Yleistä

Usein yrityksessä on erillinen tarjouslaskija tai joku muu henkilö on saattanut laskea tarjouksen. Kun urakka tulee toteutukseen, niin vastuussa olevalla työnjohtajalla/projektipäällikköllä on määrättyjä päivittäisiä, viikottaisia tai kuukausittaisia toimenpiteitä, joita Fondionissa tulee tehdä:

• Ostolaskujen kohdistaminen ja tarkastaminen
• Työkirjausten tarkastaminen
• Urakan ja mahdollisten lisätöiden laskuttaminen
• Lisä ja muutostöiden hallinta / lisääminen
• Urakan ennusteiden päivittäminen

Käytännössä Fondioniin tulee olla perustettuna tilaus urakkatyölle (ohje tilauksen avaamisesta). Tämän jälkeen urakalle on tehty tarjous tai vähintäänkin syötetty budjetti (ohje tarjouslaskentaan) litteroittain. Kun tilaus on "Tilaus"-tilassa ja päätarjous on "Sopimus"-tilassa", niin...

• Kohdistaa kustannuksia (ostolaskut, työkirjaukset) litteroittain
• Lisätä maksuerätaulukko ja laskuttaa maksueriä
• Tehdä kustannusseurantaan litteraennusteita eli korjata/muokata litterakohtaisesti kustannuksia vastaamaan toteumaa.

Ennen urakan aloitusta

Kun urakkasopimus on allekirjoitettu, niin Fondionissa kannattaa varmistaa seuraavat asiat ennen urakan varsinaista aloitusta

• ‍Laskenta on tehty sovitulla tarkkuudella - joskus laskenta tehdään "karkeammalla" tasolla ja tällöin on hyvä tarkentaa laskentaa ja litterointia ennen toteutusta. Kannattaa varmistaa esimerkiksi, että kaikki tarvittavat litterat / kategoriat on lisättynä laskennalla ja kustannukset on jaoteltu "oikein" ja riittävällä tarkkuudella.

• Maksuerätaulukko on lisättynä ja se täsmää - jotta laskuttaminen on myöhemmin jouhevaa, niin kannattaa varmistaa, että maksuerätaulukko on lisättynä ja että se täsmää laskentaan. Jos eroa on, niin se tulisi korjata - onko laskenta vai maksuerätaulukko väärin? 

• Tilauksen tiedot, viitteet, laskutustiedot ja toimituksen vastuuhenkilöt - jos tilauksella on kaikki tiedot heti alusta alkaen kunnossa, niin laskutusvaiheessa tulee vähemmän virheitä.

Lisä- ja muutostöiden hallinta

Urakoiden lisä- ja muutostöitä voidaan Fondionissa hallita muutamin eri tavoin.

1. Avataan jokaisesta lisä- ja muutostyöstä oma lisätyötarjouksensa/-sopimus ja tehdään siihen laskenta/budjetti taustalle. Laskutus maksueränä tai sovitulla tavalla.
2. Avataan urakalle yksi lisä- ja muutostyösopimus, johon lisätään kaikki lisätyöt maksuerinä. Budjettia päivitetään säännöllisesti.

‍

Molemmissa tavoissa on hyvät ja huonot puolensa ja alla kuvattu tarkemmin molempiin tapoihin liittyvät toimintamallit.

Jokaisesta lisätyöstä oma sopimuksensa

Tarjouksen lisääminen lisä- ja muutostyölle

Lisätään tilaukselle tarjouslaskenta/sopimus tarjottavalle lisä- ja muutostyölle. Valitaan "Tarjouslaskennat"-välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta", jos kyse on maksueränä laskutettavasta lisätyöstä. Jos lisätyö laskutetaan esim. toteuman mukaan, niin silloin sopimusmuodoksi voi valita "Laskutyöurakka" tai "Pieni laskutyö".

Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä esim. LMT+”nro”+ Lisätyön nimi.

Lisätyön "tarjouslaskenta" / Budjetin lisääminen

Lisätään tarjoukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) lisätyön kustannukset yhdellä tai useammalla rivillä. Hinnoitellaan lisätyö erikseen.

Tarkempi ohje tarjouslaskennasta

Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan

Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.

Lisätöiden lisääminen maksueriksi

Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Tämän jälkeen lisätyö on valmis laskutettavaksi.

Vain yksi lisä- ja muutostyösopimus tilaukselle

Lisä- ja muutostöiden tarjouksen lisääminen

Lisätään tilaukselle yksi tarjouslaskenta/sopimus lisä- ja muutostöille. Valitaan "tarjouslaskennat välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja

valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta".

‍

Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä selkeästi "Lisä ja muutostöiksi"

Budjetin lisääminen lisätyötarjoukselle

Lisätään sopimukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) kaikkien lisätöiden arvioitu kustannus, sekä myyntihinta. Tämä tapahtuu tarjouksen/sopimuksen "Laskentarivit" välilehdellä. Tarkempi ohje tarjouslaskennasta.

Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan

Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.

Lisätöiden lisääminen maksueriksi

Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Lisää kaikki lisätyöt listaan, kun lisätöistä on sovittu tilaajan kanssa.

Huom, maksuerät-välilehden keltainen "virheviesti" kertoo, että maksuerien summat eivät täsmää laskentaan/budjetoituun. Tämä ei estä laskuttamista tai toimimista, mutta summat olisi hyvä säännöllisesti täsmäyttää.

Päivitä lisätöiden sopimus/tarjous vastaamaan lisätöiden summaa

Koska lisätyöt lisätään sopimukselle aina maksuerinä, niin aina säännöllisesti (esim. kerran kuussa) tai vähintään osatuloutuksen yhteydessä tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriä. Eli käytännössä tulee: 

• Katso maksuerien ”myyntihinta”maksuerätaulukosta (huom tarkkana, onko summa alv.0 vai alv. 24)
• Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta ”syötössä”-tilaan(perustiedot-välilehti)
• Mene laskentariveille ja syötä kustannushinta (laske esim. ”takaperin” myyntihinnasta) ja laita myyntihinta maksueriä vastaavasti.
• Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta takaisin”sopimus” tilaan

Esimerkiksi kuvassa maksuerillä on lisätöitä 35 000 eur alv.0. Tämä pitää käydä pävittämässä tarjoukselle, joten kustannushintaa nostetaan hiukan ylöspäin (esim. arvioidaan kulut tai lasketaan "takaperin" myyntihinnasta") ja tämän jälkeen päivitetään myyntihinta vastaamaan maksuerien yhteissummaa.

Huom, jos kaikki lisätyöt käsitellään yhden sopimuksen / tarjouksen alla, niin ennustaminen ei sovellu lisätöille. Ennustamisessa ei myyntejä eli laskutusta voi päivittää.

Urakan ja lisä-/muutostöiden laskuttaminen maksuerillä

Maksuerät laskutetaan Tarkista/Laskuta-välilehdeltä. Käytännössä näkymässä voi rajata maksuerät esimerkiksi seuraavasti:

• Tilaus -> Rajataan haluttu tilaus
• Kaikki maksuerät -> Valitaan liukukytkimellä kaikki maksuerät näkyviin
• Sopimus -> Rajataan sopimuksista haluttu pääurakka / lisätyö näkyviin

Kun valittu maksuerä näkyy näytöllä, niin se valitaan laskutettavaksi "Laskutetaan"-liukutykimellä. Tämän jälkeen valitaan yksi tai useampi erä laskutettavaksi ja painetaan näytön alalaidasta "Laskuta". Sinulle aukeaa laskuaihio, josta voi ottaa luonnoksen hyväksyttäväksi. Jos erillistä hyväksyntää ei tarvita, niin voit lähettää laskun asiakkaalle.

Maksuerien laskutusksesta löytyy tarkempi ohjeistus seuraavasta linkistä: Laskuttaminen maksuerillä

Urakoiden ennustaminen

Urakan ennustaminen tapahtuu tilauksen kustannusseurannassa (huom, taloushallinon kustannusseurannassa ei voi päivittää ennusteita). Jos lisätyölle pitää päivittää ennusteita, niin se onnistuu seuraavasti: 

• Laita ennusteet päälle
• Paina litteran kohdalta ”kynän kuvaa”
• Lisää muutos valitun sopimuksen kustannuksenmuutos +/-merkkisenä, sekä selite muutokselle.

‍

‍

Huom, jos teillä on urakalla kaikki lisätyöt yhdellä sopimuksella, niin silloin tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriän yhteisummaa tarjoukselle. Kustannusseurannassa voi ennustaa vain kustannuksia, ei tuottoja/myyntejä.

‍

Tuntikirjausten tarkastaminen

Tuntikirjausten tarkastaminen tapahtuu Tarkista/Laskuta-näkymässä ja siihen on yksityiskohtaisempi ohje: Tuntien tarkastaminen

‍

Lyhyesti kuvattuna työkirjaukset tarkastetaan "Tarkista/Laskuta"-näkymässä. Näkymässä kannattaa suodattaa (jos tulet yhteenveto-sivulta tai tilaukselta, niin suodatukset ovat automaattisesti) haluttu tilaus (4), sekä tarkastamattomat työkirjaukset (5) näkyviin.

Tämän jälkeen työkirjaus voidaan avata "tapahtumanumerosta" tai "selitteestä" (2). Tässä vaiheessa kannattaa tarkistaa, että työt on litteroitu oikein (kohdistuksia voi korjata vielä tässä vaiheessa) ja valinnaiset palkkalajit (mm. matkakustannusten korvaukset ovat sovitulla tavalla).

‍

Kun kirjaukset on tarkastettu ja katsottu lävitse, niin voit valita halutut kirjaukset yksi kerrallaan tai kaikki massana (1) ja painaa lopuksi "Tarkasta". Yksityiskohtaisempi ohje löytyy: Tuntien tarkastaminen

Huom, jos teillä on käytössä Moveniumin tuntikirjaus, niin kirjaukset tarkastetaan Moveniumissa. Fondionissa ei muutoksia enää voida tehdä.

Ostolaskujen kohdistus ja tarkastaminen

Ostolaskujen kohdistuksesta ja tarkastamisesta löytyy yksityiskohtainen ohje: Ostolaskujen tarkastaminen

Ostolaskujen käsittelyä voit myös helpottaa ilmoittamalla toimittajille merkiksi / viitteeksi Fondionin tilausnumeron. Tällöin Fondion osaa kohdistaa saapuvan ostolaskun oikealle tilaukselle suoraan. Tarkempi ohje: Ostolaskujen automaattikohdistus

‍

Usein ostolaskut kohdistetaan ja tarkastetaan "Ostolaskut"-näkymässä.

• Ostolaskut-näkymässä näkyvät vain sellaiset laskut, jotka ovat kohdistettu (automaatin tai jonkun muun toimesta) sellaisille tilauksille, jossa käyttäjä on merkittynä "Toimituksen vastuuhenkilöksi"
• Ostolasku avataan laskunumerosta, jolloin sinulle aukeaa ostolaskun rivit.

• Ostolaskulla voit valita mitkä rivit haluat kohdistaa, jos laskulla on useammalle tilaukselle tai litteralle kohdistuvia rivejä (1). Tämän jälkeen tee kohdistukset (2) ja paina "Kohdista" ja "Tarkasta" (3). Nyt lasku on kohdistettu ja tarkastettu.

‍

‍

‍

‍

‍