Label

Integraatiot

Taloushallinnon rajapinnat

Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.

Kuvaus eri taloushallintojärjestelmien toimintaperiaatteista rajapinnassa.

Integraatio

Heading 1

Yleistä

Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.

‍

Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.

‍

Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen

Lisätäksesi käyttäjiä Excel-tuonnilla lataa ensin käyttäjien tuontipohja. Löydät tuontipohjan Ylläpito > Käyttäjät sivun Excel-painikkeen takaa.

‍

Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.

Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:

Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan.
HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus

‍

Palkkalajiasetusten Excel-tuonti

Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.

‍

Palkkalajiasetusten Excel-sarakkeet (muokattavissa olevat):

Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji

‍

Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.

‍

Netvisor

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Avoin-tilassa olevat ostolaskut heti saapumisen jälkeen
- Noin 5 min välein
Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon).
Ostolaskujen maksatus:
- Netvisor vaatii erillisen maksatuksen, Fondionin hyväksyntä ei riitä.
- HUOM! Rajapintaan voidaan määrittää "Muodostetaanko ostolaskujen tiliöintitosite automaattisesti hyväksynnän yhteydessä" -> Jos se ei muodostu, niin kirjanpidon tositteet tulee luoda käsin - tästä voit olla yhteydessä tuki@fondion.com

Automaattikohdistus Fondionissa:
- Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Ostolaskun laskunumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Käyttäjä voi muuttaa kirjauspäivää Fondionissa ostolaskua tarkistaessaan. Netvisorissa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä kirjauspäivä -niminen kenttä.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

‍

Myyntilaskut:

Myyntilaskuen vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Laskutettu -> Maksettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Voidaan määrittää Netvisorin asetuksista halutaanko lähettää vai ei.

Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Päivittyy Netvisorista kerran vuorokaudessa Fondioniin.
Maksuehto
- "Eräpäivä" eli eräpäivä laskettu Fondionin maksuehdon perusteella
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Netvisorin Sisäiset lisätiedot-kenttä
Laskun kieli
- Suomi
Factoring:
- Ei tuettu. Tarvittavat muutokset tulee tehdä laskuluonnokseen ja lähettää lasku taloushallinnosta muokattuna.
Käänteisen ALV:n tieto:
- Muodostuu laskun alkuteksteihin Fondionista. Huom! Netvisorin asetuksista tulee ottaa pois "veroteksti", jotta ei tulostu kahteen kertaan.
Liitteet
- Kokorajoite 5 MB
- Liitetiedoston nimi max. 50 merkkiä pitkä
Työn osuus:
- Muodostuu laskun alkuteksteihin
Muita huomioita
- Desimaalit myyntilaskulla -> Myyntilaskun desimaalien määrään voidaan vaikuttaa Netvisorin asetuksista.
- Selitteessä merkkimäärän rajoite 200 merkkiä.

Procountor

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Laskun luonnin jälkeen. Noin 5 min välein

Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Procountorissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Procountorissa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.
Ostolaskujen maksatus:
- Procountor vaatii erillisen maksatuksen, Fondionin hyväksyntä ei riitä.

Automaattikohdistus Fondionissa:
- Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Lisätietoa
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Laskunumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Ominaisuutta ei toteutettu.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.
- Muut virhetilanteet:
Muuta huomioitavaa:
- Jos Juniortiliöinti otetaan käyttöön, niin silloin siitä tulee ilmoittaa tuki@fondion.com

Myyntilaskut:

Myyntilaskuen vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Siirrossa --> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti asiakkaalle:
- Määritetään rajapintaan Fondionin toimesta. Muutoksista ilmoita tuki@fondion.com
Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring
- Ei tuettu. Tarvittavat muutokset tulee tehdä laskuluonnokseen ja lähettää lasku taloushallinnosta muokattuna.

Käänteisen ALV:n tieto:
- Muodostuu lisätietoja-kenttään Fondionista.
Muut huomiot:
- Lisätiedot tulostuvat laskulle tuoterivien yläpuolelle. Rajoite on 500 merkkiä ja rivinvaihdot syötetään \ -merkkeinä.
- Työkirjausten kommentit voi sisällyttää myyntilaskun liitteeseen Tarkista / Laskuta -näkymän laskutusmodaalista löytyvällä asetuksella.
Liitteet
- Kokorajoite noin 10 MB
Työn osuus:
- Muodostuu lisätietoja-kenttään
Muita huomioita
- Tuotekoodissa rajoite 40 merkkiä
- Myyntilaskun rivien selite 80 merkkiä

Fennoa

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Api-käyttäjällä hyväksyttävänä-tilassa, jotka luotu tai muokattu “tämä päivä -1". Noin 5 min välein

Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Fennoassa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Fennoassa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.
Ostolaskujen maksatus:
- Voidaan valita asetuksissa, että hyväksytäänkö Fondionista vai Fennoassa
Automaattikohdistus Fondionissa:
- Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat ja vain Fennoan oletusmaksuehdot näkyvät
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Fennoa
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Tilausnumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Kirjauspäivä tulee Fondioniin Fennoasta, jossa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä tositepäivä -niminen kenttä. Jos kirjauspäivän haluaa muuttaa, se on tehtävä Fennoassa. Kenttä ei ole muokattavissa Fondionissa, koska Fennoan rajapinta ei salli kentän muuttamista.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

Myyntilaskut:

Myyntilaskun vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Siirrossa --> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Määritetään rajapintaan Fondionin toimesta. Muutoksista ilmoita tuki@fondion.com
Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi, ruotsi, englanti
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring:
- Myyntilaskut tulee jättää "Luonnos"-tilaan ja tehdä tarvittavat muutokset laskuluonnokseen
- Huom. Kohta myyntilaskujen lähetys automaattisesti
Käänteisen ALV:n tieto:
- Laskun otsikkoselitteeseen.
Muut huomiot:
- Laskun otsikkoselite tulostuu tuote-rivien yläpuolelle. Rajoite on 500 merkkiä
- Työkirjausten kommentit voi sisällyttää myyntilaskun liitteeseen Tarkista / Laskuta -näkymän laskutusmodaalista löytyvällä asetuksella.

Liitteet
- Kokorajoite noin 10 MB
Työn osuus:
- Laskun otsikkoselitteeseen.
Muita huomioita
- Fennoassa tuotekoodin pitää laskukohtaisesti olla eri selitteellä uniikki. Mikäli Fondionista tehdään samalla tuotekoodilla, niin rajapinta lisää koodin jälkeen juoksevasti “-001”, “-002”...Rajoite: 32 merkkiä
- Myyntilaskun rivien selite 500 merkkiä

Talenom

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto Taloushallinnosta Fondioniin:
- Nouto manuaalisesti Ostolaskut-näkymästä "Nouda".
- Vaatii kirjautumisen kirjautumisen.
Käteiskuitit:
- Tulevat ostolaskuina Fondioniin, liitteet käsiteltävä Talenomissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Talenomissa
Noudettavat ostolaskut:
- Uudet / Saapuneet ostolaskut
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.

Ostolaskujen maksatus:
- Maksatus tapahtuu Fondionin hyväksynnällä, Talenomilta voi kysyä vaihtoehtoa tarvittaessa.

Automaattitkohdistus Fondionissa
- Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Myyjän viite / Myyntitilausnumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Käyttäjä voi muuttaa kirjauspäivää Fondionissa ostolaskua tarkistaessaan. Talenomissa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä TositePvm -niminen kenttä.

Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon.
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

Myyntilaskut:

Myyntilaskun vaiheet:
- Avoin -> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Myyntilaskut lähtevät asiakkaalle automaattisesti. Talenomilta voi kysyä vaihtoehtoa tarvittaessa.

Myyntilaskujen lähetysaika:
- Heti
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring:
- Kyllä. Talenomin tukemat Factoring-palveluntarjoajat.
Käänteisen ALV:n tieto:
- Tulee myyntilaskulle
Liitteet
- Kokorajoite 5 MB
Työn osuus:
- Tulee laskulle