Label

Ostolaskut

Ostolaskujen automaattikohdistus

Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.

Ostolaskurivit voivat kohdistua Fondionissa automaattisesti oikeille projekteille, kun otat huomioon muutaman asian.

Ostolaskut

Heading 1

Yleistä

Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

‍

Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.

‍

Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen

Lisätäksesi käyttäjiä Excel-tuonnilla lataa ensin käyttäjien tuontipohja. Löydät tuontipohjan Ylläpito > Käyttäjät sivun Excel-painikkeen takaa.

‍

Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.

Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:

Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus

‍

Palkkalajiasetusten Excel-tuonti

Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.

‍

Palkkalajiasetusten Excel-sarakkeet (muokattavissa olevat):

Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍

Ostolaskujen automaattinen projektikohdistus

Fondion pystyy kohdistamaan ostolaskurivit automaattisesti tilaukselle, jos ostolaskun Viite-kentässä on kirjoitettuna Fondionin tilausnumero. Automaattinen kohdistus nopeuttaa ja helpottaa ostolaskujen käsittelyä.

Järjestelmä kohdistaa automaattisesti ostolaskurivit projekteille perustuen laskulla ja sen riveillä olevaan tietoon
Ensisijaisesti tulkitaan rivitasolla olevia "merkkejä" / tilausnumeroita - jos rivitaso on tyhjä, niin tulkitaan laskun "otsikkotason" viitteitä.
Laskulla tulevan projektinumeron tulee olla sama kuin Fondionissa oleva projektinumero.
Mikäli projektinumeroa ei löydy laskulta tai laskuriveiltä, automaattinen kohdistus projektille ei toimi.
Sininen symboli ostolaskurivin "Tilaus" kentässä ilmaisee automaattisen projektikohdistuksen.

Projektinumero voi olla seuraavissa kentissä ostolaskun otsikkotasolla:

Viitteemme
Viitteenne
Ostajan tilausnumero

Lisäksi on mahdollista lisätä projektinumero ostolaskulle rivikohtaisesti "lisätietoja" kenttään, jos ostolasku käsittää usealle eri projektille kuuluvia kustannuksia.

‍

HUOM! Ominaisuus toimii tällä hetkellä Talenomin, Fennoan, Netvisorin ja Procountorin ostolaskuintegraatioiden kanssa.

Laskulla yksi merkki

Laskun rivit kohdistuvat yhdelle ja samalle tilaukselle. Tämä on yleisin käyttötapa eli ostot tehdään periaatteella "yksi lasku per. tilaus" ja ostolaskulle annetaan merkiksi Fondionin tilausnumero.

Esimerkissä ostolaskun viitteestä on tunnistettu numerosarja 5198 Fondionin tilausnumeroksi ja tämä on täydennetty kaikille ostolaskun riveille.

Monta merkkiä yhdellä laskulla

Ostolaskun rivit kohdistuvat eri tilauksille, ja merkki (=tilausnumero) tulee ostolaskulla rivikohtaisesti. Tällainen kohdistus on suurelta osin toimittajasta riippuvainen ja tulee kokeilla erikseen toimittajan kanssa.

Laskun rivit kohdistuvat tässä esimerkissä eri tilauksiin - 5 riviä on kohdistettu onnistuneesti eri tilauksille. Yhdelle riville lisättyä tilausnumeroa 2109 ei löydy ja tästä syystä sitä ei ole voitu kohdistaa millekään tilaukselle.

Miten merkki tunnistetaan ostolaskujen tiedoista?

Alla muutamia esimerkkejä logiikasta, jolla merkkejä tulkitaan ostolaskuista - Käytännössä yksinkertaiset merkit ovat parhaita eli tilausnumero + selventävä teksti (esim. 105 Koulun saneerausurakka). Tällöin ostolasku kohdistuu automaattisesti tilaukselle ja käsittelijä näkee suoraan tarvittavat lisätiedot laskusta.

Esimerkki toimittajalle laitettavasta viestistä:

Toimittajille voi laittaa esimerkiksi seuraavanlaisen viestin, jotta merkit tulisivat laskuille oikein:

‍

Hei,

jotta ostolaskut kohdistuvat järjestelmässämme automaattisesti oikealle projektille, jokaisella ostolaskulla tulee näkyä ilmoittamamme projektinumero. Projektinumero voi olla seuraavissa kentissä ostolaskun otsikkotasolla:

Viitteemme
Viitteenne
Ostajan tilausnumero

Lisäksi on mahdollista lisätä projektinumero ostolaskulle rivikohtaisesti "lisätietoja" kenttään, jos ostolasku käsittää usealle eri projektille kuuluvia kustannuksia.

Parhain terveisin,

....

‍