Yleistä

Palkanlaskennan asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

Yleisiä huomioita palkanlaskennasta, sekä asetuksista: 

• Varsinainen palkanlaskenta suoritetaan asiakkaan tilitoimiston käytössä olevalla palkanlaskentaohjelmalla
• Fondionissa tehdään tuntikirjaukset tilauksille ja siirretään tiedotpalkanlaskentaohjelmaan joko integraation avulla tai lataamalla tiedot exceliin ja toimittamalla palkanlaskijalle
• Palkanlaskijan tekemät muutokset palkkoihin eivät siirry Fondioniin elikustannukset palkanlaskijan tekemien korjausten osalta eivät päivitytilauksille
• Fondionissa on olennaista pyrkiä kirjaaman tuntien lisäksi myös mm.verottomat korvaukset eli esim. kilometrit, päivärahat ja ateriakorvaukset,jotta kustannusseuranta olisi mahdollisimman paikkansapitävä.

Palkanlaskennassa on erikseen yrityksen yleiset asetukset ja käyttäjäkohtaiset asetukset. Ensimmäisessä vaiheessa määritellään yleisiin asetuksiin uusi palkkalaji tai päivitetään vanhaa. Tämän jälkeen voidaan käyttäjäkohtaisesti määrittää mitä palkkalajeja kellekin näkyy.

‍

Yleiset asetukset

Oletus palkkalajit

Tuntipalkkaiselle ja kk-palkkaiselle omat lajit tuntikirjauksia varten -> Nämä valikoituvat tuntisyötössä sen mukaan, onko käyttäjän perustiedoissa tuntipalkka vai kk-palkka Palkkalajille valitut sallitut työlajit ja oletustyölaji vaikuttavat myyntilaskutuksen hinnoittelun, josta löydät lisää sivulta Erihintaiset tuntityöt.

Valinnaiset palkkalajit

Yrityksellä käytössä olevat muut palkkalajit, joilla voidaan kirjata tietoja tuntisyötössä palkanlaskentaan, sekä tilauksille.

Valinnaiselle palkkalajille annetaan seuraavia tietoja: 

• Numero -> Palkkalajin numero, tulee täsmätä palkanlaskennan ohjelmistoon
• Nimi -> Palkkalajin nimi, näkyy esim. tuntisyötössä
• Yksikko -> h, km, kpl
• Raportoitava -> Tulostetaanko / siirretäänkö ko. palkkalajia excel-tiedostoon tai palkanlaskennan siirtoon.
• Raportit -> Jos valittu raportoitavaan kyllä, niin mihin palkkalaji tuodaan näkyviin
• Määrä asetus -> Voidaan valita tuleeko määrä tuntikijauksen tuntien mukaan (Työkirjauksen tunnit), jokaiseen kirjaukseen kiinteä määrä (Kiinteä määrä) vai pitääkö käyttäjän syöttää määrä erikseen (Kysy määrä)
• Oletuspalkka -> Kustannushinta ko.palkkalajille (voidaan muuttaa käyttäjäkohtaisesti myös käyttäjän tiedoista)
• Sivukulukerroin -> Millä kertoimella oletuspalkka kerrotaan, aina min. 1
• Oletuskustannus -> Lasketaan automaattisesti oletuspalkka x sivukulukerroin
• Sallitut työlajit -> Vaikuttaa siihen, mitä työlajeja kyseiselle palkkalajille voi valita tuntikirjauksella.
• Oletustyölaji -> Oletustyölaji, joka periytyy käyttäjäkohtaisten asetusten kautta oletuksena tuntikirjaukselle.
• Salli laskutus -> Voidaanko ko. palkkalajia laskuttaa edelleen

Muutokset kannattaa tehdä yhteistyössä palkanlaskijan kanssa.

Muokkaa-valinta on valinnaisten palkkalajien alalaidassa.

‍

Valinnaisten palkkalajien massapäivitys useille käyttäjille

Jos haluat päivittää valinnaisten palkkalajien bruttopalkkoja tai sivukulukertoimia useille käyttäjille samalla kerralla, voit tehdä niin näkymästä Ylläpito > Palkat seuraavin askelin.

1. Navigoi osioon Ylläpito > Palkat > Valinnaiset palkkalajit (tämä esitelty tarkemmin tämän ohjeen edellisessä kohdassa)
2. Valitse taulukon alalaidasta "Muokkaa".
3. Päivitä haluamasi uudet arvot valinnaiselle palkkalajille. Voit päivittää useita valinnaisia palkkalajeja samalla kerralla.
4. Kun painat "Tallenna", sinulta kysytään aukeavassa ikkunassa, haluatko päivittää uuden bruttopalkan arvon ja sivukulukertoimen kaikille käyttäjille vai et.
5. Valitse haluamasi vaihtoehdot, ja uudet lukuarvot tulevat käyttöön kaikilla käyttäjille valintojesi mukaan.

Esimerkki:

• Vuoden vaihtuessa haluat päivittää kaikille käyttäjille kilometrikorvaukseksi 0,57€ -> 0,59€
• Päivitys onnistuu helpoiten massapäivityksellä, eikä sinun tarvitse käydä erikseen läpi jokaista käyttäjää.

‍

Poissaolot

Poissaoloissa on määritetty yrityksen käytössäolevien poissaolojen tyypit. Uusi voi lisätä tai vanhoja muokata palkanlaskijan antamien ohjeiden mukaan (mm. numeron oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa).

‍

Käyttäjät

Käyttäjän lisääminen ja käyttäjäkohtaiset asetukset

Ylläpidon "Käyttäjät"-välilehdellä voidaan muokata käyttäjäkohtaisia asetuksia tai perustaa uusia käyttäjiä.

• Käyttäjäkohtaiset asetuksissa määritellään mitä palkkalajeja kullakin käyttäjällä näkyy tai on käytettävissä.
• Käyttäjäkohtaisesti voidaan myös asettaa sallitut työlajit ja oletustyölajit, joiden perusteella työn laskutettava hinta muodostuu.
• Lisäksi voidaan määrittää kustannusseurantaan muodostuvia kuluja yleisistä asetuksista poikkeavasti. Käyttäjäkohtaisiin tietoihin ja asetuksiin pääset painamalla käyttäjän perästä "rattaan kuvaa".
• Uuden käyttäjän lisääminen tapahtuu +-merkistä näytön oikeasta yläkulmasta. Tämän jälkeen syötetään käyttäjän perustiedot ja palkkatiedot.

‍

Käyttäjän perustiedot

Käyttäjän perustiedot syötetään henkilöä perustettaessa, mutta tarpeen mukaan niitä voidaan päivittää:

• Työpäivä (h) -> Työpäivän pituus
• Työviikko (h) -> Tunteja viikossa
• Palkkatyyppi -> Tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten
• Kuukausipalkka/Tuntipalkka -> Vaikuttaa kustannusseurantaan.
  HUOM! Jos henkilön  palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle‍
• Työtunnit kuukaudessa -> Vaikuttaa kustannuslaskentaan
• Sivukulukerroin -> Palkkaan lisätään sivukulut kertoimen mukaisesti
• Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron" on oltava sama kuinpalkanlaskentaohjelmassa
• Työsuhteen laatu -> Esim. palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä

Tuntikustannus =Käyttäjän laskennallinen tuntikustannus, joka lasketaan automaattisesti tuntipalkkaiselle (tuntipalkka x sivukulukerroin) ja kk-palkkaiselle(kk-palkka/työtunnit kuukaudessa x sivukulukerroin) käyttäjän tietojen perusteella

‍

Käyttäjän valinnaiset palkkalajit 

Valinnaisten palkkajien asetuksissa palkkalaji, numero, nimi, yksikkö ja määrä asetus ovat yleisiä asetuksia, joita ei voi muuttaa. Tämän lisäksi käyttäjäkohtainen kustannus lasketaan automaatisesti. Sallitut työlajit ja oletustyölajit vaikuttavat siihen, mille työlajeille käyttäjä saa tehdä työkirjauksia. Työn laskutettava hinta muodostuu työlajin ja hinnoittelumallin kautta. Katso tämän ohjeet sivulta Erihintaiset tuntityöt.

Katso ylempää, miten valinnaisia palkkalajeja voi päivittää massana useille käyttäjille.

Muokattavia tietoja ovat:

• 1. Käytössä -> määrittää voidaanko ko. käyttäjälle lisätä tätä palkkalajia ollenkaan (jos ei ole valittu, niin edes työnjohto ei voi lisätä)
• 2. Näytä työntekijän mobiilinäkymässä-> määrittää voiko työntkekijä itse syöttää palkkalajin
• 3. Bruttopalkka käyttäjälle -> Kustannushinta ko.palkkalajille
• 4. Sivukulukerroin -> Palkkaan lisätään sivukulut kertoimen mukaisesti
• 5. Sallitut työlajit
• 6. Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍