Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Ohjeet uuden asiakkaan lisäämiseksi Fondioniin sekä asiakastyypin valintaan. Jos haluat lisätä paljon asiakkaita kerralla, katso myös "Asiakkaiden massatuonti".
Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Asiakkaiden lisääminen Fondioniin
Asiakkaiden tietojen lisääminen Fondioniin on edellytyksenä hyvin monelle muulle toiminnallisuudelle järjestelmässä. Sinun tarvitsee syöttää kunkin asiakkaan perustiedot ja laskutustiedot vain kerran, minkä jälkeen tiedot liikkuvat automaattisesti tarvittavilta osin laskutukseen ja muihin ohjelmistomme ominaisuuksiin.
Pikaohje:
Klikkaa oikean yläkulman "Luo uusi" -painiketta ja valitse "Lisää asiakas".
Syötä asiakkaan nimi hakukenttään tarkistaaksesi, onko asiakas jo olemassa järjestelmässä.
Jos asiakasta ei löydy, täytä uuden asiakkaan tiedot:
Valitse asiakastyyppi (esim. yritys, yksityishenkilö)
Täytä pakolliset kentät: Organisaation nimi (jos yritys) ja muut vaaditut tiedot
Syötä Y-tunnus (jos yritysasiakas)
Fondionissa voi olla samalla y-tunnuksella useampi asiakas. Myös asiakas ja toimittaja voivat olla samalla y-tunnuksella
Osoitetiedot on asiakkaan laskuttamiseen pakolliset, joten nekin kannattaa lisätä samalla.
Lisää yhteyshenkilöt ja heidän roolinsa
Täytä laskutustiedot:
Valitse laskutustapa (esim. verkkolasku, sähköposti)
Syötä tarvittavat laskutustiedot valitun tavan mukaan
Tarkista syötetyt tiedot ja klikkaa "Tallenna".
Asiakas on nyt lisätty järjestelmään ja valmis käytettäväksi projekteissa ja laskutuksessa.
Muista, että voit myöhemmin päivittää ja täydentää asiakkaan tietoja tarpeen mukaan.
Video
Video on kuvattu käyttöliittymämme vanhalla ulkoasulla, mutta asiakkaan lisäämisen logiikka toimii nykyään aivan samalla tavalla.
Asiakastyypin valinta
Laskutustiedot
Voit valita laskutustavan asiakaskohtaisesti ja syöttää laskutustavan mukaiset tarvittavat tiedot, kuten verkkolaskuosoitteen tai sähköpostin. Käytämme näitä tietoja laskutusautomatiikassa varmistaen, että oikeat laskut kulkeutuvat asiakkaille asti joko taloushallinnon järjestelmän kautta tai suoraan Fondionista.
