Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.
Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.
Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen
Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.
Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:
Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus
Palkkalajiasetusten Excel-tuonti
Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.
Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji
Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.
Toimintaperiaatteet
Yleistä Fondionista
Toimii yleisimmillä selaimilla, ei asennuksia – suositellaan Chromea.
Kirjaudutaan sisään osoitteessa: https://fondion.io/
Jokaisella käyttäjällä on oma tunnuksensa järjestelmään – käyttäjän käytössä olevatsovellukset/toiminnallisuudet riippuvat oikeuksista.
Eteen-ja taaksepäin voi liikkua selaimen nuolilla
Sivun ylälaidassa löytyvät... - 1. Käytössä olevat sovellukset - 2. Luo uusi-painikkeesta voit lisätä uuden tilauksen tai asiakkaan - 3. Hakukentästä voit hakea asiakkaita, sekä tilauksia suoraan
Apua Fondionin käyttöön saat lähettämällä viestiä osoitteeseen tuki@fondion.com
Liidit, tarjoukset ja tilaukset
Perusajatus asiakkaista ja tilauksista
Yhdellä asiakkaalla voi olla yksi tai useampia tilauksia - aiemmin tilauksia on voitu kutsua esim. nimellä projekti, kohde, tyätilaus tai hanke
Tilauksia kutsutaan Fondionissa nimellä liidi, tarjous tai tilaus - Nimi vaihtuu sen mukaan, että missä vaiheessa prosessia tilaus on. – Esimerkiksi uutta tarjouspyyntöä kutsutaan liidiksi. Kun alamme laskemaan tarjousta, niin nimi on tarjous ja jos/kun tarjous jää kiinni, niin siitä tulee tilaus.
Yhdellä tilauksella voi olla useita tarjouksia/sopimuksia - Muut ovat esim. lisä ja muutostöitä tai tarjouksen erilaisia versioita. - Kun tarjous hyväksytään, niin siitä tulee sopimus ja silloin tavoitearvio viedään kustannusseurantaan
Yksittäisellä tarjouksella/sopimuksella tarjous lasketaan kategorioittain (=litteroittain) ja niiden mukaan myös kustannusseuranta toimii. - Kulut kohdistetaan tilaukselle,ja sopimukselle. Lisäksi litteralle kohdistaminen voidaan määrittää yrityskohtaisesti. - Tuotot kohdistetaan tilaukselle, sekä sopimukselle.
Kuvassa näkyy esimerkki yhdestä asiakkaasta - As Oy Tähtikatu 23.
Asiakkaalla on kaksi tilausta "1001 Varastotilojen saneeraus" ja "1203 Ulko-oven vaihto"
Tilaus "1001 Varastotilojen saneeraus" on kiinteähintainen urakkatyö, jossa on kaksi sopimusta (lisä ja muutostöitä voisi tulla myös lisää myöhemmin): - A. Urakka, jonka laskutus tapahtuu maksuerätaulukolla ja kustannukset kohdistetaan sopimukselle litteroittain. - B. Urakkaan kuulumaton lisä- ja muutostyö, josta on laskettu erillinen tarjous. Laskutus tapahtuu yhdellä erällä / könttänä ja kustannukset kohdistaan erikseen lisä- ja muutostyöhon litteroittain.
Tilaus "1203 Ulko-oven vaihto on asiakkaan tilaama laskutyö, joka on sovittu laskutettavaksi toteuman mukaan yleiskustannuslisällä 12%. - C. Tilauksen avauksen yhteydessä avasimme tilaukselle automaattisesti sopimuksen ja tähän ei ole laskettu budjettia/ennustetta.
Prosessi
Kun perustamme uutta tilausta, niin Fondionissa tilaus kulkee tilojen kautta kahdessa eri "kanban"-näkymässä. Käytännössä liidit/tarjoukset/tilaukset jaotellaan kahteen näkymään.
Liidit ja tarjoukset
Näkymä kokoaa myynti- ja tarjousvaiheessa olevat tilaukset samaan näkymään.
Tilaa voi vaihtaa tilasta toiseen esim. Laskennassa -> Tarjous lähetetty
Sivulle saa myös näkymiin muita tiloja, kuten ei tarjota tai tarjous hävitty
Kun tilaus on vielä liidi/tarjous-tilainen, niin siihen ei pysty kohdistamaan kuluja
Tilaukset
Kun tarjous jää kiinni, niin silloin se muuttuu tilaukseksi ja näkyy tilaukset näkymässä.
Tilaus-näkymässä näkyvät käytännössä sopimustilaiset projektit ja ne voivat siirtyä vaiheesta toiseen.
Kun tilaus näkyy tilaukset-näkymässä ja sillä on vähintään yksi päätarjous sopimus-tilaisena, niin siihen voi kohdistaa kuluja.
Kulujen ja tuottojen kohdistaminen
Kun ajatellaan projektinseurantaa Fondionissa, niin käytännössä meillä on seurantamielessä kolme eri tasoa tilauksella:
Tilaus - jokainen tilaus voidaan seurata omana kokonaisuutena
Sopimus - tilauksen alla on yksi tai useampi sopimus, jotka voidaan erotella toisistaan esim. urakka ja lisätyöt
Sopimus sisältää laskennassa käytetyt kategoriat (=litterat), joita voidaan seurata myös erikseen.
Kustannuksia voi kertyä eri lähteistä (työt, ostolaskut, varasto-otot, manuaaliset) ja käytännössä yrityskohtaisesti valitaan kohdistetaanko kulut tilaus, sopimus vai litteratasolla. Tämä vaikuttaa siihen kuinka tarkkaa seurantaa Fondionista saadaan.
Tuotot eli laskut ovat käytännössä aina sopimustasoisia eli jokaisella sopimuksella voi olla oma maksuerätaulukkonsa. Toisaalta laskutuksen yhteydessä käyttäjältä kysytään mihin sopimukseen rivi kuuluu.
Laskentakohteet ja -dimensiot
Laajemmassa kuvassa tilauksia voidaan seurata myös erilaisilla laskentakohteilla tai seurannan dimensioilla. Käytännössä tilausta perustettaessa tilaus tulee kohdistaa yhteen yrityksessä käyttöönotettuun seurantatyyppiin. Tilaus voi kuulua vain yhteen kerrallaan, ei useampaan.
Erilaisia laskentakohteita/dimensioita ovat seuraavat:
Kustannuspaikat -> esim. työmaat, laskutyöt ja hallinto
Kustannuslajit -> esim. saneeraus, uudiskohde, muu
Tilaustyypit -> esim. OKT, rivitalo, kerrostalo, toimitila
Käytännössä kustannuspaikat, sekä kustannuslajit voidaan siirtää tarloushallinnon järjestelmiin. Samalla käytännössä siirretään myös tilaus- eli projektitieto Fondionista taloushallintoon. Tilaustyyppi on ainoastaan Fondionissa oleva ja sitä voi käyttää esim. tarjousten luokitteluun vapaavalintaisesti.
Ostolaskujen toimintaperiaate
Ostolaskut noudetaan Fondioniin taloushallinnon järjestelmästä projektiseurantaa varten. Fondionissa ostolaskun rivit voivat jakautua useammalle tilaukselle eli itse tarkastus tehdään tilauksittain (ei laskuittain). Ostolaskun tiliöinnin ja hyväksynnän tekee usein hallinnon/johdon edustaja. Ostolaskun tarkastaa tilauksen työnjohtaja.
Huom. Halutessasi voit tehdä ostolaskun tiliöinnin, tarkastuksen, sekä hyväksynnän samalla kertaa.
Kun ostolaskun kaikki rivit ovat tarkastettu, niin ostolasku voidaan hyväksyä. Hyväksyntä tarkoittaa sitä, että ostolasku siirtyy takaisin taloushallinnon järjestelmään maksatukseen ja kirjautuu kirjanpitoon.
Tiliöinti
Kun ostolasku saapuu Fondioniin, niin senäkyy ”Ostolaskut”-näkymässä.
Tässä vaiheessa ostolasku pitää tiliöidä/kohdistaa tilaukselle.
Tiliöinnin jälkeen rivit siirtyvät tarkista/laskuta-näkymään
Huom, ostolaskun voi samalla kertaa myös tarkastaa ja hyväksyä
Tarkista/Laskuta
Laskurivit tulevat tarkastettavaksi ja edelleen laskutettavaksi.
Ohjautuvat tilauksen ”toimituksen vastuuhenkilön” perusteella
Näkymässä tarkastetaan rivin oikeellisuus, sekä valitaan laskutetaanko riviä eteenpäin.
Tarkastuksessa voidaan myös kohdistuksia muuttaa.
Hyväksyntä
Ostolasku on koko ajan näkyvissäostolaskut näkymässä – kun kaikki rivit on tarkastettu, niin sen tila muuttuu”Tarkastettava àTarkastettu”
Vielä tässä vaiheessa on mahdollisuus purkaa/peruuttaa tarkastuksia ja kohdistuksia
Jos kaikki tiedot ovat oikein, niin laskuhyväksytään ja se siirtyy taloushallinnon järjestelmään.
Myyntilaskujen toimintaperiaate
Fondion koostaa laskutusmateriaalin valmiiksi eri tapahtumista. Tarkista/Laskuta-näkymässä valitaan mitä tapahtumia halutaan laskuttaa ja luodaan niistä laskuaihio. Laskuaihiolle lisätään tarvittaessa manuaalisia laskurivejä ja laskutetaan. Lasku siirtyy Fondionista taloushallinnon järjestelmään, josta lasku virallisesti muodostuu ja lähtee asiakkaalle.
Laskutettavia tapahtumia
Valitaan maksuerätaulukossa maksuerä laskutettavaksi
Työntekijä tekee työkirjauksen, jossa esim. laskutettavaa lisätyötä.
Käyttäjä tiliöi/kohdistaa ostolaskurivin tilaukselle ja valitsee sen laskutettavaksi (tapahtuu automaattisesti sopimuksen perusteella)
Tarkista / Laskuta
Erilaiset rivit ja tapahtumat tulevat kootusti yhteen näkymään käsiteltäväksi.
Näkymässä tarkastetaan rivin oikeellisuus, sekä valitaan laskutetaanko riviä eteenpäin – voidaan luodaanko aihio, lisätäänkö rivit olemassaolevaan laskuaihioon vai lähetetäänkö lasku heti.
Katteet ja hinnat ovat yleisasetusten mukaisia, jos niitä pitää muokata niin muokkaukset tehdään laskutuksen yhteydessä tai myyntilaskuaihiolla.
Aihiolla voit muokata rivejä vapaasti jalisätä manuaalisia rivejä
Tässä vaiheessa hyvä tarkistaa asiakkaanja tilauksen tietojen oikeellisuus
Jos kaikki tiedot ovat oikein ja painetaan ”Laskuta”, niin lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään.
Myyntilaskut välilehdellä voi myös tehdä ”manuaalisen myyntilaskun" ja syöttää rivit itse.
Taloushallinto
Lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään, kirjautuu kirjanpitoon ja lähtee asiakkaalle
Saatavien valvonta, maksumuistutukset tms. hoidetaan taloushallinnon järjestelmässä
Tuntikirjausten toimintaperiaate
Fondionissa tehdään tuntikirjaukset tilauksille (litteroittain) ja tiedot siirretään palkanlaskentaohjelmaan joko integraation avulla tai siirtotiedostolla. Varsinainen palkanlaskenta suoritetaan asiakkaan tilitoimiston käytössä olevalla palkanlaskentaohjelmalla.
Huom, palkanlaskijan tekemät muutokset palkkoihin eivät siirry Fondioniin eli tästä syystö on olennaista pyrkiä kirjaaman tuntien lisäksi myös mm.verottomat korvaukset ja muut kulut tarkasti, jotta kustannusseuranta olisi Fondionissa mahdollisimman realistinen.
Työntekijän näkymä
Työntekijä lisää päivittäin tilauskohtaisesti tuntikirjaukset ja tarvittaessa litteroi tunnit kustannusseurantaan.
Mahdollisuus myös syöttää poissalokirjaukset
Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työntekijän näkymässä. Tämän avulla saat työntekijän näkymästä selkeämmän, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.
Tarkista / Laskuta
Tilauksen työnjohtaja tarkastaa tehdyt tuntikirjaukset ja muut palkkalajit
Samalla voidaan tunteja ja muita kirjauksia laskuttaa edelleen asiakkaalta toteuman mukaan.
Kun kaikki palkkalakson tunnit on syötetty ja tarkastettu, niin tapahtumat voidaan siirtää palkanlaskijalle rajapinnan tai siirtotiedoston avulla.
Palkalaskenta
Palkanlaskija laskee ja maksaa palkat, sekä kirjaa ne kirjanpitoon.
Huom, Fondion kirjaa kustannuseurantaan laskennallisia kuluja ja välillä on tärkeä korjata kulut vastaamaan todellisuutta.
Laskennan ja kustannusseurannan yhteys
Kategoriat/Litterat, joilla tarjouksia lasketaan ovat 100% samat, joilla kustannusseuranta tehdään. Lisäksi kaikki kustannukset on kohdistettava kategorioittain (taso voidaan valita tuntikirjauksissa), joten tästä syystä tärkeä pohtia:
A. Käytettävät kategoriat palvelevat molempia käyttötarkoituksia – ei vain toista.
B. Käytettyjen kategorioiden määrä on ”järkevä”, jotta kustannusseuranta on toimiva arjessa
Usein on parasta lähteä liikkeille yksinkertaisella mallilla ja tarvittaessa laajentaa – esim. talo-80 pääryhmittäin vrt. rakentamisosittain
