Yleistä

Kun asiakkaalla on käytössä Fondionin lisäksi Movenium, rajapinta mahdollistaa tietojen siirron järjestelmien välillä. Käytännössä Fondioniin perustetaan valmiiksi:

• Työntekijät (myös alihankkijat, jos heidän tuntejaan halutaan esim. edelleenlaskuttaa), jotka siirtyvät automaattisesti Moveniumiin.
• Tilaukset ja sopimukset, sekä litterat, jotka siirtyvät automaattisesti Moveniumiin

Movenium noutaa Fondionista automaattisesti työntekijät, tilaukset ja muut tarvittavat tiedot työkirjauksia (ja poissaoloja) varten. Moveniumissa hyväksytyt kirjaukset siirtyvät Fondionin kustannusseurantaan, laskutukseen, sekä siirrettäväksi palkanlaskentaan.

Tilaukset, jotka ovat tilassa uusi tilaus, työ kesken, sisäinen luovutus ja toimitus valmis siirtyvät Moveniumiin. "Laskutettu"-tilassa olevat tilaukset eivät siirry (Laskutettu-tila ei estä ostolaskujen kohdistamista tai laskuttamista Fondionissa). Myöskään liidit ja tarjoukset eivät siirry.

Huom. Aliurakoitsijat ja muut käyttäjät voi perustaa Moveniumiin suoraan, jos heidän kirjaustensa ei tarvitse siirtyä Fondioniin

Moveniumin tarkemmat ohjeet löytyvät: Movenium ohjeet

‍

Termistö

Fondionissa ja Moveniumissa käytetyt käsitteet eroavat hiukan ja alla kuvattuna miten asiat "linkittyvät" toisiinsa

‍

Tilaus = Työmaa

Fondionissa käytetään termiä Tilaus ja tämä tarkoittaa Moveniumin Työmaata. Vastaavasti voitaisiin puhua esim. projektista tai kohteesta.

Sopimus / Tarjous = Aliprojekti

Fondionissa jokaisella Tilauksella on vähintään yksi Sopimus/Tarjous. Moveniumissa käytetty termi on Aliprojekti. Käytännössä tilauksella voi esimerkiksi olla yksi pääurakka. Samaan tilaukseen tulee urakan edetessä lisä- ja muutostöitä 3 kappaletta. Tällöin työntekijä voi valita, kirjaako hän tunnit pääurakkaan vai jollekin kolmesta lisätyöstä.

Kategoriataso 1 = Tehtävä

Kategoria tarkoittaa Fondionissa käytännössä litteraa. Kategoriataso 1 on litteroiden päätaso eli esimerkiksi Talo-80 jaottelussa 3.Runko- ja vesikattorakenteet tai 4.Täydentävät rakenteet.‍

Kategoritaso 2 = Alitehtävä

Kategoria tarkoittaa Fondionissa käytännössä litteraa. Kategoriataso 2 on litteroiden toinen taso eli esimerkiksi Talo-80 jaottelussa meillä on tasolla 1 "4.Täydentävät rakenteet". Kyseisen litteran alla voisi olla työntekijän valittavissa litterat 41. Ikkunat, 43.Ovet, 45. Kevyet väliseinät tms.

‍

Allaolevassa kuvassa on vielä havainnollistettu, miten asiat linkittyvät toisiinsa Moveniumin ja Fondionin välillä:

Mitä tietoja liikkuu Moveniumin ja Fondionin välillä?

‍

‍

Asetukset järjestelmien välillä

Jotta integraatio toimii oikein, seuraavien asioiden pitää olla tehtynä Fondionisa ja Moveniumissa tässä järjestyksessä.

1. Kustannusseurannnan taso on laitettava samaksi molemmissa ohjelmisssa

Kustannusseurannan tarkkuustaso on siis se taso, jolla halutaan kustannuksia seurata. Osa projekteista voi olla litteroituja (Fondionissa sopimusmuodot kokonaishinta ja laskutyöurakka ovat tyypillisesti litteroituja). Näistä poikkeavasti sopimusmuoto "pieni laskutyö" on sellainen, joka ei litteroita vaadi. Perusperiaatteena on, että litteroitaville urakoille tulee valita tehtävä ja alitehtävä aina, jos kustannusseurannan tarkkuustaso on tälle tasolle määritetty.

Alla on kuvattuna tarkemmin seurantatasoja:

• Fondion:
  • Moveniumissa seurantatasoja voi olla max 4 tasoa eli Fondionissa voidaan valita maksimissaan kategoriataso 2 työajanseurannan osalta.
  • Kustannusseurannan tarkkuustaso määritetään polussa Ylläpito --> Taloushallinto --> "Kustannusseurannan tarkkuustaso".
  • Valitse haluamasi tarkkuus seurantaan.

• Moveniumin ympäristön osalta määritetään taso samalle tarkkuudelle kuin Fondionin valinta eli:
  • Mikäli Fondionissa on valittuna tasoksi Tilaus —> Työmaa: Aliprojekteihin valinta "Ei käytössä", tehtäviin valinta "Ei käytössä"
  • Mikäli Sopimus (tilaus+sopimus)—> Aliprojektit: Aliprojekteihin valinta "Eri aliprojektit tai työmaavaiheet joka projektille", tehtäviin valinta "Ei käytössä"

• Mikäli Kategoriataso 1 (tilaus+sopimus+kategoria 1) —> Tehtävä: Tehtäviin valitaan "Useita tehtäviä työajassa". Myös yksi tehtävä per työaika on mahdollinen. Alitehtävistä liukukytkin pois.
• Mikäli myös Kategoriataso 2 (tilaus+sopimus+kategoria 2)—> Alitehtävä: Tehtäviin valitaan "Useita tehtäviä työajassa". Myös yksi tehtävä per työaika on mahdollinen. Alitehtäviin liukukytkin päälle.

‍

HUOM! Jos vanhat Moveniumin Tehtävät käytössä, ne eivät katoa mihinkään vaan ovat käytettävissä siirtymäajan! Jos vanhalla tehtävällä tai aliprojektilla yritetään siirtää työaikaa Fondioniin, se menee virheeseen koska ne eivät ole tulleet Fondionista.

2. Moveniumissa laitetaan palkanmaksu ja palkkalajit päälle

Asetuksissa valitaan "Palkkalajit" ja laitetaan ne päälle liukukytkimellä. Moveniumiumin tarkemmat ohjeet löytyvät: Movenium ohjeet

Huom. Jos olet vanha Moveniumin asiakas —> ota yhteyttä sovellustukeen tarvittavien muutosten tekemiseksi!

‍3. Fondionin palkka-asetukset

• Mene Fondionissa Palkat —> Oletus palkkalajit —> Korjaa oletuspalkkalajien numeroiksi xxyyzz (esim 9999200 ja 9999100) kaikkiin muihin paitsi "Tuntien seuranta"

• Lisää Valinnaiset palkkalajit kohtaan Tuntiyö ja Tuntityö, kk-palkkalajit ja niiden koodit (koodit tulee olla samat kuin palkanlaskentajärjestelmässä, sekä Moveniumissa)

• Lisää kaikki muut tarvittavat palkkalajit halutulla koodituksella(koodit tulee olla samat kuin palkanlaskentajärjestelmässä, sekä Moveniumissa)

Varmista, että jokaisen valinnaisen palkkalajin "Määrä asetukseen" on valittuna "Kysy käyttäjältä".

4. Käyttäjäkohtaiset palkka-/kustannustiedot valinnaisilla palkkalajeilla

Varmista, että kaikkien käyttäjien "takana" (Ylläpito --> Käyttäjät) on valinnaisella palkkalajilla (esim. Tuntipalkka) on oikea tuntikustannus ja sivukulukerroin. Jokaisen käyttäjän tiedot pitää muokata yksitellen.

Käyttäjien ja käyttäjäkohtaisten valinnaisten palkkalajien asetusten Excel-tuonti auttaa näiden tietojen massapäivityksessä: Excel-tuonnin ohjeet

‍

5. Fondionin muut käyttäjäkohtaiset tiedot ja asetukset‍

• 1. Käyttäjien tiedoissa on myös valinta ”käytetään integraatiossa” - tämä jätetään tyhjäksi, jos käyttäjän ei haluta siirtyvän Moveniumiin.
• 2. Työntekijän tunnus tulee olla sama kuin palkanlaskentajärjestelmässä molemmissa järjestelmissä (Moveniumissa ja Fondionissa).
• 3. Jos Movenium-palvelussa on Automaattinen pääurakointi-kokonaisuus päällä, niin tällöin Fondionissa työntekijöiden tiedoissa tulee olla "Ilmoitetaan verohallinnolle"-valitan päällä ja tiedot täydennettynä. Tällä varmistetaan että veronumero tulee rajapinnan yli myös Moveniumiin.

6. Rajapinnan aktivoiminen

• Mene Movenium sovelluskauppaan ja klikkaa integraatio päälle

• Mene Fondionissa Ylläpito —> Yleiset —> alalaita ja Lisää tunnus —> laita nimi ja kuvaus sekä valitse Käyttäjät, työ- ja poissaolokirjaukset ja Tarjouslaskennat
  • Kopioi Tunnus (client ID), Fondion ympäristön tunnus (TenantID) ja Salasana (Client secret) —> Huom. Salasanaa ei näe enää toista kertaa

• Mene Moveniumissa Palkanmaksu —> Asetukset —> lisää Fondionista kopioimasi tiedot omiin kenttiin (client id, tenant id ja client secret)

• Mene Moveniumissa Integraatiot ja aja Fondion user import ja Fondion project and task import - Eli hae käyttäjät ja tilaukset, sekä sopimukset  Fondionista Moveniumiin. Haku tapahtuu automaattisesti kerran vuorokaudessa

Huom: Tilaukset (sekä sopimukset ja litterat) ja työntekijät tulee olla perustettuna Fondioniin valmiiksi ennen siirtoa.

7. Palkkalajien tunnusten/koodien täsmäytys

• Palkkalajeille tulee määritellä tunnukset / koodit siten, että ne yhtenevät Moveniumissa - Fondionissa - Palkanlaskennan järjestelmässä
  • Eli käytännössä kaikissa kolmessa ohjelmistossa tulee olla samat palkkalajit ja koodit
  • Kohdassa kolme määritettiin palkkalajit Fondionissa. Samat lajit ja koodit tulee syöttää myös Moveniumissa.

• Palkkalajeissa on lisäksi hyvä huomioida miten esimerkiksi ylityöt siirretään Moveniumista Fondioniin ja lopulta palkanlaskentaan. Esimerkiksi jos tehdään 10h työpäivä, jossa on 2h ylityötä, niin riippuen palkanlaskennan järjestelmästä ja palkanlaskijasta kirjaus voidaan haluta käsitellä eri tavoin.
  • 10 h aikapalkka (aikapalkka sis. ylityön perusosan) + 2 h ylityö 50% vrk
  • 8 h aikapalkka + 2h ylityön perusosa + 2h ylityö 50% vrk
  • 8 h aikapalkka + 2h ylityö 50% vrk (ylityö sis. ylityön perusosan)

• Palkkalajien tulee siis täsmätä kaikkien järjestelmien välillä ja lisäksi on hyvä varmistaa, että ylityöt, lomat ja poissaolot, verottomat korvaukset toimivat oikein. Varmista eri käsittelyt palkanlaskijaltasi ja tarvittaessa pyydä apua asetusten kanssa, jotta ne saadaan toimimaan sujuvasti.

8. Muut asetukset Moveniumissa

Alla nostoja muutamista Moveniumin asetuksista - tarkemmat ohjeistukset löydät seuraavasta linkistä: Movenium ohjeet

• Työaika ja tauko -valikossa voidaan määrittää miten aikoja syötetään.
  • Syöttötapaan valitaan "Jälkisyöttö: Kirjataan aloitus- ja lopetu kellonsaikoina" tai "Kellokortti".
  • ‍HUOM! Jälkisyöttö: kirjataan työtunnit ei ole mahdollinen.
  • Näkymässä on myös muita asetuksia taukoon ja kirjausten muokkauksiin tms. liittyen.

• Työaikaryhmiin voit perustaa erikseen esimerkiksi tuntipalkka, kk-palkka ja alihankkijat. Tällöin voit määrittää ryhmäkohtaisesti palkkalajit ja vaikuttaa siihen mitkä siirretään Fondioniin ja mitä ei.

‍

‍

• Verottomat korvaukset voi määrittää palkanmaksussa halutulla tavalla:

• Palkkakaudet tietoihin palkanlaskennan mukaisesti:

• Ylitöille voidaan määrittää automatiikkaa taustalle, jotta kirjaukset tulevat automaattisesti halutulla tavalla.

• Poissaolot lisätään kuten palkkalajit eli koodit ovat samat eri järjestelmien välillä. Samalla määritetään onko poissaolokirjaus päiviä, tunteja vai molempia. Osassa järjestelmiä tulee olla omat poissaololajit kokopäivän ja osapäivän poissaoloille.

‍

Moveniumiumin tarkemmat ohjeet löytyvät: Movenium ohjeet

‍

‍

Toimintoja

‍

Palkkakirjausten lähettäminen uudelleen Fondioniin

Jos Fondioniin lähetetettyä kirjausta tarvitsee muokata ja lähettää se uudestaan Fondioniin, niin...

• Kirjauksen lukitus tulee poistaa (1) ja vaihtaa se avoimeksi (2).
• Fondioniin siirretty kirjaus tulee myös poistaa eli vaihda se siellä "tarkastettavana" tilaan ja valitse "Poista"
• Kirjausta voi muokata Moveniumissa ja sen jälkeen hyväksyä, niin kirjaus siirtyy uudelleen Fondioniin korjatuilla tiedoilla.

Tilausten tai työntekijöiden siirtäminen manuaalisesti

Moveniumin integraatiot-valikon alta voi halutessaan "ajaa" integraation myös manuaalisesti - tällöin esim. uuden tilauksen saa siirtymään Moveniumiin nopeammin. Käytännössä valitaan haluttu integraatio (työntekijät tai projektit) -> Valitaan "Suorita"

Virheloki ja virhetilanteiden ratkaiseminen

Moveniumin integraatiot-valikossa on myös välilehti "Fondion virheet", jossa näet mahdolliset virheeseen jääneet siirrot ja niihin syitä. Vastaus ja tiedosto sarakkeesta voi päätellä mikä virhe saattaisi olla kyseessä.

‍

‍