Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Myyntilaskulle on mahdollista saada rivit myös summariveinä tai yhteenvetona, jolloin asiakkaalle tehtävä myyntilasku lyhenee ja mahdollisesti selkeytyy merkittävästi.
Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Tarkista / Laskuta -näkymä
Toteuman mukaan tehtävässä laskutuksessa voidaan valita tulevatko rivit laskulle eriteltynä vai yhteenvetona. Jos valitaan yhteenvetona, niin työkirjauksista muodostetaan erillinen laskuliite ja työt laskutetaan yksi rivi per. lasku-/palkkalaji. Vastaavasti ostolaskuista tulee yksi myyntilaskurivi per. ostolasku. Alkuperäinen ostolaskun kuva tulee myyntilaskun liitteeksi. Voit valita kunkin myyntilaskun liitteen kohdalta, haluatko lähettää sen laskun mukana.
Kun olet valinnut laskutettavat rivit Tarkista/Laskuta-näkymässä, niin voit valita laskutustavaksi "Yhteenveto". Laskuttaminen tapahtuu muuten tutulla tavalla: Laskuttaminen toteuman mukaan
Yhteenveto-valinnan vaikutus läpilaskutettaviin ostolaskuriveihin:
Edellä mainitulla “Yhteenveto” vaihtoehdolla läpilaskutettavat ostolaskurivit koostetaan yhdeksi myyntilaskuriviksi per ostolasku. Ostolaskun yhteenvedetty rivi sisältää laskun numeron, laskuttajan, laskupäivän, sekä summan.
Tämän avulla myyntilaskulla on huomattavasti vähemmän rivejä, jolloin se on luettavampi ja selkeämpi.
Ostolaskujen kuvat tulevat jatkossakin tarjolle myyntilaskun liitteeksi ja voit itse valita, haluatko lähettää ne myyntilaskun liitteinä myös loppuasiakkaalle.
Yhteenveto-valinnan vaikutus laskutettaviin työkirjauksiin:
Jokaisesta palkkalajista muodostuu yksi myyntilaskurivi. Työkirjausten koontirivi näyttää palkkalajin ja suoritusten ajanjakson, sekä yhteenvetona kokonaissumman.
Myyntilaskun liitteeksi muodostuu automaattisesti PDF-erittely, josta näkyy tarkemmat kirjaukset per palkkalaji.
Huomaathan, että myyntilaskulle näytettävän nimen voi määrittää erikseen (Ylläpito > Palkat > Nimi myyntilaskulla)
Myyntilaskuaihio
Myyntilaskuaihiolle muodostuu...
Töistä yksi rivi per. palkkalaji - palkkajien nimiin myyntilaskuilla voi vaikuttaa ylläpidon asetuksissa.
Ostolaskuista yksi rivi per. ostolasku - nimestä selviää mistä liitteestä on kyse (liitteitä ei ole pakko lähettää mukana)
Huomaa, jos sinulla on vain osa ostolaskun riveistä kohdistettuina Fondionissa edelleenlaskutettavaksi, vain ne rivit ovat laskutuksessa mukana. Liitteenä oleva ostolasku sisältää kuitenkin kaikki ostolaskun tiedot ja rivit.
Työkirjausten yhteenveto muodostuu seuraavasti
Miltä laskuluonnos näyttää
Laskun esikatselu / luonnos näyttää seuraavalta ilman liitteitä yhteenveto-valinnalla:
Vertailun vuoksi lasku näyttää eritelynä seuraavalta:
