Hinnastot

Yleistä

Hinnastot lisätään ja ylläpidetään Fondionissa "Hankinnat"-valikossa. Käytännössä:

• Fondioniin voidaan lukea toimittajan (tarvikkeet / muut) hinnastot Excel-sisäänluvulla
• Jo aiemmin sisäänluettuja hinnastoja voidaan päivittää/ylläpitää Excel-sisäänluvulla
• Hinnastojen suositellaan olevan ns. käyttöhinnastoja eli hinnastot sisältävät vain tarvittavat nimikkeet - esim. paidat, kengät, housut kannattaa karsia pois.
• Toimittajalta kannattaa pyytää hinnastot excel-muotoisena, jotta niiden käsittely on mahdollisimman helppoa.
• Hinnastoja lisättäessä / päivitettäessä kannattaa olla tarkkana yksiköiden kanssa - hinnastoissa saattaa esim. kipsilevy hinnoiteltuna kappaleina tai neliöinä.

Tuotteelle tarvitaan seuraavat tiedot: 

1. Yksilöllinen tuotekoodi / -numero
2. Nimi / kuvaus
3. Yksikkö - m, jm, kg, l...
4. Tarvikeryhmä voidaan määrittää haluttaessa
5. Tavarantoimittaja eli kuka ko. tuotteen toimittaa
6. Hintatiedot

‍

HUOM! Jos tuoteelle annetaan joku hinta Yksikköhinta (alv.0)-kenttään, niin pätee katehinnoitteluista huolimatta myyntihinnoittelussa.

Hinnaston lisääminen/päivittäminen

Hinnasto voidaan lisätä käyttöön seuraavasti:

1. Perusta toimittaja

Ennen hinnaston sisäänlukua tulee perustaa toimittaja.

2. Tarvikeryhmä

Tarvikeryhmän voi perustaa toimittajan jälkeen - ei ole pakollinen, mutta helpottaa haluttujen nimikkeiden löytämistä ja rajaamista tarjouslaskennassa.

3.1 Tarvikkeen lisääminen manuaalisesti

Tarvikkeita voi lisätä yksitellen hinnastoon +-merkistä painamalla. Täydennä tämän jälkeen puuttuvat tiedot ja paina Tallenna.

3.2 Tarvikkeiden sisäänluku excelistä

Tarvikkeiden sisäänluku onnistuu Excelin avulla, kun ensiksi lataa tietokoneelleen tuontipohjan "Lataa tuontipohja"-painikkeella. Tämän jälkeen ladattuun mallipohjaan lisätään halutut tarvikerivit. Minimissään tarvikkeella tulee olla: 

1. Tarvikenumero
2. Nimi
3. Yksikkö
4. Yksikkökustannus
5. Tavarantoimittjan y-tunnus -> sama joka annettiin toimittajan perustamisen yhteydessä
6. OVH hinta -> tämä on informatiivinen tieto ja voi lisätä jos hinnastossa on mukana
7. Tarvikeryhmän numero -> tarvikeryhmän saama juokseva numero

Kun hinnasto on täydennetty kaikilta osin Exceliin, niin hinnaston sisäänluku onnistuu valitsemalla "Tuo Excel-tiedostosta". Tämän jälkeen näet kuinka monta uutta / päivitettävää nimikettä siirtotiedostossa on. Valitsemalla "Tuo uudet" saa tuotteet lisättyä Fondioniin.

Hinnaston päivittäminen tapahtuu käytännössä samalla tavalla kuin hinnaston lisääminen.

Huom, mahdolliset dublikaatit ja muut virheet tulee korjata Excelissä ennen sisäänlukua. Sisäänluku ilmoittaa, jos aineistossa on virheitä.

Asiakkaat

Asiakkaat voidaan tuoda Fondioniin massana Excel-tuonnilla käyttöönoton yhteydessä. Usein asiakkaat tuodaan Fondioniin vanhalla asiakasnumerolla, jotta asiakkaiden myyntilaskut kohdistuvat oikeaan asiakasnumeroon taloushallinnonjärjestelmässä.

• Valmis asiakasrekisteri helpottaa keskeneräisten urakoiden perustamista
• Vältetään mahdolliset virhetilanteet laskutuksessa

Kun otat asiakasrekisteriä vanhasta järjestelmästä, niin kannattaa ottaa kaikki mahdolliset tiedot exceliin ja siirtää ne mahdollisuuksien mukaan Fondioniin. Tarkemmat ohjeet asiakkaisiin liittyen: 

• Uuden asiakkaan lisääminen
• Asiakkaiden massatuonti

Huom, kun luet asiakkaita sisään, niin varmista aineiston oikeellisuus ennen sisäänlukua. Kaikkia asiakastietoja ei ole mahdollista päivittää massana sisäänluvun jälkeen. Lisäksi yritykset ja kuluttajat tulee lisätä järjestelmään omina siirtotiedostoinaan.

‍

Keskeneräisten tilausten perustaminen

‍

Keskeneräisten työmaiden/urakoiden siirto

Käyttöönottohetken keskeneräiset urakat voidaan siirtää Fondioniin kokonaisuudessaan tai vain jäljelläolevin osin. Jos urakka siirretään kokonaisuudessaan, niin urakka on seurattavissa kokonaisuutena Fondionista. Jos taas siirretään vain jäljelläoleva osa tai ns. urakan häntä, niin silloin Fondionissa seurataan urakka vain laskuttamattomien maksuerien osalta.

Olipa valittu tapa kumpi tahansa, niin urakoiden siirtoa voit helpottaa seuraavasti:

• Kerää seuraavat tiedot helposti saataville projekteista: Asiakas, projektinumero ja nimi, maksuerätaulukko kokonaisuudessaan ja urakkasopimus
• Koosta valmiiksi projektin budjetti/kustannusarvio (halutessasi litteroittain ja kustannuslajeittain), jotta tarjousvoidaan syöttää helposti Fondioniin

Koko urakan siirto Fondioniin

Urakan siirto kokonaisuudessaan tarkoittaa, sitä että:

• Koko urakan budjetti/ennuste tuodaan Fondioniin
• Urakakan maksuerätaulukko (myös ennen Fondionia laskutetut erät) tuodaan Fondioniin
• Kustannukset ennen Fondionia tuodaan Excel-sisäänluvulla urakalle yhdelle tai useammalle litteralle / kategorialle
• Ennen Fondionia laskutetut maksuerät ja lisätyöt laskutetaan "omalta yritykseltä" ja hyvitetään kirjanpidosta jälkikäteen (tai varmistetaan, että lasku ei lähde oikealle loppuasiakkaalle).

Tämän jälkeen kustannukset kohdistetaan urakalle normaalisti ja laskutetaan urakka loppuun. Nyt meillä on koko urakka seurattuna Fondionissa.

Esimerkki:

• Meillä on urakka jonka myyntihinta (alv.0) 100 000 eur ja budjetoidut kustannukset ovat 80 000 eur.
• Urakasta on laskutettu ennen Fondionia 30 000 eur ja kustannuksia on tullut eri litteroille 25 000 eur.
• Maksuerätaulukko koostuu 10 yhtä suuresta maksuerästä.

Keskeneräisen urakan siirrossa perustetaan ensimmäisenä uusi tilaus. Tämän jälkeen menemme ko. tilauksen tarjoukselle ja syötämme yhdelle (1) tai useammalle kategorialle (=litteralle) yhtenä rivinä (2) tai tarkemmalla erittelyllä urakan kustannushinnan (3), sekä myyntihinnan (4).

Huom, kuvassa on esitetty minimitaso budjetin syöttöön. Jos tiedot ovat tarkemmalla tasolla, niin ne voi myös syöttää paketti- / panostarkkuudella.

Vaihda tarjous Sopimus-tilaan perustiedot välilehdellä ja tämän jälkeen voidaan perustaa urakkaan maksuerätaulukko. Alla olevassa maksuerätaulukossa on kuvattuna 10 erää, joista 3 ensimmäistä erää (1) on laskutettu ennen Fondionia ja loput 7 erää (2) laskutetaan urakan edetessä Fondionista.

Ennen Fondionia laskutetut erät laskutetaan normaalisti maksuerinä, mutta laskuaihiolle vaihdetaan laskutusasiakkaaksi "oma yritys", jotta lasku ei mene loppuasiakkaalle vahingossa. Lähetä lasku taloushallinnon järjestelmään ja tämän jälkeen hyvitä ko. lasku kirjanpidosta. Tällöin tuotot (=laskutus) ovat Fondionissa kunnossa urakan osalta.

‍

‍

‍

‍

Tilauksen Kustannusseuranta-välilehdeltä voit tuoda manuaalisia toteumakustannuksia tilaukselle. Paina rattaasta ja valitse Lataa tuontipohja. Lisää siihen halutut kustannusrivit rivit ja tuo excel-tiedosto Fondioniin. Tämän jälkeen urakalla näkyvät ennen Fondionia toteutuneet kustannukset.

‍

Esimerkki siirtotiedostosta:

Kustannusseuranta siirron jälkeen: 

Edellä kuvattujen toimenpiteiden jälkeen meillä näkyy Fondionissa koko urakan budjetti, kustannukset ja tuotot (=laskutus) ennen Fondionia ja urakan toteutusta voidaan jatkaa normaalisti.

‍

‍

Loppu-urakan siirto Fondioniin

Jos urakasta ei ole montaa maksuerää laskuttamatta tai siitä ei esimerkiksi ole olemassa tarkkaa projektiseurantaa, niin siitä voidaan siirtää Fondioniin myös vain jäljellä oleva osa. Tämä tarkoittaa seuraavaa:

• Urakka lasketaan Fondioniin tarjoukseksi laskuttamattomia maksuerätaulukon eriä vastaavasti (eli urakan myyntihinta on laskuttamattomien erien summa ja kustannukset arvioidaan laskuttamatonta osuutta vastaavasti)
• Maksuerätaulukosta perustetaan Fondioniin vain laskuttamattomat erät
• Vahhoja kustannuksia tai tuottoja (=laskutus) ei tuoda Fondioniin näkyviin
• Eli käytännössä urakan loppuosa tehdään Fondioniin uutena urakkana ja toteumat jäävät vanhaan järjestelmään.

‍

Esimerkki:

• Meillä on urakka jonka myyntihinta (alv.0) 100 000 eur ja budjetoidut kustannukset ovat 80 000 eur.
• Urakasta on laskutettu ennen Fondionia 30 000 eur ja kustannuksia on tullut eri litteroille 25 000 eur.
• Maksuerätaulukko koostuu 10 yhtä suuresta maksuerästä.

Keskeneräisen urakan siirrossa perustetaan ensimmäisenä uusi tilaus. Tämän jälkeen menemme ko. tilauksen tarjoukselle ja syötämme yhdelle (1) tai useammalle kategorialle (=litteralle) yhtenä rivinä (2) tai tarkemmalla erittelyllä loppu-urakan kustannushinnan 55 000 eur, sekä myyntihinnan 70 000 eur. Kustannushinta voi olla olla myös arvio, jos tietoa ei ole.

Huom, kuvassa on esitetty minimitaso budjetin syöttöön. Jos tiedot ovat tarkemmalla tasolla, niin ne voi myös syöttää paketti- / panostarkkuudella.

Vaihda tarjous Sopimus-tilaan perustiedot välilehdellä ja tämän jälkeen voidaan perustaa urakkaan maksuerätaulukko. Laskuttamattomat 7 maksuerää perustetaan ja laskutetaan Fondionista työn edetessä.

‍

Urakka on tämän jälkeen valmis Fondionin näkökulmasta ja siihen voidaan kohdistaa kuluja, laskuttaa maksueriä, sekä seurata etenemistä urakan loppuosan osalta.

‍