Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Ostolaskujen automaattinen projektikohdistus

Fondion pystyy kohdistamaan ostolaskurivit automaattisesti tilaukselle, jos ostolaskun Viite-kentässä on kirjoitettuna Fondionin tilausnumero. Automaattinen kohdistus nopeuttaa ja helpottaa ostolaskujen käsittelyä.

Järjestelmä kohdistaa automaattisesti ostolaskurivit projekteille perustuen laskulla ja sen riveillä olevaan tietoon
Ensisijaisesti tulkitaan rivitasolla olevia "merkkejä" / tilausnumeroita - jos rivitaso on tyhjä, niin tulkitaan laskun "otsikkotason" viitteitä.
Laskulla tulevan projektinumeron tulee olla sama kuin Fondionissa oleva projektinumero.
Mikäli projektinumeroa ei löydy laskulta tai laskuriveiltä, automaattinen kohdistus projektille ei toimi.
Sininen symboli ostolaskurivin "Tilaus" kentässä ilmaisee automaattisen projektikohdistuksen.

Projektinumero voi olla seuraavissa kentissä ostolaskun otsikkotasolla:

Viitteemme
Viitteenne
Ostajan tilausnumero

Lisäksi on mahdollista lisätä projektinumero ostolaskulle rivikohtaisesti lisätietoja kenttään, jos ostolasku käsittää usealle eri projektille kuuluvia kustannuksia.

‍

HUOM! Ominaisuus toimii tällä hetkellä Talenomin, Fennoan ja Netvisorin ostolaskuintegraatioiden kanssa.

Laskulla yksi merkki

Laskun rivit kohdistuvat yhdelle ja samalle tilaukselle. Tämä on yleisin käyttötapa eli ostot tehdään periaatteella "yksi lasku per. tilaus" ja otolaskulle annetaan merkiksi Fondionin tilausnumero.

Esimerkissä ostolaskun viitteestä on tunnistettu numerosarja 5198 Fondionin tilausnumeroksi ja tämä on täydennetty kaikille ostolaskun riveille.

Monta merkkiä yhdellä laskulla

Ostolaskun rivit kohdistuvat eri tilauksille ja merkki (=tilausnumero) tulee ostolaskulla rivikohtaisesti. Tällainen kohdistus on suurelta osin toimittajasta riippuvainen ja tulee kokeilla erikseen toimittajan kanssa.

Laskun rivit kohdistuvat tässä esimerkissä eri tilauksiin - 5 riviä on kohdistettu onnistuneesti eri tilauksille. Yhdelle riville lisättyä tilausnumeroa 2109 ei löydy ja tästä syystä sitä ei ole voitu kohdistaa millekään tilaukselle.

Miten merkki tunnistetaan ostolaskujen tiedoista?

Alla muutamia esimerkkejä logiikasta, jolla merkkejä tulkitaan ostolaskuista - Käytännössä yksinkertaiset merkit ovat paraita eli tilausnumero + selventävä teksti (esim. 105 Koulun saneerausurakka). Tällöin ostolasku kohdistuu automaattisesti tilaukselle ja käsittelijä näkee suoraan tarvittavat lisätiedot laskusta.

Esimerkki toimittajalle laitettavasta viestistä:

Toimittajille voi laittaa esimerkiksis seuraavanlaisen viestin, jotta merkit tulisivat laskuille oikein:

‍

Hei,

jotta ostolaskut kohdistuvat järjestelmässämme automaattisesti oikealle projektille, niin jokaisella ostolaskulla tulee näkyä ilmoittamamme projektinumero. Projektinumero voi olla seuraavissa kentissä ostolaskun otsikkotasolla:

Viitteemme
Viitteenne
Ostajan tilausnumero

Lisäksi on mahdollista lisätä projektinumero ostolaskulle rivikohtaisesti lisätietoja kenttään, jos ostolasku käsittää usealle eri projektille kuuluvia kustannuksia.

Parhain terveisin,

....

‍