Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.

Tarjouslaskenta:

Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.

Sopimuksen tekeminen:

Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.

Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:

projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja

‍

Uuden projektin lisääminen

Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".

Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.

Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.

‍

Asiakkaan tiedot

Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.

Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:

Asiakastyyppi
Organisaation nimi

Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.

‍

Projektin tiedot

Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.

‍

Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti

Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.

‍

Netvisor

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Avoin-tilassa olevat ostolaskut heti saapumisen jälkeen
- Noin 5 min välein
Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon).
Ostolaskujen maksatus:
- Netvisor vaatii erillisen maksatuksen, Fondionin hyväksyntä ei riitä.
- HUOM! Rajapintaan voidaan määrittää "Muodostetaanko ostolaskujen tiliöintitosite automaattisesti hyväksynnän yhteydessä" -> Jos se ei muodostu, niin kirjanpidon tositteet tulee luoda käsin - tästä voit olla yhteydessä tuki@fondion.com

Automaattitkohdistus Fondionissa:
- Toimii, automaattikohdistus
Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Ostolaskun laskunumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Käyttäjä voi muuttaa kirjauspäivää Fondionissa ostolaskua tarkistaessaan. Netvisorissa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä kirjauspäivä -niminen kenttä.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

‍

Myyntilaskut:

Myyntilaskuen vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Laskutettu -> Maksettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Voidaan määrittää Netvisorin asetuksista halutaanko lähettää vai ei.

Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Päivittyy Netvisorista kerran vuorokaudessa Fondioniin.
Maksuehto
- "Eräpäivä" eli eräpäivä laskettu Fondionin maksuehdon perusteella
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Netvisorin Sisäiset lisätiedot-kenttä
Laskun kieli
- Suomi
Factoring:
- Ei tuettu. Tarvittavat muutokset tulee tehdä laskuluonnokseen ja lähettää lasku taloushallinnosta muokattuna.
Käänteisen ALV:n tieto:
- Muodostuu laskun alkuteksteihin Fondionista. Huom! Netvisorin asetuksista tulee ottaa pois "veroteksti", jotta ei tulostu kahteen kertaan
Muut huomiot:
- Selitteessa merkkirajoite 200 merkkiä
Liitteet
- Kokorajoite 5 MB
- Liitetiedoston nimi max. 50 merkkiä pitkä
Työn osuus:
- Muodostuu laskun alkuteksteihin
Muita huomioita
- Desimaalit myyntilaskulla -> Myyntilaskun desimaalien määrään voidaan vaikuttaa Netvisorin asetuksista.

Procountor

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Laskun luonnin jälkeen. Noin 5 min välein

Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Procountorissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Procountorissa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.
Ostolaskujen maksatus:
- Procountor vaatii erillisen maksatuksen, Fondionin hyväksyntä ei riitä.
Automaattitkohdistus Fondionissa:
- Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Lisätietoa
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Laskunumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Ominaisuutta ei toteutettu.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.
- Muut virhetilanteet:
Muuta huomioitavaa:
- Jos Juniortiliöinti otetaan käyttöön, niin silloin siitä tulee ilmoittaa tuki@fondion.com

Myyntilaskut:

Myyntilaskuen vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Siirrossa --> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti asiakkaalle:
- Määritetään rajapintaan Fondionin toimesta. Muutoksista ilmoita tuki@fondion.com
Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring
- Ei tuettu. Tarvittavat muutokset tulee tehdä laskuluonnokseen ja lähettää lasku taloushallinnosta muokattuna.

Käänteisen ALV:n tieto:
- Muodostuu lisätietoja-kenttään Fondionista.
Muut huomiot:
- Lisätiedot tulostuvat laskulle tuoterivien yläpuolelle. Rajoite on 500 merkkiä ja rivinvaihdot syötetään \ -merkkeinä.
Liitteet
- Kokorajoite noin 10 MB
Työn osuus:
- Muodostuu lisätietoja-kenttään
Muita huomioita
- Tuotekoodissa rajoite 40 merkkiä
- Myyntilaskun rivien selite 80 merkkiä

Fennoa

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto taloushallinnosta Fondioniin:
- Api-käyttäjällä hyväksyttävänä-tilassa, jotka luotu tai muokattu “tämä päivä -1". Noin 5 min välein

Ostolaskujen siirto Fondionista taloushallintoon
- Automaattisesti hyväksynnän jälkeen
Käteiskuitit:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Netvisorissa.
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä:
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.
Ostolaskujen maksatus:
- Voidaan valita asetuksissa, että hyväksytäänkö Fondionista vai Fennoassa
Automaattitkohdistus Fondionissa
- ‍
  Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat ja vain Fennoan oletusmaksuehdot näkyvät
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Tilausnumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Kirjauspäivä tulee Fondioniin Fennoasta, jossa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä tositepäivä -niminen kenttä. Jos kirjauspäivän haluaa muuttaa, se on tehtävä Fennoassa. Kenttä ei ole muokattavissa Fondionissa, koska Fennoan rajapinta ei salli kentän muuttamista.
Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

Myyntilaskut:

Myyntilaskun vaiheet:
- Avoin -> Lähetyksessä -> Siirrossa --> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Määritetään rajapintaan Fondionin toimesta. Muutoksista ilmoita tuki@fondion.com
Myyntilaskujen lähetysaika:
- 5 min välein
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi, ruotsi, englanti
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring:
- Myyntilaskut tulee jättää "Luonnos"-tilaan ja tehdä tarvittavat muutokset laskuluonnokseen
- Huom. Kohta myyntilaskujen lähetys automaattisesti
Käänteisen ALV:n tieto:
- Laskun otsikkoselitteeseen.
Muut huomiot:
- Laskun otsikkoselite tulostuu tuote-rivien yläpuolelle. Rajoite on 500 merkkiä
Liitteet
- Kokorajoite noin 10 MB
Työn osuus:
- Laskun otsikkoselitteeseen.
Muita huomioita
- Fennoassa tuotekoodin pitää laskukohtaisesti olla eri selitteellä uniikki. Mikäli Fondionista tehdään samalla tuotekoodilla, niin rajapinta lisää koodin jälkeen juoksevasti “-001”, “-002”...Rajoite: 32 merkkiä
- Myyntilaskun rivien selite 500 merkkiä

Talenom

Ostolaskut

Ostolaskujen nouto Taloushallinnosta Fondioniin:
- Nouto manuaalisesti Ostolaskut-näkymästä "Nouda".
- Vaatii kirjautumisen kirjautumisen.
Käteiskuitit:
- Tulevat ostolaskuina Fondioniin, liitteet käsiteltävä Talenomissa.
Matkalaskut:
- Eivät tule Fondioniin, käsitellään Talenomissa
Noudettavat ostolaskut:
- Uudet / Saapuneet ostolaskut
Hyväksytyn ostolaskun uudelleen kohdistus ja hyväksyntä
- Jos ostolasku on Fondionissa hyväksytty-tilassa niin, niin uudelleenkohdistus ja hyväksyntä ei muuta taloushallinnon tietoja (ainoastaan ensimmäinen hyväksyntä siirtää kustannuspaikka ja tilaustiedot taloushallintoon.

Ostolaskujen maksatus:
- Maksatus tapahtuu Fondionin hyväksynnällä, Talenomilta voi kysyä vaihtoehtoa tarvittaessa.

Automaattitkohdistus Fondionissa
- ‍
  Toimii, automaattikohdistus

Maksuehdot:
- Yleiset maksuehdot toimivat.
- Jos toimittajilla maksuehdoissa kassa-alennuksia, niin ne eivät toimi rajapinnassa (esim. 14pv -2%, 14 pv netto) -->Suositellaan neuvottelemaan uudelleen maksuehdot tällaisissa tapauksissa.
Ostolaskun viitekentät Fondion vs. Netvisor
- Fondion / Myyjän viite --> Viitteemme
- Fondion / Ostajan viite --> Viitteenne
- Fondion / Ostajan tilausnumero --> Myyjän viite / Myyntitilausnumero
Kirjanpidon kirjauspäivä (=Fondionissa "Tapahtuman pvm"-kenttä ostolaskun tiedot-välilehdellä):
- Käyttäjä voi muuttaa kirjauspäivää Fondionissa ostolaskua tarkistaessaan. Talenomissa vastaava kenttä on kultakin ostolaskulta löytyvä TositePvm -niminen kenttä.

Poikkeustilanteet:
- Jos ostolasku poistettu taloushallinnosta -> Virheilmoitus, lasku tulee poistaa Fondionista.
- Jos ostolasku käsitelty etukäteen taloushallinnossa -> Ostolasku menee Fondionissa hyväksytty tilaan. Tiedot eivät päivity taloushallintoon.
- Ostolaskun poistaminen Fondionista -> Jos ostolaskun poistaa Fondinista, niin tieto ei välity taloushallintoon.
- Ostolaskun hylkääminen Fondionista -> Hylkääminen hylkää ostolaskun myös taloushallinnosta.

Myyntilaskut:

Myyntilaskun vaiheet:
- Avoin -> Laskutettu (Hyvitetty / Osittain hyvitetty)
Myyntilaskujen lähetys automaattisesti:
- Myyntilaskut lähtevät asiakkaalle automaattisesti. Talenomilta voi kysyä vaihtoehtoa tarvittaessa.

Myyntilaskujen lähetysaika:
- Heti
Maksutilanne
- Ei saatavilla
Laskun kieli:
- Suomi
Maksuehto
- Fondionin mukaisesti (esim. 14pv netto)
Laskukohtainen sisäinen lisätieto
- Ei välity taloushallintoon
Factoring:
- Kyllä. Talenomin tukemat Factoring-palveluntarjoajat.
Käänteisen ALV:n tieto:
- Tulee myyntilaskulle
Liitteet
- Kokorajoite 5 MB
Työn osuus:
- Tulee laskulle