Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Rakentamisilmoitukset / Tiedonantovelvollisuus
Rakentamispalvelun tilaaja on tiedonantovelvollinen, jos urakkasopimuksen kokonaisarvo ilman alv:ia on yli 15000€. Alihankintaketjussa kukin tilaaja on tiedonantovelvollinen aliurakoitsijoilta tilaamistaan rakentamispalveluista. Päätoteuttajan tulee lisäksi ilmoittaa työntekijätiedot verohallinnolle kuukausittain.
Urakkailmoitus tehdään, jos:
Aliurakoitsijan urakkasopimuksen arvonlisäveroton kokonaisarvo on yli 15000 €. Riittää, että sopimus edes osittain koskee rakentamista.
Työntekijäilmoitus tehdään, jos seuraavat ehdot täyttyvät:
Yritys toimii päätoteuttajana rakennustyömaalla
Rakennustyömaa on "yhteinen työmaa" eli siellä työskentelee useampia yrityksiä
Koko rakennustyömaan arvo on yli 15000 €
Urakkailmoitukset
Käytännössä kuukausittain ilmoitetaan ainoastaan ko. kohdekuukauden tapahtumat eli ilmoituksia ei tehdä kumulatiivisesti. Ilmoitukset on annettava Verohallinnolle viimeistään kohdekuukautta toisena seuraavan kuukauden viidentenä päivänä (esim. heinäkuun tiedot viimeistään syyskuun 5.päivä).
Jos halutaan Syyskuun ilmoitukset tehdä Fondionin tietojen pohjalta, niin käytännössä Heinäkuun alussa meillä tulee olla…
Alihankkijat on perustettuna toimittajarekisteriin
Tilaukset on perustettuna ja perustiedot täydennettynä
Alihankkijat on lisättynä tilaukselle alihankkijoiksi
Ostolaskut on kohdistettuna tilauksille ja muistettu kustannustyypin valinta (=alihankinta)
Asetukset / Ylläpito
Yritykselle tulee aktivoida ilmoitukset polussa Ylläpito >> Taloushallinto >> Työntekijä- ja urakkailmoitukset verohallintoon. Samalla tulee valita yrityksen yhteyshenkilö ilmoituksille.
Huom, varmista että valitulla henkilöllä on käyttäjätiedoissaan puhelinnumero kansainvälisessä muodosssa.
Hankinnat / Toimittajat
Jotta toimittajien laskut nousevat tilauksille ja ilmoituksille näkyviin, niin kaikki yrityksen käyttämät alihankkijat tulee perustaa toimittajiksi Hankinnat-sovellukseen. Ensimmäisenä tulee perustaa uusi toimittaja +-napilla näytön oikeasta ylälaidasta. Tämän jälkeen lisätään tarvittavat tiedot toimittajalle: Y-tunnus, nimi, toimittajan tyyppi ja maa.
Huom, varmista että y-tunnukseen ei jää erikoismerkkejä tai ylimääräisiä välilyntejä, kun kopiot sitä muualta.
Kun toimittaja on perustettu, niin ko. toimittajalle pitää lisätä lisäksi yhteyshenkilö - paina + merkistä ja lisää yhteshenkilö toimittajalle. Muista laittaa puhelinnumero kansainvälilessä muodossa.
Tilaukset / Ilmoitusvelvolliset työmaat
Jotta ostolaskut "nousevat" ilmoitukselle mukaan pitää toimittajat käydä lisäämässä tilaukselle urakoitsijoiksi. Käytännössä tilauksen "Tilauksen tiedot"-välilehdellä tulee olla täydennettynä tilauksen nimi ja toimitusosoite. Tämän jälkeen valitaan tilaukselle oikea rooli:
Päätoteuttaja ilmoittaa urakkatiedot ja työntekijätiedot verottajalle
Alihankkija ilmoittaa urakkatiedot verottajalle
Tämän jälkeen lisätään urakoitsijat kyseiselle tilaukselle (pitää olla perustettuna etukäteen toimittajaksi hankintoihin). Käytännössä:
Tilauksella työskentelevät alihankkijat lisätään listaan ja täydennetään sopimuksen alku-ja loppupäivä, sopimustyyppi ja onko sovellettu käänteistä alvia.
Lisättyjen urakoitsijoiden ostolaskujen summat lasketaan ilmoitukselle automaattisesti.
Tarvittaessa toimittajalle voi lisätä manuaalisesti ostolaskun, mikäli sitä ei löydy Fondionista (huom, nousee kustannusseurantaan mukaan manuaalisena kustannuksena tällöin)
Ostolaskujen käsittely
Jotto ostolasku nousee mukaan tilauksen tietoihin, niin ko. yrityksen pitää olla perustettuna toimittajaksi ja lisättynä tilaukselle urakoitsijaksi. Sellaiset ostolaskut, jotka tiliöidään tai kohdistetaan kustannustyypille "Alihankinta" nousevat mukaan ilmoituksiin. Muut kustannuslajit eivät nouse. Lisäksi ostolaskulla pitää olla tiedoissa y-tunnus tai VAT-tunnus.
Urakkailmoituksen lähettäminen:
Urakkailmolituksen lähettäminen / muodostaminen onnistuu tarkista/laskuta-näkymästä seuraavasti:
Mene Tarkista / Laskuta näkymään.
Klikkaa oikean yläkulman hammasrattaasta.
Valitse “Vie urakkatiedot tiedostoon”.
Täytä ilmoituksen tyyppi ja aikaväli.
Klikkaa “Lataa”.
Tarvittaessa punainen virheviesti kertoo sinulle puuttuvista tiedoista.
Tietokoneellesi latautuu oikein muotoiltu tiedosto urakkatiedoista.
Lataa tiedosto verottajan Ilmoitin.fi palveluun.
Työntekijäilmoitukset
Kun yritys toimii urakassa päätoteuttajana, niin työntekijäilmoitukset tulee toimittaa verottajalle urakkailmoituksen lisäksi. Käytännössä työntekijäilmoitukseen listataan kuukauden aikana työmaalla työskennelleet työntekijät.
Omat työntekijät ja Fondioniin tuntinsa kirjaavat alihankkijat
Automaattisesti ilmoitukselle nousevat:
Omat työntekijät työkirjausten perusteella (varmista, että veronumero ja syntymäaika lisätty käyttäjän tietoihin)
Alihankkijat / vuokratyöntekijät, jotka kirjaavat tunnit Fondioniin (varmista, että veronumero, syntymäaika ja työnantaja on lisätty käyttäjän tietoihin
Muut alihankkijat (eivät kirjaa tunteja Fondioniin)
Alihankkijat / vuokratyöntekijät, jotka eivät kirjaa tunteja Fondioniin tulee lisätä manuaalisesti tilaukselle työntekijäksi. Kun yritys on lisätty tilaukselle urakoitsijaksi (1), niin sille voi lisätä myös työntekijöitä (2).
Mikäli alihankkijan työntekijää ei löydy, niin perustetaan uusi työntekijä. Pakolliset tiedot työntekijälle ovat veronumero, syntymäpäivä, nimi, työmaalla aloitus- ja lopetuspäivät ja sopimuksen tyyppi.
Työntekijä nousee työntekijäraportille niille kuukausille, jolloin hänet on merkittytyömaalle (aloitus pvm – lopetus pvm).
Työntekijäilmoituksen lähettäminen
Työntekijäilmoituksen teko onnistuu seuraavasti tarkista/laskuta-näkymästä:
Tarvittaessa punainen virheviesti kertoo sinulle puuttuvista tiedoista.
Tietokoneellesi latautuu oikein muotoiltu tiedosto työntekijätiedoista
Lataa tiedosto verottajan Ilmoitin.fi palveluun.
Työsuhteen laatu ja vuokratyöntekijöiden lisätiedot rakentamisilmoituksilla
Työsuhteen laatu esiintyy Fondionissa käyttäjän tiedoissa, työtilauksen tiedoissa alihankkijan työntekijöiden osuudessa sekä toimittajarekisterissä työntekijöiden osalta. Alla täsmennyksiä siihen termiin.
Palkkaa saava työntekijä
Kun työntekijä työskentelee työsopimuksen perusteella tai muutoin saa palkkaa tai palkan luonteista korvausta työstään (esim. kustannusten korvaukset, luontoisedut)
Huom! Tähän kuuluu myös omistajayrittäjät
Työntekijän työnantaja on se, jonka kanssa hänellä työsopimus ja joka maksaa palkan
Vuokratyöntekijä
Kun on kyseessä vuokratyöntekijä. Vuokratulla työntekijällä tarkoitetaan työntekijää, joka on tehnyt työsopimuksen Suomessa tai ulkomailla toimivan sellaisen työnantajan kanssa, joka on siirtänyt työntekijän tämän suostumuksen mukaisesti toisen työnantajan käyttöön.
Vuokratyöntekijän työnantajana ilmoitetaan se yritys tai yhteisö, joka vuokraa työntekijän vuokratyönteettäjän käyttöön (kenen kanssa vuokratyöntekijällä on työsopimus)
Ammatinharjoittaja tai muu vastaava
Kun työntekijä työskentelee itsenäisenä ammatinharjoittajana tai henkilöyhtiön vastuunalaisena yhtiömiehenä.
Esim. Tmi, kommandiittiyhtiö ja avoin yhtiö
Itsenäisen ammatinharjoittajan työnantajaksi ilmoitetaan ammatinharjoittaja itse.
Palkaton (harjoittelija, talkootyö)
Kun työntekijä työskentelee työmaalla palkattomasti. Esimerkiksi talkootyöntekijä tai opiskelija, joka ei saa työharjoittelustaan palkkaa.
Palkattoman harjoittelijan työnantajaksi ilmoitetaan oppilaitos.
Ilmoitusten teko Moveniumilla
Rajapintamme Moveniumin kanssa tarjoaa Fondionin ja Moveniumin käyttäjille mahdollisuuden tehdä työntekijäilmoitus hyödyntäen molempia ohjelmistoja tehokkaasti.
Lue lisää Moveniumin ja Fondionin kokonaisratkaisusta tästä:
