Label

Yleiset ohjeet

Asiakastuki ja tukipyyntöjen jättäminen

Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.

Tavoitteenamme Fondionilla on nopea ja laadukas asiakaspalvelu järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Pystymme varmistamaan kaikille sujuvan palvelun muutamilla pienillä yhteistyötä helpottavilla toimintatavoilla.

Tukipyynnön jättäminen

Heading 1

[! DRAFT - WILL BE HIDDEN WHEN FILLED IN !]

Projektin aloittamisen kulku Fondionissa

Alkutilanne:

Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.

Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:

Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

‍Kirjalliset ohjeet:

Fondioniin on tämän vuoden aikana aloitettu kokoamaan erillistä ohjesivustoa, josta löytyy toiminta- ja käyttöohjeita eri tilanteisiin.

Ohjesivusto löytyy Fondionista etusivulta ”Tuki ja ohjeet”-painikkeen alta.
Eri sovelluksista löytyy linkkejä sovelluskohtaisiin ohjeisiin ?-kuvakkeesta.

Ohjesivustolta löytyy ohjeita Fondionin toimintaperiaatteisiin, työkirjauksiin, ostolaskuihin, myyntilaskuihin, projektinseurantaan, sekä moniin muihin teemoihin. Ennen yhteydenottoa olisi hyvä tarkistaa, löytyykö vastaus kysymykseesi ohjeista. Ohjesivusto kannattaa tallentaa selaimeen suosikkeihin/kirjanmerkiksi.

Asiakastuki:

Asiakastuki vastaa tukipyyntöihin arkisin ja pyrimme ratkaisemaan kysymykset saman työpäivän sisällä. Toivomme tukipyyntöjä ensisijaisesti sähköpostitse – kiireellisissä tukipyynnöissä puhelinvaihde on avoinna arkisin 9–15 välillä.

Sähköpostitse: tuki@fondion.com
Puhelin: 020 711 8250 (kiireelliset tukipyynnöt)

Puheluihin vastaamme aina parhaan kykymme mukaan ja jos et saa meitä kiinni, niin laitathan tukipyynnön sähköpostitse osoitteeseen tuki@fondion.com. Usein kirjalliset tukipyynnöt ovat nopeammin ratkaistuja, koska sähköpostiin tulevia tukipyyntöjä käsittelee meillä useampi henkilö päivittäin ja olemme usein tavoitettavissa myös virka-aikojen ulkopuolella.

Tukipyyntöä jättäessä kannattaa muistaa seuraavia asioita:

Omat yhteystiedot
Kuvaus ongelmasta / virheestä / tilanteesta
Mitä laskunumeroa, tilausta / tarjousta tai henkilöä kysymys koskee
Kuvat ja kuvankaappaukset tilanteesta

Mitä tarkempi ja selkeämpi tukipyyntö on, niin sitä helpompi meidän on ratkaista se. Jos sen käsittely vaatii puhelua tai erillistä palaveria, niin olemme teihin yhteydessä.

Koulutustarpeet:

Fondioniin kuluvan vuoden aikana julkaistu useita uusia ominaisuuksia ja toimintoja. Valitettavasti osa ominaisuuksista jää varmasti arjen kiireessä huomioimatta ja ottamatta käyttöön. Uusia tai muuten kertausta vaativia ominaisuuksia ovat mm.

Tarvikkeiden hinnoittelumallit, sekä laskutus
Mittaussovellus, sekä tarjous-/kustannuslaskenta
Rakentamis- ja työntekijäilmoitukset
Ostolaskujen automaattikohdistukset ja litterointi

Autamme mielellämme eri ominaisuuksien saamisessa hyötykäyttöön ja meille tärkeintä on, että teillä asiakkailla on Fondion kattavasti ja hyvin käytössä. Kaikissa koulutustarpeissa ole yhteydessä osoitteeseen tuki@fondion.com ja sovitaan yhdessä aika uusien asioiden opettelulle.

Lisäkoulutusten hinta on 80 eur / h (alv 0%) ja annamme kaikille koulutuksille tyytyväisyystakuun – jos ei koulutus ei vastannut tarvetta, niin se on veloitukseton.

‍