Label

Ostolaskut

Ostolaskujen tarkastaminen

Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.

Pikaohje työnjohdolle / projektihenkilöstölle ostolaskujen tarkastamiseen.

Ostolaskut

Heading 1

Yleistä

Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

‍

Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.

‍

Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen

Lisätäksesi käyttäjiä Excel-tuonnilla lataa ensin käyttäjien tuontipohja. Löydät tuontipohjan Ylläpito > Käyttäjät sivun Excel-painikkeen takaa.

‍

Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.

Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:

Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus

‍

Palkkalajiasetusten Excel-tuonti

Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.

‍

Palkkalajiasetusten Excel-sarakkeet (muokattavissa olevat):

Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍

Ostolaskujen toimintaperitaate

Ostolaskut noudetaan Fondioniin taloushallinnon järjestelmästä projektiseurantaa varten. Fondionissa ostolaskun rivit voivat jakautua useammalle tilaukselle. Ostolaskun tiliöinnin ja hyväksynnän tekee usein hallinnon/johdon edustaja. Ostolaskun tarkastaa tilauksen työnjohtaja (=tilauksen tiedoissa "toimituksen vastuuhenkilö"). Kunkin ostolaskun tarkastajan voi myös vaihtaa.

Ostolaskun rivien tarkastaminen onnistuu Tarkista/Laskuta-näkymässä tai vaihtoehtoisesti Ostolaskut-näkymässä. Jos teillä litteroidaan ostolaskut, niin silloin Ostolaskut-näkymä saattaa olla luontevampi tarkastuksen kannalta.

Ostolaskut

Ostolaskut välilehdellä näet sinun tilauksillesi kohdistetut ostolaskut kootusti. Näkymässä voit suodattaa tai hakea laskuja eri tavoin. Laskua pääse muokkaamaan painamalla "Laskunumerosta".

Ostolaskut näkymässä on esimerkiksi seuraavia toimintoja

1. Haku toimittajan nimen tai laskunumeron perusteella
2. Suodatus tilauksella
3. Laskujen suodatus eri tilojen perusteella
4. Suodatus aikavälin mukaan laskupäivän tai eräpäivän perusteella
5. Muut suodatukset esim. toimituksen vastuuhenkilöllä

Ostolaskun tarkastaminen

Ostolaskun rivit voi tarkastaa seuraavasti

1. Valitse tarvittaessa tarkastettavat rivit (pitäisi olla oletuksena valittuna)
2.Kohdista valitut rivit tilaukselle, sopimukselle, kategorialle ja kustannuslajille – paina lopuksi ”Tarkasta” (4)
3.Valitse halutut rivit laskutukseen – näkyy laskutettavana ”Tarkista/Laskuta”-näkymässä (tulee automaattisesti tilauksen sopimuksen / tarjouksen tyypin mukaan)

Muut toiminnot

A.Laskurivin toiminnot: lisää rivi, muokkaa ostolaskuriviä (määrä, hinta tms.), poista rivi
B.Laskun toiminnot: Erityisesti laskun hyväksyntä (vaati tarkastamisen), jonka jälkeen lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään ja maksuun.
C.Erilaiset ryhmittelyt laskun riveille, sekä suodatukset
D.Kun lasku on kohdistettu, niin alariville tulee näkyviin toiminto – voit purkaa kohdistukset tarvittaessa.
E.Muut välilehdet – tiedot, liitteet, kuva

‍

Ostolaskun tiedot-välilehti

Välilehdellä näet ostolaskun ns. perustiedot eli eräpäivät, tilinumerot tms. Käytännössä suurinta osaa tiedoista ei pääse muuttamaan itse ja sivulta voit lähinnä nähdä ostolaskun mukana tulleita tietoja. Samassa näkymässä näet esimerkiksi laskun kommentit.

‍

Tarkista/Laskuta

Tarkista/Laskuta-näkymä kokoaa kaikki tilauksen tapahtumat yhteen. Tässä näkymässä työnjohto voi myös tarkastaa ostolaskurivit. Tarvittaessa siirrytään ostolasku-näkymään litteroimaan rivit tai korjaamaan kohdistuksia.

Rivin tarkastaminen

1. Valitse tarkastettavat rivit
2. Valitse ”Tarkasta” ja hyväksy tarkastus.
3. Jos rivi tarvitsee laskuttaa, niin valitse haluttu rivi ja paina ”Laskutus” (laskutuksessa pitää rivit olla suodatettuna tilauksella, sekä niiden tulee olla tarkastettuja)
4. Rivin kommentit – tarkastaja voi kommentoida riviä tai lisätä huomioita.
5. Ostolaskun "kuvan" saa auki painamalla "paperin"-kuvaa
6. Ostolaskulle pääsee siirtymään painamalla tapahtumanumerosta tai selitteestä
7. Rivin perästä voi painaa ”ratasta”ja pääsee esimerkiksi tilauksen tietoihin tai ostolaskulle muokkaamaan rivejä.

Muut toiminnot

A. Suodatukset – monipuoliset suodatukset riveille
B. Näkymä – voi valita onko näkymä”Tilausryhmittely” vai ”Listanäkymä” – tilausryhmittelystä voi porautua ko.tilauksen riveihin.
C. Valinnat mitkä tapahtumat halutaan nähdä ”Käsiteltävät/Laskutettavat/Kaikki”
D. Erilaiset tulosteet ja raportit –esim. työkirjausten vienti palkanlaskentaan tai urakkatiedot verottajalle
E. Useiden rivien laskutustilan vaihtaminen kerralla

‍