Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Toimintaperiaatteet
Yleistä Fondionista
Toimii yleisimmillä selaimilla, ei asennuksia – suositellaan Chromea.
Kirjaudutaan sisään osoitteessa: https://fondion.io/
Jokaisella käyttäjällä on oma tunnuksensa järjestelmään – käyttäjän käytössä olevatsovellukset/toiminnallisuudet riippuvat oikeuksista.
Eteen-ja taaksepäin voi liikkua selaimen nuolilla
Sivun ylälaidassa löytyvät... - 1. Käytössä olevat sovellukset - 2. Luo uusi-painikkeesta voit lisätä uuden tilauksen tai asiakkaan - 3. Hakukentästä voit hakea asiakkaita, sekä tilauksia suoraan
Apua Fondionin käyttöön saat lähettämällä viestiä osoitteeseen tuki@fondion.com
Liidit, tarjoukset ja tilaukset
Perusajatus asiakkaista ja tilauksista
Yhdellä asiakkaalla voi olla yksi tai useampia tilauksia - aiemmin tilauksia on voitu kutsua esim. nimellä projekti, kohde, tyätilaus tai hanke
Tilauksia kutsutaan Fondionissa nimellä liidi, tarjous tai tilaus - Nimi vaihtuu sen mukaan, että missä vaiheessa prosessia tilaus on. – Esimerkiksi uutta tarjouspyyntöä kutsutaan liidiksi. Kun alamme laskemaan tarjousta, niin nimi on tarjous ja jos/kun tarjous jää kiinni, niin siitä tulee tilaus.
Yhdellä tilauksella voi olla useita tarjouksia/sopimuksia - Muut ovat esim. lisä ja muutostöitä tai tarjouksen erilaisia versioita. - Kun tarjous hyväksytään, niin siitä tulee sopimus ja silloin tavoitearvio viedään kustannusseurantaan
Yksittäisellä tarjouksella/sopimuksella tarjous lasketaan kategorioittain (=litteroittain) ja niiden mukaan myös kustannusseuranta toimii. - Kulut kohdistetaan tilaukselle,ja sopimukselle. Lisäksi litteralle kohdistaminen voidaan määrittää yrityskohtaisesti. - Tuotot kohdistetaan tilaukselle, sekä sopimukselle.
Kuvassa näkyy esimerkki yhdestä asiakkaasta - As Oy Tähtikatu 23.
Asiakkaalla on kaksi tilausta "1001 Varastotilojen saneeraus" ja "1203 Ulko-oven vaihto"
Tilaus "1001 Varastotilojen saneeraus" on kiinteähintainen urakkatyö, jossa on kaksi sopimusta (lisä ja muutostöitä voisi tulla myös lisää myöhemmin): - A. Urakka, jonka laskutus tapahtuu maksuerätaulukolla ja kustannukset kohdistetaan sopimukselle litteroittain. - B. Urakkaan kuulumaton lisä- ja muutostyö, josta on laskettu erillinen tarjous. Laskutus tapahtuu yhdellä erällä / könttänä ja kustannukset kohdistaan erikseen lisä- ja muutostyöhon litteroittain.
Tilaus "1203 Ulko-oven vaihto on asiakkaan tilaama laskutyö, joka on sovittu laskutettavaksi toteuman mukaan yleiskustannuslisällä 12%. - C. Tilauksen avauksen yhteydessä avasimme tilaukselle automaattisesti sopimuksen ja tähän ei ole laskettu budjettia/ennustetta.
Prosessi
Kun perustamme uutta tilausta, niin Fondionissa tilaus kulkee tilojen kautta kahdessa eri "kanban"-näkymässä. Käytännössä liidit/tarjoukset/tilaukset jaotellaan kahteen näkymään.
Liidit ja tarjoukset
Näkymä kokoaa myynti- ja tarjousvaiheessa olevat tilaukset samaan näkymään.
Tilaa voi vaihtaa tilasta toiseen esim. Laskennassa -> Tarjous lähetetty
Sivulle saa myös näkymiin muita tiloja, kuten ei tarjota tai tarjous hävitty
Kun tilaus on vielä liidi/tarjous-tilainen, niin siihen ei pysty kohdistamaan kuluja
Tilaukset
Kun tarjous jää kiinni, niin silloin se muuttuu tilaukseksi ja näkyy tilaukset näkymässä.
Tilaus-näkymässä näkyvät käytännössä sopimustilaiset projektit ja ne voivat siirtyä vaiheesta toiseen.
Kun tilaus näkyy tilaukset-näkymässä ja sillä on vähintään yksi päätarjous sopimus-tilaisena, niin siihen voi kohdistaa kuluja.
Kulujen ja tuottojen kohdistaminen
Kun ajatellaan projektinseurantaa Fondionissa, niin käytännössä meillä on seurantamielessä kolme eri tasoa tilauksella:
Tilaus - jokainen tilaus voidaan seurata omana kokonaisuutena
Sopimus - tilauksen alla on yksi tai useampi sopimus, jotka voidaan erotella toisistaan esim. urakka ja lisätyöt
Sopimus sisältää laskennassa käytetyt kategoriat (=litterat), joita voidaan seurata myös erikseen.
Kustannuksia voi kertyä eri lähteistä (työt, ostolaskut, varasto-otot, manuaaliset) ja käytännössä yrityskohtaisesti valitaan kohdistetaanko kulut tilaus, sopimus vai litteratasolla. Tämä vaikuttaa siihen kuinka tarkkaa seurantaa Fondionista saadaan.
Tuotot eli laskut ovat käytännössä aina sopimustasoisia eli jokaisella sopimuksella voi olla oma maksuerätaulukkonsa. Toisaalta laskutuksen yhteydessä käyttäjältä kysytään mihin sopimukseen rivi kuuluu.
Laskentakohteet ja -dimensiot
Laajemmassa kuvassa tilauksia voidaan seurata myös erilaisilla laskentakohteilla tai seurannan dimensioilla. Käytännössä tilausta perustettaessa tilaus tulee kohdistaa yhteen yrityksessä käyttöönotettuun seurantatyyppiin. Tilaus voi kuulua vain yhteen kerrallaan, ei useampaan.
Erilaisia laskentakohteita/dimensioita ovat seuraavat:
Kustannuspaikat -> esim. työmaat, laskutyöt ja hallinto
Kustannuslajit -> esim. saneeraus, uudiskohde, muu
Tilaustyypit -> esim. OKT, rivitalo, kerrostalo, toimitila
Käytännössä kustannuspaikat, sekä kustannuslajit voidaan siirtää tarloushallinnon järjestelmiin. Samalla käytännössä siirretään myös tilaus- eli projektitieto Fondionista taloushallintoon. Tilaustyyppi on ainoastaan Fondionissa oleva ja sitä voi käyttää esim. tarjousten luokitteluun vapaavalintaisesti.
Ostolaskujen toimintaperiaate
Ostolaskut noudetaan Fondioniin taloushallinnon järjestelmästä projektiseurantaa varten. Fondionissa ostolaskun rivit voivat jakautua useammalle tilaukselle eli itse tarkastus tehdään tilauksittain (ei laskuittain). Ostolaskun tiliöinnin ja hyväksynnän tekee usein hallinnon/johdon edustaja. Ostolaskun tarkastaa tilauksen työnjohtaja.
Huom. Halutessasi voit tehdä ostolaskun tiliöinnin, tarkastuksen, sekä hyväksynnän samalla kertaa.
Kun ostolaskun kaikki rivit ovat tarkastettu, niin ostolasku voidaan hyväksyä. Hyväksyntä tarkoittaa sitä, että ostolasku siirtyy takaisin taloushallinnon järjestelmään maksatukseen ja kirjautuu kirjanpitoon.
Tiliöinti
Kun ostolasku saapuu Fondioniin, niin senäkyy ”Ostolaskut”-näkymässä.
Tässä vaiheessa ostolasku pitää tiliöidä/kohdistaa tilaukselle.
Tiliöinnin jälkeen rivit siirtyvät tarkista/laskuta-näkymään
Huom, ostolaskun voi samalla kertaa myös tarkastaa ja hyväksyä
Tarkista/Laskuta
Laskurivit tulevat tarkastettavaksi ja edelleen laskutettavaksi.
Ohjautuvat tilauksen ”toimituksen vastuuhenkilön” perusteella
Näkymässä tarkastetaan rivin oikeellisuus, sekä valitaan laskutetaanko riviä eteenpäin.
Tarkastuksessa voidaan myös kohdistuksia muuttaa.
Hyväksyntä
Ostolasku on koko ajan näkyvissäostolaskut näkymässä – kun kaikki rivit on tarkastettu, niin sen tila muuttuu”Tarkastettava àTarkastettu”
Vielä tässä vaiheessa on mahdollisuus purkaa/peruuttaa tarkastuksia ja kohdistuksia
Jos kaikki tiedot ovat oikein, niin laskuhyväksytään ja se siirtyy taloushallinnon järjestelmään.
Myyntilaskujen toimintaperiaate
Fondion koostaa laskutusmateriaalin valmiiksi eri tapahtumista. Tarkista/Laskuta-näkymässä valitaan mitä tapahtumia halutaan laskuttaa ja luodaan niistä laskuaihio. Laskuaihiolle lisätään tarvittaessa manuaalisia laskurivejä ja laskutetaan. Lasku siirtyy Fondionista taloushallinnon järjestelmään, josta lasku virallisesti muodostuu ja lähtee asiakkaalle.
Laskutettavia tapahtumia
Valitaan maksuerätaulukossa maksuerä laskutettavaksi
Työntekijä tekee työkirjauksen, jossa esim. laskutettavaa lisätyötä.
Käyttäjä tiliöi/kohdistaa ostolaskurivin tilaukselle ja valitsee sen laskutettavaksi (tapahtuu automaattisesti sopimuksen perusteella)
Tarkista / Laskuta
Erilaiset rivit ja tapahtumat tulevat kootusti yhteen näkymään käsiteltäväksi.
Näkymässä tarkastetaan rivin oikeellisuus, sekä valitaan laskutetaanko riviä eteenpäin – voidaan luodaanko aihio, lisätäänkö rivit olemassaolevaan laskuaihioon vai lähetetäänkö lasku heti.
Katteet ja hinnat ovat yleisasetusten mukaisia, jos niitä pitää muokata niin muokkaukset tehdään laskutuksen yhteydessä tai myyntilaskuaihiolla.
Aihiolla voit muokata rivejä vapaasti jalisätä manuaalisia rivejä
Tässä vaiheessa hyvä tarkistaa asiakkaanja tilauksen tietojen oikeellisuus
Jos kaikki tiedot ovat oikein ja painetaan ”Laskuta”, niin lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään.
Myyntilaskut välilehdellä voi myös tehdä ”manuaalisen myyntilaskun" ja syöttää rivit itse.
Taloushallinto
Lasku siirtyy taloushallinnon järjestelmään, kirjautuu kirjanpitoon ja lähtee asiakkaalle
Saatavien valvonta, maksumuistutukset tms. hoidetaan taloushallinnon järjestelmässä
Tuntikirjausten toimintaperiaate
Fondionissa tehdään tuntikirjaukset tilauksille (litteroittain) ja tiedot siirretään palkanlaskentaohjelmaan joko integraation avulla tai siirtotiedostolla. Varsinainen palkanlaskenta suoritetaan asiakkaan tilitoimiston käytössä olevalla palkanlaskentaohjelmalla.
Huom, palkanlaskijan tekemät muutokset palkkoihin eivät siirry Fondioniin eli tästä syystö on olennaista pyrkiä kirjaaman tuntien lisäksi myös mm.verottomat korvaukset ja muut kulut tarkasti, jotta kustannusseuranta olisi Fondionissa mahdollisimman realistinen.
Työntekijän näkymä
Työntekijä lisää päivittäin tilauskohtaisesti tuntikirjaukset ja tarvittaessa litteroi tunnit kustannusseurantaan.
Mahdollisuus myös syöttää poissalokirjaukset
Vinkki: Fondionissa voit sivulla Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteiden hallinta valita kunkin kategorian asetuksista, näytetäänkö se työntekijän näkymässä. Tämän avulla saat työntekijän näkymästä selkeämmän, kun työntekijän valittavissa kirjauksella on vain litterat, joille halutaan kohdistettavan työtunteja.
Tarkista / Laskuta
Tilauksen työnjohtaja tarkastaa tehdyt tuntikirjaukset ja muut palkkalajit
Samalla voidaan tunteja ja muita kirjauksia laskuttaa edelleen asiakkaalta toteuman mukaan.
Kun kaikki palkkalakson tunnit on syötetty ja tarkastettu, niin tapahtumat voidaan siirtää palkanlaskijalle rajapinnan tai siirtotiedoston avulla.
Palkalaskenta
Palkanlaskija laskee ja maksaa palkat, sekä kirjaa ne kirjanpitoon.
Huom, Fondion kirjaa kustannuseurantaan laskennallisia kuluja ja välillä on tärkeä korjata kulut vastaamaan todellisuutta.
Laskennan ja kustannusseurannan yhteys
Kategoriat/Litterat, joilla tarjouksia lasketaan ovat 100% samat, joilla kustannusseuranta tehdään. Lisäksi kaikki kustannukset on kohdistettava kategorioittain (taso voidaan valita tuntikirjauksissa), joten tästä syystä tärkeä pohtia:
A. Käytettävät kategoriat palvelevat molempia käyttötarkoituksia – ei vain toista.
B. Käytettyjen kategorioiden määrä on ”järkevä”, jotta kustannusseuranta on toimiva arjessa
Usein on parasta lähteä liikkeille yksinkertaisella mallilla ja tarvittaessa laajentaa – esim. talo-80 pääryhmittäin vrt. rakentamisosittain
