Käytön aloittaminen

Koekäyttö

Pääset aloittamaan Fondion Docsin koekäytön osoitteessa https://docean.fi/companyRegistration

Rekisteröityminen

Palveluun pääsee rekisteröitymään osoitteessa https://docean.fi/signin klikkaamalla ”Rekisteröidy” nappia.

Huom, yrityksesi pääkäyttäjän pitää lisätä sinut käyttäjäksi ja vasta tämän jälkeen voit rekisteröityä

‍

Syötä kenttään sähköpostiosoitteesi ja paina lähetä. Näkymä ilmoittaa, kun rekisteröintilinkki on lähetetty sähköpostiisi.

Avaa sähköpostisi ja käy vahvistamassa rekisteröintisi sähköpostiin saapuneesta linkistä. Sähköpostit tulevat osoitteesta info@docean.fi. Älä avaa rekisteröintilinkkiä, jos se on saapunut jostain muusta osoitteesta.

Nyt pääset täyttämään dokumentteja Fondion Docsissa.

Huom, suosittelemme lataamaan sovelluskaupasta Fondion Docs-sovelluksen

Kirjautuminen

Docsia voit käyttää suoraan osoitteesta www.docean.fi tai vaihtoehtoisesti Fondionin työntekijänäkymän "Täytä asiakirjat"-linkillä.

‍

Sinulle avautuu Docsin kirjautumisnäkymä, johon syötetään (1) käyttäjätunnus ja salasana (salasana ei välttämättä ole sama kuin Fondionin salasana). Vaihtoehtoisesti voit käyttää (2) google-kirjautumista.

Mikäli salasana on unohtunut, voi salasanan resetoida klikkaamalla ”Unohditko salasanan?” linkkiä sisäänkirjautumissivulla. Syötä sähköpostiosoitteesi ja paina ”Lähetä” jolloin saat sähköpostiisi salasananpalautuslinkin.

Käytössä olevien pohjien rajaaminen

Yrityksen pääkäyttäjän suositellaan rajaavan yrityksen käytössä olevat pohjat siten, että ainoastaan olennaiset pohjat ovat työntekijöiden käytettävissä.

Mene Pohjat-välilehdelle ja valitse "Näkyvillä käyttäjille"-sarakkeeseen valinta päälle, jos lomake halutaan näyttää ja valinta pois, jos lomaketta ei haluta näyttää.

Toiminnot yleisesti

Docsin toiminnot jakautuvat käytännössä kuuteen pääryhmään:

1. Dokumentit - kaikki keskeneräiset  valmiit dokumentit
2. Dokumentin luonti- uuden mittauspöytäkirjan, vika- ja puutelistan tms. dokumentin luonti, täyttö, allekirjoittaminen ja lähettäminen.
3. Kansiot - tilauskohtaiset kansiot ja muut kansiorakenteet, joihin voi liittää kuvia ja muita dokumentteja.
4. Rekisterit - asiakas, kohde, mittalaite ja tuoterekisterit (tarvitsee harvoin)
5. Pohjat - yrityksessä käytössäolevien pohjien määrittäminen ja uusien pohjien teko / kopiointi.
6. Hallintapaneeli - yritys- ja käyttäjäkohtaiset asetukset

Dokumentit

Dokumentit välilehdellä voit tarkastella keskeneräisiä ja valmiita dokumentteja. Alla kuvattuna lyhyesti näkymän toiminnot:

1. Eri tilassa olevien dokumenttien selaaminen - keskeneräiset / valmiit / työntekijöiden (työnjohto-roolilla näkee myös työntekijöiden dokumentit)
2. Sarakkeiden muokkaus - esimerkiksi kuvassa on "kohteen nimi" laitettu normaalinäkymään uutena tietona (huom, valinnaiset näkymät eivät toimi kaikilla tiloilla).
3. Uuden dokumentin luonti - voit aloittaa luomaan dokumenttia tästä näkymästä
4. Dokumenttien suodattaminen - hakusanalla voit rajata esim tilauskohtaisesti dokumentteja
5. Dokumentin avaaminen  - dokumentin täyttämistä voi jatkaa painamalla dokumenttia

Riippuen dokumentin tilasta dokumenteille on seuraavia toimintoja näkymässä:

• ”Kopio”, luo kopion dokumentista.
• ”Revision”, luo kopion dokumentista, säilyttäen dokumenttiin, josta revisio on otettu.
• ”Kopioi toiselle käyttäjälle keskeneräiseksi”, luo kopion toiselle käyttäjälle dokumentista.
• ”Katsele”, avaa dokumentin PDF-muodossa.
• ”Lähetä sähköpostilla”, lähettää dokumentin sähköpostilla.

Toiminnot saa näkyviin selaimessa klikkaamalla hiiren oikeaa painiketta.

Dokumentin luonti

Uuden dokumentin pääsee luomaan joko oikeasta ylävalikosta ”Dokumentin luonti” kohdasta tai Dokumenttien selausnäkymästä painamalla ”+” painiketta. Tällöin aukeaa näkyviin dokumentin valintalista, josta valitaan luotava dokumentti. Kun haluamaansa dokumenttia painaa, luo ohjelma uuden dokumentin ja siirtyy suoraan dokumentin muokkaus näkymään.

1. Valitse haluamasi dokumentti
2. Valitse tiedosto allekirjoitettavaksi

Dokumentin täyttäminen

Dokumentin täyttönäkymä on jaettu selaimelle kahteen eri osaan. Vasemmalla puolella on dokumentin esikatselunäkymä, josta näkee dokumentin ulkomuodon. Oikealla puolella on lomakenäkymä, jossa täytetään dokumentin tietoja. Huomaathan, että dokumentit ovat kaikki hiukan erilaisia ja niiden sisällöt, sekä toiminnot vaihtelevat. Erilaisia kenttiä / täytettäviä sisältöjä ovat esimerkiksi:

• Valintaruutu
• Teksti / Tekstikenttä
• Numerokenttä
• Päivämäärä
• Asiakkaan / Tilauksen valinta

Alta löytyvästä esimerkistä löytyy tarkemmin kuvattuna eri toimintoja. Kun dokumentti on täydennetty, painetaan "Luo PDF" ja päästään allekirjoittamaan ja lähettämään dokumentti halutuille henkilöille.

HUOM! Jos lomakkeelta on täyttämättä pakollisia kenttiä, aukeaa näkymä, josta näkee puutteelliset kohdat. Mikäli pakollisia kenttiä ei halua tai tarvitse täyttää voi dokumentin viimeistelyyn siirtyä painamalla ”Luo silti” painiketta.

‍

Esimerkki "Vika- ja puutelista"-lomakkeesta

1. Ensimmäisenä valitaan mihin tilaukseen lomake liittyy (kohdetieto on esitäytetty, jos tulet Fondionista suoraan linkillä täyttämään lomaketta). Tämän jälkeen voidaan painaa "Vika ja puutelista", jolloin päästään etenemään lomakkeen täytössä.

2. Tämän jälkeen painetaan (1) lisää sijainti eli kerrotaan mihin (2) tilaan tai sijaintiin puute liittyy. Kun painat (3) Tallenna, pääset syöttämään havaitun puutteen.

3. Lisää havaittu puute ja tallenna

4. Havaittuun puutteeseen voi nyt lisätä lomakkeen mukaiset tiedot ja näkymässä voi tehdä seuraavia tehtäviä:
   1. Valita alasvetovalikosta tai kirjoittaa vastuussa olevan osapuolen
   2. Lisätä huomiot ja tarkennukset
   3. Lisätä kuvan laitteeltasi - voi lisätä uusia kuvia (=Tiedosto) tai valita Docsiin aiemmin lisättyjä kuvia (=Jo lisätty).
   4. +-painikkeesta voit lisätä uuden huomion olohuoneeseen
   5. Tehdyn "Lista irvistää"-huomion voi kopioda painikkeella ja tehdä kopioon tarvittavat muutokset
   6. "Duplikoi viimeinen" painikkeella tehdään kopio "Olohuone" sijainnista ja sen puutteista
   7. Painamalla "lisää sijainti" voidaan lisätä uusi sijainti esim. WC ja tehdä siihen tarvittavat havainnot.
   8. Tallentaa voi missä vaiheessa tahansa.
   9. Takaisin painikkeella pääset pois puutteiden täyttämisestä ja voit jatkaa lomakkeen täyttöä
   10. Halutessasi voit painaa "päivitä pdf", jolloin näet miltä lomake näyttää.

5. Lomakkeen etusivulla voidaan jatkaa lomakkeen täyttöä (jos lomakkeessa on sellaisia kenttiä). Lomake jää "keskeneräisiin", jos tässä näkymässä painaa sulje. Tämän lisäksi:
   1. Lomake voidaan jakaa muille käyttäjille tai lähettää pdf sähköpostilla
   2. Päivittää pdf vastaamaan täydennettyjä tietoja
   3. Painaa luo pdf, jolloin päästään allekirjoittamaan lomake

HUOM! Jos lomakkeelta on täyttämättä pakollisi kenttiä, aukeaa näkymä, josta näkee puutteelliset kohdat. Mikäli pakollisia kenttiä ei halua tai tarvitse täyttää voi dokumentin viimeistelyyn siirtyä painamalla ”Luo silti” painiketta.

Kuvan liittäminen dokumenttiin

Eri lomakkeisiin voi lisätä yhden tai useampia kuvia puhelimelta / tietokoneelta

• Kuvan suuntaa voi kääntää
• Kuvan korkeuden voi myös määrittää

Dokumentin allekirjoittaminen ja lähettäminen

Vastaanottajien valinta

Vastaanottajat näkymässä määritetään dokumentin vastaanottajat, kun dokumentti on allekirjoitettu sekä dokumentin allekirjoittajat.

• Allekirjoittajat: Allekirjoittajat kohdan alla on lista allekirjoittajia (1), jotka saavat allekirjoituspyynnön koskien dokumenttia. Allekirjoittajia voi (2) lisätä ”Uusi allekirjoittaja” painikkeella tai poistaa ”roskakori” painikkeella.
• Dokumentin saajat: Dokumentin saajat kohdan alta löytyy dokumentin vastaanottajat (3). Dokumentti lähetetään saajille vasta sitten, kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet dokumentin.
  • ”Uusi valintaruutu”, lisää uuden vaihtoehdon ”Dokumentin saajat” listaan. Tämä toimii ikään kuin suosikki vastaanottajina, jolloin ei tarvitse kuin valita listalta vastaanottaja
  • ”Uusi vastaanottaja”, lisää uuden vastaanottajan dokumentille kertaluontoisesti.

Allekirjoitustapaa voit muokata allekirjoittajakohtaisesti painamalla allekirjoittajan kohdalta. Tällöin voi määrittää millainen allekirjoitus halutaan tehdä.

Esikatselu- ja allekirjoitusnäkymä

Esikatselunäkymässä tarkastetaan dokumentin lopullinen ulkonäkö pdf-muodossa. Näkymään pääsee ”Esikatsele” painikkeen kautta.

Toiminnot:

• ”Takaisin" siirtyy takaisin dokumentin muokkaukseen.
• ”Saajat”, palaa takaisin vastaanottajien näkymään
• ”Lataa”, lataa dokumentin tietokoneellesi.
• "Lisää allekirjoitukset" avaa allekirjoitusnäkymän ja siihen voi käyttäjä esimerkiksi piirtää oman allekirjoituksensa.
  

Allekirjoituksen voi piirtää näytölle. Huomaa, että piirrettävä allekirjoitus voidaan tehdä ainoastaan saman "näytön" äärellä.

Kun dokumentti on allekirjoitettu, näytön alaitaan tulee näkyviin toiminto "Lähetä", joka lähettää dokumentin vastaanottajille ja Fondioniin.

• Mikäli dokumentissa on muita allekirjoittajia kuin dokumentin tekijä itse, lähtevät ensin allekirjoituspyynnöt dokumentin muille allekirjoittajille.
• Jos dokumentilla ei ole muita allekirjoittajia, siirtyy dokumentin tekijä sähköisen allekirjoituksen vahvistukseen.
• Jos dokumenttiin ei ole liitetty ollenkaan allekirjoittajia, lähetetään dokumentti suoraan dokumentin saajille.

‍

Dokumentti Fondionissa ja sähköpostissa

Dokumentti siirtyy "lähetä"-painikkeella liitteeksi Fondionin tilauksen "Tiedostot"-välilehdelle. Itse dokumentti tulee pdf-muotoisena ja mahdolliset kuvat ovat liitteenä zip-tiedostona.

Vastaanottajan sähköpostiin tehty dokumentti tulee liitteenä ja ladattavaksi linkin kautta.

Kansiot

Kansionäkymä mahdollistaa monipuolisen dokumenttien hallinnan kansiorakenteen avulla. Näkymän sisällä voi luoda, muokata ja katsella dokumentteja. Kansionäkymään pääsee ylävalikon kautta painamalla valintaa ”Kansiot”.

HUOM! Fondion päivittää kerran vuorokaudessa asiakkaat, projektit ja kansiorakenteen Fondionista Docsiin. Docsissa tehdyt lomakkeet liittyvät automaattisesti kohteen kansioon.

Dokumenttien toiminnot

Hiiren oikella näppäimellä saa auki valikon, jossa voi:

• ”Uusi kansio”, luo uuden kansion.
• ”Uusi Fondion docs-dokumentti”, avaa dokumentin luontinäkymän ja dokumentin valittua luo uuden keskeneräisen dokumentin kansion sisälle, jossa käyttäjä on sillä hetkellä.
• ”Etsi dokumentti”, etsii Doceanissa tehtyjä dokumentteja kansioista.
• ”Liitä dokumentti”, liittää dokumentin kansioon, jota ei ole luotu kansio näkymässä.
• ”Liitä jo lisätty liite”, liittää Docean-palvelussa olemassa olevan liitteen kansioon.
• ”Liitä tiedosto”, avaa tiedostoselaimen tietokoneelta, josta voit valita tiedoston liitettäväksi kansion sisälle.

Seuraavia toimintoja ei suositella käytettäväksi tai silloin ei dokumenttien siiryminen toimi Fondionin suuntaan rajapinnan kautta (Fondionin asiakkaat ja tilaukset perustuvat automaattisesti asiakkaisiin ja kohteisiin): 

• ”Uusi asiakas => projektikansio”, luo uuden asiakkaan, kohteen ja projektin rekistereihin sekä niille kansiot, joihin ne on liitetty.
• ”Uusi asiakaskansio”, luo uuden asiakkaan ja kansion, sekä liittää ne toisiinsa.
• ”Uusi kohdekansio”, luo uuden kohteen ja kansion, sekä liittää ne toisiinsa.
• ”Uusi projektikansio”, luo uuden projektin ja kansion, sekä liittää ne toisiinsa.

Kansioiden toiminnot

Kansioiden alta voi hiiren oikealla näppäimellä tehdä eri toimintoja.

• Leikkaa - Kansion voi "leikata" ja liittää toiseen kansioon.
• Siirrä roskakoriin - Kansion siirto roskakoriin
• Nimeä uudelleen - Kansion uudelleen nimeäminen
• Jaa linkki - Kansion sisällön voi jakaa kolmannelle osapuolelle
• Lataa - Koko kansion jakaminen zip-tiedostona.

Muut toiminnot

Kansioissa on myös muita mahdollisia toimintoja:

1. Uuden Fondion docs-dokumentin lisääminen kansioon
2. Liitteen lisääminen tietokoneelta
3. Lisätoimintoja - mm. uusi kansio, liitteiden lisääminen kansioon.
4. Uuden kansion perustaminen
5. Kuvan lisääminen puhelimelta (ei selaimessa)
6. Valikon piilottaminen
7. Hae projektit - Projektit / tilaukset päivitetään kerran vuorokaudessa automaattisesti Fondioniista. Painikkeella voit hakea projektit "käsin" ja lisätä uudet projektit vaikka kesken päivän.

‍

Kansion jakaminen

Kansion jakaminen kolmannelle osapuolelle tapahtuu seuraavasti:

1. Valitse "Jaa linkki".
2. Lisää sähköposti, jolle kansio jaetaan.
3. Määritä voimassaoloaika linkille ja lähetä "Sähköposti"
4. Vastaanottajan sähköpostista löytyy linkki kansioon - voit myös kopioda linkin näytöltä suoraan.

Tämän jälkeen vastaanottaja pääsee näkemään jaetut dokumentit linkin kautta.

Huom, tällä hetkellä ainoastaan "lukuoikeudet" ovat mahdolliset.

Rekisterit

Rekistereihin perustuvat automaattisesti Fondionista tilaukset eli kohteet ja asiakkaat. Docsissa on mahdollista ylläpitää asiakaskohtaisesti esimerkiksi mittalaitteita tai tuotteita, jotka on mahdollista saada valittavaksi erilaisiin dokumentteihin.

‍

Pohjat

Pohjat näkymässä voidaan luoda uusia lomakkeita ja määrittää mitä lomakkeita yrityksessä on käytössä.

Pohjien rajaaminen

Yrityksen pääkäyttäjän suositellaan rajaavan yrityksen käytössä olevat pohjat siten, että ainoastaan olennaiset pohjat ovat työntekijöiden käytettävissä.

Mene Pohjat-välilehdelle ja valitse "Näkyvillä käyttäjille"-sarakkeeseen valinta päälle, jos lomake halutaan näyttää ja valinta pois, jos lomaketta ei haluta näyttää.

Pohjien muokkaaminen

Pohjat näkymässä voit 1. luoda uuden tyhjän pohjan tai 2. tehdä kopion valmiista pohjasta ja lähteä muokkaamaan sitä haluamakseen.

Oman lomakkeen osalta voidaan lomake poistaa, kopioida ja muokata tietoja (esim. nimeä). Jos teet lomakkeeseen muutoksia, niin muutokset tulee aina julkaista.

Jos sinulla on tarve tehdä oma lomake, muutoksia nykyisiin lomakkeisiin tai haluat opetella lomakkeiden tekoa, suosittelemme pyytämään tähän erillisen koulutuksen. Teemme myös yrityskohtaisia muokkauksia lomakkeisiin tuntiveloitteisesti 80 €/h (alv.0)

Hallintapaneeli

Yleiset ominaisuudet

Jokaisella käyttäjällä näkyy hallintapaneeli-valikon alla seuraavat ominaisuudet

• Asetuksissa voit määrittää itsellesi esimerkiksi sovelluksen aloitusruudun ja liitteisiin / kuviin oletuksia.

• Profiilissa voit muokata Docsissa näkyvää nimeä, sekä muita yhteystietoja.

‍

Hallitse yritystä

Hallitse yritystä-valikko näkyy vain yrityksen pääkäyttäjillä ja valikon alla voidaan ylläpitää yritykseen liittyviä tietoja, sekä ylläpitää käyttäjiä.

Tiedot

Tiedoissa määritetään yrityksen perustiedot, kuten nimi, y-tunnus, osoite, sekä laskutustiedot.

Huom, laskutustietoja ei saa täydentää jos laskutus tapahtuu Fondionin kautta suoraan

Laskutus

Laskutus-välilehdellä näet tapahtumapohjaiset veloitukset, joita Docsin käytöstä on mahdollisesti muodostunut.

Asetukset

Asetuksiin lisätään esimerkiksi yrityksen logo, sekä Fondionin rajapintatunnukset. Samasta näkymästä voi päivittää hakea projektit ja käyttäjät Fondionista (tapahtuu muutoin kerran vuorokaudessa).

Käyttäjät

Huom, käyttäjät perustuvat automaattisesti Fondionista ja pääkäyttäjän tehtäväksi jää roolin valinta ja lisenssin aktivointi.

Käyttäjissä ylläpidetään yrityksen käyttäjiä ja lisätään uusia. Käyttäjän saa lisättyä +-merkistä ja tämän jälkeen täydennetään tarvittavat tiedot:

• Etunimi
• Sukunimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Työnjohtaja: Valinta vaikuttaa dokumenttien jakamiseen, jossa voi valita tiedoston menevän käyttäjän lisäksi työnjohtajalle.
• Rooli: Käyttäjä / Työnjohtaja / Johtaja
• Lisenssi: Lisenssin aktivoiminen mahdollistaa Docsin käytön.

Fondion Docs-sovellus

Fondion Docs-sovellus vastaa ominaisuuksiltaan selainta, mutta erityisesti arjessa käyttö on helpompaa ja nopeampaa erillisestä sovelluksesta.

Dokumentit

Dokumentit välilehdellä näet mm. valmiit ja keskeneräiset dokumentit. Dokumenttiin liittyviä toimintoja, mm. avaaminen, jakaminen, kopionti, saa valittua dokumentin nimestä. Alalaidan nuolinäppäimillä voi liikkua eri tilojen välillä ja +-merkistä voi luoda uuden dokumentin.

Dokumentin luonti

Dokumentin luonti alkaa halutun pohjan valinnalla. Tämän jälkeen täydennetään lomakkeen vaatimat tiedot. Lomakkeen voi jättää "keskeneräiseksi" tallentamalla sen tai sen merkitä valmiiksi / lähettää valitsemalla "Luo PDF". Dokumentin luonnin jälkeen määritetään allekirjoittajat ja/tai vastaanottajat. Lopuksi lomake allekirjoitetaan ja valitaan "Lähetä".

Kansiot

Kansiot-välilehdellä näet jokaisen projektin kansiot ja voit lisätä sinne kuvia ja muita dokumentteja.

1. Kansioon voi lisätä dokumentteja tai uusia lomakkeita voi esimerkiksi luoda kansiosta suoraan. Hyvin usein kansioihin lisätään suoraan kuvia puhelimelta.
2. Lisättyyn kuvaan voi docsissa tehdä yksinkertaisia merkintöjä/muokkauksia esim. korostaa virheen kohtaa.

‍

Työajankirjaus Fondioniin

Sovelluksen sisällä voit myös kirjata tunnit suoraan Fondioniin eli valitse silloin Fondion-ikoni ja kirjaa tunnit/poissaolot normaalin käytänteen mukaisesti.

‍