Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Ostolaskujen toimintaperitaate

Ostolaskut noudetaan Fondioniin taloushallinnon järjestelmästä projektiseurantaa varten. Fondionissa ostolaskun rivit voivat jakautua useammalle tilaukselle. Ostolaskun tiliöinnin ja hyväksynnän tekee usein hallinnon/johdon edustaja. Ostolaskun tarkastaa tilauksen työnjohtaja (=tilauksen tiedoissa "toimituksen vastuuhenkilö").

Ostolaskun rivien tarkastaminen onnistuu Tarkista/Laskuta-näkymässä tai vaihtoehtoisesti Ostolaskut-näkymässä. Jos teillä litteroidaan ostolaskut, niin silloin Ostolaskut-näkymä saattaa olla luontevampi tarkastuksen kannalta.

Ostolaskut

Ostolaskut välilehdellä näet sinun tilauksillesi kohdistetut ostolaskut kootusti. Näkymässä voit suodattaa tai hakea laskuja eri tavoin. Laskua pääse muokkaamaan painamalla "Laskunumerosta".

Ostolaskut näkymässä on esimerkiksi seuraavia toimintoja

1. Haku toimittajan nimen tai laskunumeron perusteella
2. Suodatus tilauksella
3. Laskujen suodatus eri tilojen perusteella
4. Suodatus aikavälin mukaan laskupäivän tai eräpäivän perusteella
5. Muut suodatukset esim. toimituksen vastuuhenkilöllä

Ostolaskun tarkastaminen

Ostolaskun rivit voi tarkastaa seuraavasti

1. Valitse tarvittaessa tarkastettavat rivit (pitäisi olla oletuksena valittuna)
2.Kohdista valitut rivit tilaukselle, sopimukselle, kategorialle ja kustannuslajille – paina lopuksi ”Tarkasta” (4)
3.Valitse halutut rivit laskutukseen – näkyy laskutettavana ”Tarkista/Laskuta”-näkymässä (tulee automaattisesti tilauksen sopimuksen / tarjouksen tyypin mukaan)

Muut toiminnot

A.Laskurivin toiminnot: lisää rivi, muokkaa ostolaskuriviä (määrä, hinta tms.), poista rivi
B.Laskun toiminnot: Erityisesti laskun hyväksyntä (vaati tarkastamisen), jonka jälkeen lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään ja maksuun.
C.Erilaiset ryhmittelyt laskun riveille, sekä suodatukset
D.Kun lasku on kohdistettu, niin alariville tulee näkyviin toiminto – voit purkaa kohdistukset tarvittaessa.
E.Muut välilehdet – tiedot, liitteet, kuva

‍

Ostolaskun tiedot-välilehti

Välilehdellä näet ostolaskun ns. perustiedot eli eräpäivät, tilinumerot tms. Käytännössä suurinta osaa tiedoista ei pääse muuttamaan itse ja sivulta voit lähinnä nähdä ostolaskun mukana tulleita tietoja. Samassa näkymässä näet esimerkiksi laskun kommentit.

‍

Tarkista/Laskuta

Tarkista/Laskuta-näkymä kokoaa kaikki tilauksen tapahtumat yhteen. Tässä näkymässä työnjohto voi myös tarkastaa ostolaskurivit. Tarvittaessa siirrytään ostolasku-näkymään litteroimaan rivit tai korjaamaan kohdistuksia.

Rivin tarkastaminen

1. Valitse tarkastettavat rivit
2. Valitse ”Tarkasta” ja hyväksy tarkastus.
3. Jos rivi tarvitsee laskuttaa, niin valitse haluttu rivi ja paina ”Laskutus” (laskutuksessa pitää rivit olla suodatettuna tilauksella, sekä niiden tulee olla tarkastettuja)
4. Rivin kommentit – tarkastaja voi kommentoida riviä tai lisätä huomioita.
5. Ostolaskun "kuvan" saa auki painamalla "paperin"-kuvaa
6. Ostolaskulle pääsee siirtymään painamalla tapahtumanumerosta tai selitteestä
7. Rivin perästä voi painaa ”ratasta”ja pääsee esimerkiksi tilauksen tietoihin tai ostolaskulle muokkaamaan rivejä.

Muut toiminnot

A. Suodatukset – monipuoliset suodatukset riveille
B. Näkymä – voi valita onko näkymä”Tilausryhmittely” vai ”Listanäkymä” – tilausryhmittelystä voi porautua ko.tilauksen riveihin.
C. Valinnat mitkä tapahtumat halutaan nähdä ”Käsiteltävät/Laskutettavat/Kaikki”
D. Erilaiset tulosteet ja raportit –esim. työkirjausten vienti palkanlaskentaan tai urakkatiedot verottajalle
E. Useiden rivien laskutustilan vaihtaminen kerralla

‍