Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Myyntilaskutettavien tuotteiden, kuten tarvikkeiden, edelleenlaskutettavien ostolaskurivien ja työn hinnoittelu perustuu pääasiassa ylläpidon asetuksissa luotaviin hinnoittelumalleihin. Hinnoittelumallit mahdollistavat asiakas- ja projektikohtaisen hinnoittelun. Tarvikkeille voi myös asettaa kiinteät myynti-/yksikköhinnat.
Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Hinnoitteluasetukset yleisesti
Tässä ohjeessä kuvataan erilaiset hinnoittelutavat myyntilaskutettaville tuotteille.
Laskutettavat työt:
Työlajikohtaisen hinnoittelun voit määrittää sivulla Ylläpito > Myyntilaskutus. Voit luoda useita eri hinnoittelumalleja (esimerkiksi eri mallit yksityisasiakkaille ja yritysasiakkaille), ja jokaisessa mallissa voi olla määriteltynä erilainen työn hinnoittelu (eri kate-% ja/tai YK-kerroin).
Voit myös muokata laskutettavaa hintaa yksittäisellä myyntilaskurivillä, mutta tämä on paljon hitaampaa monien rivien kanssa. Siksi ylläpitoon keskitetyt hinnoittelumallit kannattavat.
Edelleenlaskutettavat ostolaskurivit ja materiaalirivit:
Ylläpidossa voit luoda edelleenlaskutettaville ostolaskuriveille ja materiaaliriveille hinnoittelumallit sivulla Ylläpito > Myyntilaskutus. Voit luoda useita eri hinnoittelumalleja (esimerkiksi eri mallit yksityisasiakkaille ja yritysasiakkaille), ja jokaisessa mallissa voi olla määriteltynä erilaiset hinnoitteluperusteet (eri kate-% ja/tai YK-kerroin).
Tarvikkeille ja muun tyyppisille nimikkeille voit määritellä kiinteät myynti-/yksikköhinnat sivulla Hankinnat > Tarvikkeet.
Yksikköhintakirjaukset:
Yksikköhintakirjausten hinnoittelun ohjeet on kuvattu erikseen omalla ohjesivullaan: Yksikköhintakirjaukset
Samat hinnoittelumallit vaikuttavat sekä tarvikkeisiin, edelleen laskutettaviin ostolaskuriveihin että laskutettavaan työhön. Hinnoittelumalliin kuuluvat hinnoitteluperusteet ovat kuitenkin eriteltyinä tapahtumalajeittain.
Ylläpidossa materiaalien, ostolaskurivien ja työn hinnoittelu asetetaan erikseen. Koska nämä vaikuttavat lopulta saman hinnoittelumallin kautta, hinnoittelumallin valinta asiakasta, projektia tai tarjouslaskentaa tehdessä vaatii vain oikean hinnoittelumallin valinnan, eikä mitään muita hinnoittelun asetuksia. Voit siis tehdä kerralla kaikki tarvittavat hinnoittelumallit ylläpidon asetuksiin, ja tämän jälkeen projektikohtainen hinnoittelu on helppoa ja nopeaa.
Myyntilaskutuksen hinnoittelu ja tarjouslaskennan hinnoittelu asetetaan erikseen
Polussa "Ylläpito >> Myyntilaskutus" voidaan määrittää yritykselle erilaisia laskutuksessa käytettäviä hinnoittelumalleja.
Polussa "Ylläpito >> Tarjouslaskenta >> Kate-% ja yleiskulukerroin" voidaan määrittää tarjouslaskennassa käytettävät hinnoitteluperusteet.
Asiakas- ja tilauskohtaiset hinnoittelumallit tarvikkeille ja ostolaskuriveille
Erilaisilla hinnoittelumalleilla voit valita asiakkaalle, tilaukselle ja sopimukselle tarpeeseen sopivan hinnoittelutavan tarvikkeille ja ostolaskujen edelleenlaskutettaville riveille. Tällä varmistat sujuvan ja helpon laskutuksen. Samalla vältetään inhimillisiä virheitä katteiden / yleiskulujen laskennassa.
Hinnoittelumallin muokkaus
Hinnoittelumallille voidaan määrittää nimi ja hinnoittelutapa kate-% tai YK-kertoimen perusteella. Hinnoittelumalliin voi antaa kustannustyyppikohtaisesti eri katteet ja YK-kertoimet.
Ostolaskun käsittelyssä ostolaskuriville voidaan antaa kustannustyyppi
Hinnaston tuotteelle määritetään tuotteen tiedoissa, onko sen tyyppi tarvike, muu vai alihankinta.
Huom, hinnoittelumallia ei voi poistaa jos se on käytössä / lisättynä jollain asiakkaalla (asiakkaan perustiedoissa), tilauksella (tilauksen tiedot) tai sopimuksella.
Hinnoittelumallit asiakkaalla, tilauksella ja sopimuksella
Hinnoittelumalli asiakkaan tiedoissa
Hinnoittelumalli voidaan määrittää "Asiakkaan tiedot"-välilehdelle. Oletuksena asiakkaalla on valittuna oletushinnoittelutapa, joka on asiakkaan perustamishetkellä ollut valittuna ylläpidon asetuksissa.
Asiakkaalta hinnoittelumalli "periytyy" tilaukselle, sekä sopimukselle ja edelleen tarjoukselle. Hinnoittelumallia voi vapaasti muokata tilauskohtaisesti ja tarjouslaskentakohtaisesti. Muokataksesi tarjouslaskentakohtaisesti hinnoittelumallin valintaa tarjouslaskennan on oltava tilassa "Uusi" tai "Laskennassa". Tarjouslaskennan asettaminen sopimukseksi lukitsee hinnoittelumallin valinnan.
Hinnoittelumalli liidin avauksessa, sekä sopimuksella/tarjouksella
Uuden liidin tai tilauksen avauksen yhteydessä hinnoittelumallia ehdotetaan asiakkaan tiedoista tulevan hinnoittelumallin perusteella. Mallin voi vapaasti määrittää tilaukselle, sekä perustettavalle tarjouslaskennalle tai sopimukselle.
Tarjouslaskentaa tai sopimusta avattaessa tulee olla erityisen tarkkana hinnoitteluvalinnan kanssa, jos kyseessä on esimerkiksi laskutyö tai toteuman mukaan veloitettava tavoitehinta-/projektinjohtourakka.
Hinnoittelumalli: Tarjoukselle/Sopimukselle voi valita haluamansa hinnoittelumallin, jota käytetään laskutukseen.
Kate-% ja yleiskulu edelleenlaskutettavissa ostolaskuriveissä
Uutta myyntilaskua tehtäessä Fondion käyttää hinnoittelussa sopimukselle valittua hinnoittelumallia. Kun laskutat ostolaskujen rivejä eteenpäin, Fondion lisää valitun katteen tai yleiskulukertoimen ostolaskuriveihin,
Esimerkki yleiskulukerroin: Kuvan ostolaskurivin kustannus on 100 eur / kpl. Sopimukselle on valittu hinnoittelutavaksi yleiskustannuskerroin ja hinnoittelumallissa kerroin on 1,5. Tällöin 100 eur x 1,5 on 150 eur.
Esimerkki kate-%: Kuvan ostolaskurivin kustannus on 100 eur / kpl. Sopimukselle on valittu hinnoittelutavaksi kate-% ja hinnoittelumallissa kate on 50%. Tällöin 100 eur / (100%-50%) x 100 = 200 eur (kustannushinta / (100-kate%) X 100 = myyntihinta)
Kate-% ja yleiskulu myyntilaskulle lisättävissä tarvike tai muu-riveissä
Myyntilaskuaihiolle voi hinnastosta lisätä tarvike- tai muu -tyyppisiä rivejä. Valitun sopimuksen mukainen hinnoittelutapa ja -malli määrittävät millainen kate-% tai yleiskulu riviin lisätään.
Esimerkiksi kuvan lisätään sopimuksen mukaisesti 10%-kate hinnastoon määritetyn kustannushinnan päälle. Kustannushinta 35,5 eur ja siihen 10% kate lisäksi, niin myyntihinta on 39,44 eur.
Jos sopimukselle on määritetty hinnoittelutavaksi yleiskustannuskerroin, niin silloin kustannushinnan päälle lisätään hinnoittelumallin mukainen yleiskulu.
Yksikköhintaiset tuotteet
Hinnastoon on tuotteelle mahdollista määrittää kiinteä yksikköhinta. Tämä hinta ohittaa kaikki hinnoittelumallit ja -tavat eli tällöin myyntilaskulle tulee aina kiinteä erikseen määritetty hinta.
Yksikköhinnan määrittäminen hinnastoon
Yksikkohinta määritetään tarvikkeen perustietoihin. Tämä on käsin asetettava hinta, ja tällöin tarvikkeen perustiedoissa näkyy myös ilmoitus "Hinnoittelua on muutettu manuaalisesti".
Huoltoautoveloitukselle on esimerkiksi määritetty kiinteä hinta 15 eur / kpl (ALV 0%)
Myyntilaskulle lisättäessä "Huoltoautoveloitus" on aina samanhintainen 15 eur / kpl.
Jos yrityksellänne on huoltoautokorvauksia, pientarvikelisiä tai jotain muita nimikkeitä, joita on tarpeen laskuttaa aina vakiohinnalla, niin niille kannattaa määrittää yksikköhinnat kiinteiksi. Muut suositellaan hinnoiteltavan hinnoittelumalliin määritellyn katteen perusteella.
