovat taas sellaisia, joista työntekijälle maksetaan.
Kommentti-kenttä on pakollinen ja näkyy tuntikirjausten tarkastuksessa -> Kommentti ei tule myyntilaskulle.
Lopuksi painetaan "Tallenna"

Huom, palkkalajit ovat yrityskohtaisia ja sopikaa sisäisesti (sekä palkanlaskijan kanssa) miten ja mitä palkkalajia tulee missäkin tilanteessa kirjata. Esimerkiksi ylitöiden kohdalla käytännöt voivat vaihdella riippuen yrityksestä ja palkanlaskentaohjelmasta.

Tuntien kirjaaminen sopimukselle, sekä kategorialle (=litteralle)

Oletuksena tunnit kirjataan vain tilauksittain. Yritys voi myös valita, että tunnit tulee kirjata sopimuksittain ja litteroittain. Jos liitterakirjaus on käytössä, niin käytännössä tuntikirjauksen tunnit tulee jakaa litteroittain liuuttamalla / jakamalla tunnit oikeille litteroille.

‍

Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työntekijän mobiilinäkymässä. Tämän avulla saat työntekijän näkymästä selkeämmän, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.

Poissaolot

Poissaoloihin kirjataan lomat ja poissaolot. Vaihtoehtoina on kirjata koko päivän poissaoloja tai vain osapäivää.

Omat kirjaukset

Omista kirjauksista näet tekemäsi kirjaukset.

‍

Miten lisään Fondionin kuvakkeen puhelimen aloitusnäyttöön?

Kuvakkeen lisääminen iOS:lla

iPhonella ja iPadilla lisäät kirjanmerkin safariselaimen valikon kautta. Keskimmäisestä ikonista saa auki sivun jakamisvalikon, josta löytyy myös valinta ”Lisää Kotivalikkoon” Tätä klikkaamalla pikakuvake ilmestyy aloitusnäytölle.

Kuvakkeen lisääminen Androidilla

Android-pohjaisella laitteella ja Chromella sama toiminto löytyy useimmiten oikeasta yläkulmasta. Paina kolmea pistettä, josta aukeaa valikko. Valitse ”Lisää aloitusnäyttöön", ja ikoni siirtyy aloitusnäytölle.