Ostolaskujen kohdistus, tarkastus ja hyväksyntä - johto & hallinto

‍

Ostolaskujen toimintaperiaate 

Ostolaskut noudetaan Fondioniin taloushallinnon järjestelmästä projektiseurantaa varten. Fondionissa ostolaskun rivit voivat jakautua useammalle tilaukselle eli itse tarkastus tehdään tilauksittain (ei laskuittain). Ostolaskun kohdistuksen ja hyväksynnän tekee usein hallinnon/johdon edustaja. Ostolaskun tarkastaa tilauksen työnjohtaja.

Huom. Halutessasi voit tehdä ostolaskun kohdistuksen, tarkastuksen, sekä hyväksynnän samalla kertaa.

Kun ostolaskun kaikki rivit ovat tarkastettu, niin ostolasku voidaan hyväksyä. Hyväksyntä tarkoittaa sitä, että ostolasku siirtyy takaisin taloushallinnon järjestelmään maksatukseen ja kirjautuu kirjanpitoon.

Kohdistus

• Kun ostolasku saapuu Fondioniin, se näkyy ”Ostolaskut”-näkymässä.
• Tässä vaiheessa ostolasku pitää tiliöidä/kohdistaa tilaukselle.
• Kohdistuksen jälkeen rivit siirtyvät tarkista/laskuta-näkymään
• Huom, ostolaskun voi samalla kertaa myös tarkastaa ja hyväksyä

‍

Tarkista/Laskuta

• Laskurivit tulevat tarkastettavaksi ja edelleen laskutettavaksi.
• Ohjautuvat tilauksen ”toimituksen vastuuhenkilön” perusteella
• Näkymässä tarkastetaan rivin oikeellisuus, sekä valitaan laskutetaanko riviä eteenpäin.
• Tarkastuksessa voidaan myös kohdistuksia muuttaa.

‍

Hyväksyntä

• Ostolasku on koko ajan näkyvissä ostolaskut näkymässä – kun kaikki rivit on tarkastettu, niin sen tila muuttuu”Tarkastettava à Tarkastettu”
• Vielä tässä vaiheessa on mahdollisuus purkaa/peruuttaa tarkastuksia ja kohdistuksia
• Jos kaikki tiedot ovat oikein, niin laskuhyväksytään ja se siirtyy taloushallinnon järjestelmään.

‍

Ostolaskut

Ostolaskut välilehdellä näet kaikki yrityksen ostolaskut kootusti. Näkymässä voit suodattaa tai hakea laskuja eri tavoin. Laskua pääse muokkaamaan painamalla "Laskunumerosta".

‍

Ostolaskut ovat eri tiloissa

• Kohdistettava -> Ostolasku on saapunut Fondioniin ja tulee kohdistaa tilaukselle
• Tarkastettava -> Ostolasku odottaa työnjohtaijen tarkastusta
• Tarkastettu -> Ostolasku on tarkastettu työnjohdon toimesta ja on valmis hyväksyttäväksi
• Hyväksytty -> Ostolasku hyväksytty "maksuun" talouhallinnon järjestelmään
• Hylätty -> Ostolasku on hylätty virheellisenä
• Selvitettävä -> Ostolaskun hyväksynnässä on tullut vastaan virhetilanne. Ole tarvittaessa yhteydessä tuki@fondion.com

‍

Ostolaskut näkymässä on esimerkiksi seuraavia toimintoja

• 1. Haku toimittajan nimen tai laskunumeron perusteella
• 2. Suodatus tilauksella
• 3. Laskujen suodatus eri tilojen perusteella
• 4. Suodatus aikavälin mukaan laskupäivän tai eräpäivän perusteella
• 5. Muut suodatukset esim. kustannuspaikan mukaan

‍

Kohdistus ja hyväksyntä

Ostolaskun kohdistus ja hyväksyntä ovat käytännössä sama näkymä ja tarvittaessa molemmat toimenpiteet voi tehdä yhdellä kertaa. Jos kyseessä on esim. hallinnon kulu, laskua ei tarvitse "kierrättää" työnjohdon kautta.

Kohdistus

Ostolaskun rivit voi tiliöidä eli kohdistaa tilaukselle seuraavasti:

• 1. Valitse kohdistettavat rivit
• 2.Kohdista valitut rivit tilaukselle, sopimukselle, kategorialle ja kustannuslajille
• 3. Paina ”Kohdista” (tämän voi myös työnjohto tehdä seuraavassa tarkastus-vaiheessa)
• 4. Valitse halutut rivit laskutukseen– näkyy laskutettavana ”Tarkista/Laskuta”-näkymässä

Kohdistetut rivit siirtyvät tilauksen toimituksen vastuuhenkilön tai vastuuhenkilöiden tarkastettavaksi/laskutettavaksi.

Muut toiminnot

• A.Laskurivin toiminnot: lisää rivi, muokkaa ostolaskuriviä (määrä, hinta tms.), poista rivi
• B.Laskun toiminnot: Erityisesti laskun hyväksyntä (vaati tarkastamisen), jonka jälkeen lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään ja maksuun.
• C.Erilaiset ryhmittelyt laskun riveille, sekä suodatukset. Jos tiliöinnin automatiikka kohdistaa laskuja useammalle tilaukselle, tilausryhmittely on automaattisesti päällä.
• D.Kun lasku on kohdistettu voit purkaa kohdistukset tarvittaessa.
• E.Muut välilehdet – tiedot, liitteet, kuva

Huom, haluttaessa ”Tarkista/Laskuta”vaihe voidaan ohittaa ja lasku voidaan tarkastaa, sekä hyväksyä samalla kertaa. Laskutus pitää kuitenkin tehdä ”Tarkista/Laskuta”-näkymässä.

‍

Ostolaskun tiedot-välilehti

Välilehdellä näet ostolaskun ns. perustiedot eli eräpäivät, tilinumerot tms. Käytännössä suurinta osaa tiedoista ei pääse muuttamaan itse ja sivulta voit lähinnä nähdä ostolaskun mukana tulleita tietoja. Samassa näkymässä näet esimerkiksi laskun kommentit.

‍

Tarkista/Laskuta

Tarkista/Laskuta-näkymä kokoaa kaikki tilauksen tapahtumat yhteen. Tässä näkymässä työnjohto tarkastaa ostolaskurivit. Tarvittaessa voidaan siirtyä esimerkiksi ostolaskulle litteroimaan rivit oikein.

Rivin tarkastaminen

• 1. Valitse tarkastettavat rivit
• 2. Valitse ”Tarkasta” ja hyväksy tarkastus.
• 3. Jos rivi tarvitsee laskuttaa, niin valitse haluttu rivi ja paina ”Laskutus” (laskutuksessa pitää rivit olla suodatettuna tilauksella, sekä niiden tulee olla tarkastettuja)
• 4. Rivin kommentit – tarkastaja voi kommentoida riviä tai lisätä huomioita.
• 5. Ostolaskun "kuvan" saa auki painamalla "paperin"-kuvaa
• 6. Ostolaskulle pääsee siirtymään painamalla tapahtumanumerosta tai selitteestä
• 7. Rivin perästä voi painaa ”ratasta”ja pääsee esimerkiksi tilauksen tietoihin tai ostolaskulle muokkaamaan rivejä.

Muut toiminnot

• A. Suodatukset – monipuoliset suodatukset riveille
• B. Näkymä – voi valita onko näkymä”Tilausryhmittely” vai ”Listanäkymä” – tilausryhmittelystä voi porautua ko.tilauksen riveihin.
• C. Valinnat mitkä tapahtumat halutaan nähdä ”Käsiteltävät/Laskutettavat/Kaikki”
• D. Erilaiset tulosteet ja raportit –esim. työkirjausten vienti palkanlaskentaan tai urakkatiedot verottajalle
• E. Useiden rivien laskutustilan vaihtaminen kerralla

‍

Rivin uudelleen kohdistaminen

Jos työnjohtajan tarvitsee kohdistaa joku ostolaskun rivi uudelleen, niin ostolaskulle pääsee klikkaamalla tapahtumanumero / selitettä (kohta 6 aieammassa kuvassa). Tällöin ostolasku aukeaa uudelle välilehdelle ja rivin tai rivit voi kohdistaa uusiksi seuraavasti: 

‍

‍

Ostolaskun hyväksyntä

Kun ostolasku on tarkastettu työnjohdon toimesta eli laskun tila on "Tarkastettu", niin laskun voi hyväksyä taloushallinnon järjestelmään. Hyväksyntä tapahtuu näytön oikeassa yläladassa olevalla Vihreällä-painikkeella. Sen vieressä on eteenpäin / taaksepäin "nuolet", joilla voit liikkua seuraavaan laskuun ja hyväksyä sen.

Riippuen taloushallinnon järjestelmästä, sekä valituista asetuksista ostolasku menee maksuun eräpäivänä tai vaihtoehtoisesti pitää vielä erikseen hyväksyä maksuun.

‍

Muut toiminnallisuudet ostolaskuilla

‍

‍

Ostolaskun hylkääminen tai poistaminen

Jos ostolaskua ei ole kohdistettu tilaukselle (eli se on kohdistettava-tilassa), niin ostolaskun voi siinä tapauksessa

• 1. Hylätä -> Hylkäys hylkää laskun myös taloushallinnon järjestelmästä. Käytetään jos lasku on esim. aiheeton.
• 2. Poistaa -> Tällöin lasku poistuu vain Fondionista. Jos ostolasku on vielä käsittelemättä taloushallinnon järjestelmässä, niin lasku noudetaan uudestaan Fondioniin. Käytännössä poistaminen voidaan tehdä silloin, jos lasku on jo poistettu taloushallinnon järjestelmästä tai se on käsitelty kirjanpitoon.

‍

‍

Ostolaskun kohdistaminen oikealle ajanhetkelle

Ostolaskun tapahtumapäivämäärä löytyy ostolaskulta "Ostolaskun tiedot" -välilehdeltä. Muokkaamalla tapahtumapäivämäärää voit kohdistaa ostolaskun ajallisesti niin, että kustannukset kirjautuvat oikealle ajanjaksolle ja vastaavat paremmin kirjanpidossa ostolaskulle asetettavaa ajanhetkeä.

‍

Ostolaskun tapahtumapäivämäärän mukainen suodatus eri näkymissä

Voit suodattaa ostolaskuja niiden tapahtumapäivämäärän mukaan talouden näkymissä. Tämän suodatuspäivämäärän valinnan myötä talouden näkymät täsmäävät paremmin kirjanpidon kanssa.

• Yhteenveto -näkymissä ostolaskulta tuleva kustannus kohdistuu ostolaskun tapahtumapäivämäärälle.
• Talous > Tarkista / Laskuta -näkymässä voit valita lisäsuodattimista aikavälisuodatuksen suodatuspäivämäärän tyypiksi tapahtumapäivämäärän.
• Talous > Ostolaskut -näkymässä voit valita  lisäsuodattimista aikavälisuodatuksen suodatuspäivämäärän tyypiksi tapahtumapäivämäärän.
• Kustannusseuranta -näkymissä voit valita  lisäsuodattimista aikavälisuodatuksen suodatuspäivämäärän tyypiksi tapahtumapäivämäärän.

‍

Käytössä olevan taloushallinnon vaikutus: Tapahtumapäivämäärän muokkaaminen toimii eri taloushallinnon järjestelmissä seuraavasti:

• Talenom & Netvisor: Tapahtumapäivämäärän muokkaus Fondionissa siirtyy automaattisesti näihin järjestelmiin.‍
• Fennoa: Muokkaaminen ei ole mahdollista, mutta tapahtumapäivä näkyy Fondionissa.‍
• Procountor: Muokkaukset eivät vielä siirry automaattisesti. Tiedotamme myöhemmin, kun tämä ominaisuus tulee käyttöön.
  

‍

Huomioithan, että tapahtumapäivää ei voi päivittää kaikkiin taloushallinnon järjestelmiin, ja kirjanpitäjä voi taloushallinnossa puolella tehdä muutoksia sen jälkeen, kun ostolasku on jo käsitelty Fondionissa.

‍

‍

Ostolaskun kohdistusten korjaaminen 

Jos olet hyväksynyt ostolaskun taloushallintoon , ja sinun pitää kohdistaa ko. lasku uudelleen niin se onnistuu:

• 1. Mene ostolaskulle ja oikeasta yläkulmasta valitse "Rattaan"-takaa "Palauta ostolasku tarkastetuksi".
• 2. Valitse uudelleen käsiteltävät rivit ja valitse alalaidasta "Peruuta tarkastus"
• 3. Valitse vielä kerran alalaidasta "Tyhjennä kohdistukset"

Nyt sinulla on ostolasku uudelleen käsiteltävänä. Kohdista lasku uudelleen ja hyväksy se, lasku ei mene uudelleen maksuun - se vain "kuittaantuu" hyväksytty-tilaan.

Huomaa, että tekemäsi muutokset eivät enää päivity taloushallinnon järjestelmään

‍

‍