Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Yleistä

Fondion on rakennusalalle kehitetty helppokäyttöinen palvelualusta, jonka avulla yritys voidaan esimerkiksi laskea tarjoukset ja seurata niiden kustannuksia. Lisää tietoa Fondionin kehittyvistä toiminnoista löydät täältä: Ominaisuudet‍
Fondionissa ei tehdä kirjanpitoa tai palkanlaskentaa. Näitä varten tiedot siirretään taloushallinto-ohjelmaan rajapinnalla tai jossain tapauksissa erillisillä siirtotiedostoilla (palkanlaskennan aineisto).
Rajapintojen toiminta ja ominaisuudet vaihtelevat hiukan riippuen käytetystä taloushallinnon järjestelmästä - Rajapinnoista löydät lisätietoja myös Fondionin kotisivuilta.

Ostolaskut

Ostolaskut saapuvat Taloushallinto-ohjelmistoon kuten aikaisemminkin.
Yrityksen laskutusosoitteet eivät muutu Fondionin käyttöönoton yhteydessä.
Ostolaskut noudetaan tarkastettavaksi Fondioniin rajapinnalla (nouto tapahtuu noin 5 minuutin sisällä saapumisesta).
Ostolaskujen asiatarkastus ja kohdistus kuluksi sisäistä laskentaa varten (projekti, kustannuspaikka yms.) tehdään Fondionissa.
Asiatarkistuksen jälkeen laskut hyväksytään Fondionissa, jonka jälkeen ne maksetaan taloushallinto-ohjelmassa, sekä kirjataan kirjanpitoon / tiliöidään kirjanpidollisesti.

‍

Myyntilaskut

Fondionissa muodostetaan myyntilaskut, josta ne siirretään rajapinnalla taloushallinto-ohjelmistoon.
Taloushallinto-ohjelmisto lähettää laskut asiakkaille, siellä ne kirjataan kirjanpitoon ja hoidetaan saatavien valvonta.

‍

‍

Tuntikirjaukset ja palkanlaskenta

Varsinainen palkanlaskenta suoritetaan asiakkaan tilitoimistossa käytössä olevalla palkanlaskentaohjelmalla.
Fondionissa on mahdollista tehdä tuntikirjaukset ja merkitä loma- ja poissaolotapahtumat.
Tarvittaessa tunnit voidaan ohjata Fondionin myyntilaskutukseen.
Tuntikirjaukseen voidaan käyttää myös jotain Fondionin ulkopuolistaohjelmistoa, kuten Moveniumia.
Tarkistetut tapahtumat siirretään palkanlaskentaohjelmistoon / palkanlaskijalle (rajapinnalla tai siirtotiedostolla).
Palkanlaskentaohjelmistossa hoidetaan palkanmaksu,viranomaisilmoitukset, tilitykset ja kirjanpitoviennit yms.

‍

Laskentakohteet ja -dimensiot

Fondioninta voidaan siirtää taloushallinnon järjestelmään tietoa laskentakohteille / dimensioille / kustannuspaikoille. Käytännössä tilausta perustettaessa tilaus tulee kohdistaa yhteen yrityksessä käyttöönotettuun seurantatyyppiin Fondionissa. Tilaus voi siis kuulua vain yhteen laskentakohteeseen/dimensioon kerrallaan, ei useampaan.

Erilaisia laskentakohteita/dimensioita ovat seuraavat:

Projekti -> jokainen projekti on oma tilauksensa (siirretään lähes aina)
Kustannuspaikat -> esim. työmaat, laskutyöt ja hallinto (siirretään lähes aina)
Kustannuslajit -> esim. saneeraus, uudiskohde, muu (harvoin käytössä)

Käytännössä projekti, kustannuspaikka, sekä kustannuslaji voidaan siirtää taloushallinnon järjestelmiin osto- tai myyntilaskujen mukana.

Huomioitavaa käyttöönoton jälkeen

Taloushallinnon integraatioiden käyttöönoton jälkeen on hyvä seurata toimintaa hieman normaalia tarkemmin ainakin muutamien tapahtumien osalta, jotta mahdolliset ongelmatilanteet huomataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.Taloushallinto-ohjelmasta kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:

Ostolaskut:

Siirtyvätkö ostolaskut Fondioniin
Muodostuvatko ostolaskujen kirjanpitoviennit, ALV tms. oikein.
Kirjautuvatko ostolaskut laskentakohteille ja dimensioille halutusti

Myyntilaskut:

Lähtevätkö myyntilaskut oikein asiakkaille ja näyttävätkö ne hyvältä?
Kirjautuvatkomyyntilaskut kirjanpitoon oikein (mm. alv, summa, debet/kredit)?

Asiakasrekisteri:

Perustuvatko uudet asiakkaat asiakasrekisteriin oikein

Sisäinen laskenta:

Kirjautuvatko myyntilaskut ja ostolaskut dimensioille/laskentakohteille oikein?
Perustuvatko dimensioiden nimikkeet oikeassa muodossa eli numero + nimi?

‍

Lisää Fondionin toimintaperiaatteista ja prosesseista voit lukea myös Toimintaperiaatteet-sivulta

‍

Yleiset ohjeet

LABEL

Asiakastuki ja tukipyyntöjen jättäminen

Tämän viikon päivityksissä olemme uudistaneet ostolaskuintegraatiot ja tehneet parannuksia lorem ipsum dolor sit amet.

Tavoitteenamme Fondionilla on nopea ja laadukas asiakaspalvelu järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Pystymme varmistamaan kaikille sujuvan palvelun muutamilla pienillä yhteistyötä helpottavilla toimintatavoilla.

Tukipyynnön jättäminen