Label

Yleiset ohjeet

Fondion osana taloushallintoa

Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.

Kuvaus Fondionista osana taloushallinnon ohjelmistoja.

Taloushallinto

Heading 1

Yleistä

Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

‍

Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.

‍

Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen

Lisätäksesi käyttäjiä Excel-tuonnilla lataa ensin käyttäjien tuontipohja. Löydät tuontipohjan Ylläpito > Käyttäjät sivun Excel-painikkeen takaa.

‍

Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.

Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:

Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus

‍

Palkkalajiasetusten Excel-tuonti

Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.

‍

Palkkalajiasetusten Excel-sarakkeet (muokattavissa olevat):

Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍

Yleistä

Fondion on rakennusalalle kehitetty helppokäyttöinen palvelualusta, jonka avulla yritys voidaan esimerkiksi laskea tarjoukset ja seurata niiden kustannuksia. Lisää tietoa Fondionin kehittyvistä toiminnoista löydät täältä: Ominaisuudet‍
Fondionissa ei tehdä kirjanpitoa tai palkanlaskentaa. Näitä varten tiedot siirretään taloushallinto-ohjelmaan rajapinnalla tai jossain tapauksissa erillisillä siirtotiedostoilla (palkanlaskennan aineisto).
Rajapintojen toiminta ja ominaisuudet vaihtelevat hiukan riippuen käytetystä taloushallinnon järjestelmästä - Rajapinnoista löydät lisätietoja myös Fondionin kotisivuilta.

Ostolaskut

Ostolaskut saapuvat Taloushallinto-ohjelmistoon kuten aikaisemminkin.
Yrityksen laskutusosoitteet eivät muutu Fondionin käyttöönoton yhteydessä.
Ostolaskut noudetaan tarkastettavaksi Fondioniin rajapinnalla (nouto tapahtuu noin 5 minuutin sisällä saapumisesta).
Ostolaskujen asiatarkastus ja kohdistus kuluksi sisäistä laskentaa varten (projekti, kustannuspaikka yms.) tehdään Fondionissa.
Asiatarkistuksen jälkeen laskut hyväksytään Fondionissa, jonka jälkeen ne maksetaan taloushallinto-ohjelmassa, sekä kirjataan kirjanpitoon / tiliöidään kirjanpidollisesti.

‍

Myyntilaskut

Fondionissa muodostetaan myyntilaskut, josta ne siirretään rajapinnalla taloushallinto-ohjelmistoon.
Taloushallinto-ohjelmisto lähettää laskut asiakkaille, siellä ne kirjataan kirjanpitoon ja hoidetaan saatavien valvonta.

‍

‍

Tuntikirjaukset ja palkanlaskenta

Varsinainen palkanlaskenta suoritetaan asiakkaan tilitoimistossa käytössä olevalla palkanlaskentaohjelmalla.
Fondionissa on mahdollista tehdä tuntikirjaukset ja merkitä loma- ja poissaolotapahtumat.
Tarvittaessa tunnit voidaan ohjata Fondionin myyntilaskutukseen.
Tuntikirjaukseen voidaan käyttää myös jotain Fondionin ulkopuolistaohjelmistoa, kuten Moveniumia.
Tarkistetut tapahtumat siirretään palkanlaskentaohjelmistoon / palkanlaskijalle (rajapinnalla tai siirtotiedostolla).
Palkanlaskentaohjelmistossa hoidetaan palkanmaksu,viranomaisilmoitukset, tilitykset ja kirjanpitoviennit yms.

‍

Laskentakohteet ja -dimensiot

Fondioninta voidaan siirtää taloushallinnon järjestelmään tietoa laskentakohteille / dimensioille / kustannuspaikoille. Käytännössä tilausta perustettaessa tilaus tulee kohdistaa yhteen yrityksessä käyttöönotettuun seurantatyyppiin Fondionissa. Tilaus voi siis kuulua vain yhteen laskentakohteeseen/dimensioon kerrallaan, ei useampaan.

Erilaisia laskentakohteita/dimensioita ovat seuraavat:

Projekti -> jokainen projekti on oma tilauksensa (siirretään lähes aina)
Kustannuspaikat -> esim. työmaat, laskutyöt ja hallinto (siirretään lähes aina)
Kustannuslajit -> esim. saneeraus, uudiskohde, muu (harvoin käytössä)

Käytännössä projekti, kustannuspaikka, sekä kustannuslaji voidaan siirtää taloushallinnon järjestelmiin osto- tai myyntilaskujen mukana.

Huomioitavaa käyttöönoton jälkeen

Taloushallinnon integraatioiden käyttöönoton jälkeen on hyvä seurata toimintaa hieman normaalia tarkemmin ainakin muutamien tapahtumien osalta, jotta mahdolliset ongelmatilanteet huomataan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.Taloushallinto-ohjelmasta kannattaa tarkistaa seuraavat asiat:

Ostolaskut:

Siirtyvätkö ostolaskut Fondioniin
Muodostuvatko ostolaskujen kirjanpitoviennit, ALV tms. oikein.
Kirjautuvatko ostolaskut laskentakohteille ja dimensioille halutusti

Myyntilaskut:

Lähtevätkö myyntilaskut oikein asiakkaille ja näyttävätkö ne hyvältä?
Kirjautuvatkomyyntilaskut kirjanpitoon oikein (mm. alv, summa, debet/kredit)?

Asiakasrekisteri:

Perustuvatko uudet asiakkaat asiakasrekisteriin oikein

Sisäinen laskenta:

Kirjautuvatko myyntilaskut ja ostolaskut dimensioille/laskentakohteille oikein?
Perustuvatko dimensioiden nimikkeet oikeassa muodossa eli numero + nimi?

‍

Lisää Fondionin toimintaperiaatteista ja prosesseista voit lukea myös Toimintaperiaatteet-sivulta

‍

Yleiset ohjeet

LABEL

Asiakastuki ja tukipyyntöjen jättäminen

Tämän viikon päivityksissä olemme uudistaneet ostolaskuintegraatiot ja tehneet parannuksia lorem ipsum dolor sit amet.

Tavoitteenamme Fondionilla on nopea ja laadukas asiakaspalvelu järjestelmän käyttöön liittyvissä kysymyksissä. Pystymme varmistamaan kaikille sujuvan palvelun muutamilla pienillä yhteistyötä helpottavilla toimintatavoilla.

Tukipyynnön jättäminen