Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Yksityiskohtaiset ohjeet uuden projektin lisäämiseen Fondioniin. Löydät ohjeet asiakkaiden tietojen lisäämiseen sekä erilliset ohjeet laskutyö- ja urakkamuotoisille projekteille.
Käyttäjien palkka-asetukset vaikuttavat Fondionin kustannusseurannan lisäksi palkanlaskentaan. Mahdollisista muutoksista kannattaa keskustella palkanlaskijan kanssa.
Käyttäjäkohtaiset asetukset löytyvät Ylläpito > Käyttäjät sivun käyttäjälistan hammasrattaan takaa.
Käyttäjä- ja palkkalajiasetusten massa päivittäminen
Täytä vähintään pakolliset käyttäjäasetukset Excel-sarakkeisiin. Pakolliset käyttäjäasetussarakkeet ovat merkattuna punaisella fontilla Excel-tuontipohjissa.
Käyttäjätuonnin Excel-sarakkeet ovat seuraavat:
Sähköposti (pakollinen kenttä)
Etunimi (pakollinen kenttä)
Sukunimi (pakollinen kenttä)
Käyttöoikeudet (pakollinen kenttä, työntekijän käyttöoikeusluokka esim. pääkäyttäjä, työntekijä jne.)
Työnkuva
Puhelinnumero (pakollinen kenttä)
Käytetään integraatiossa
Näytä aikataulutuksessa ja resurssoinnissa
Työpäivä (h) (pakollinen kenttä)
Työviikko (h) (pakollinen kenttä)
Palkkatyyppi (pakollinen kenttä, tämän perusteella käyttäjällä on tuntisyötössä oletuspalkkalaji (kuukausipalkka tai tuntipalkka) tuntikirjauksia varten)
Kuukausipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Tuntipalkka (pakollinen kenttä, Vaikuttaa kustannusseurantaan. HUOM! Jos henkilön palkka muuttuu, se on erikseen ilmoitettava myös palkanlaskijalle)
Työtunnit kuukaudessa (pakollinen kenttä)
Sivukulukerroin (pakollinen kenttä)
Sallitut työlajit (pakollinen kenttä)
Oletustyölaji (pakollinen kenttä)
Käyttäjä voi valita oman työlajin (pakollinen kenttä)
Työntekijän tunnus palkanlaskentaan (pakollinen kenttä, Työntekijän tunnus palkanlaskentaan -> "Työntekijänumeron"on oltava sama kuin palkanlaskentaohjelmassa)
Työsuhteen laatu (pakollinen kenttä, esim.palkkaa saava työntekijä vai vuokratyöntekijä)
Työntekijä ilmoitetaan Verohallintoon rakentamisilmoituksilla
Veronumero (Pakollinen, jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla)
Syntymäaika (Pakollinen jos käyttäjä ilmoitetaan rakentamisilmoituksilla
Alihankkijan y-tunnus
Palkkalajiasetusten Excel-tuonti
Voit myös päivittää massana käyttäjien palkkalajiasetuksia Excelissä. Vie asetukset ensin Exceliin ”Lataa käyttäjänvalinnaiset palkkalajiasetukset Exceliin” painikkeella. Valmis tuontitiedosto voidaan tuoda Fondioniin ”Tuo käyttäjän asetukset Excel-tiedostosta” painikkeella.
Käytössä (Pakollinen kenttä, määrittää onko kyseinen palkkalaji käyttäjällä käytettävissä)
Näytä työkirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää onko palkkalaji valittavissa työntekijän näkymästä)
Oletuksena valittuna kirjauksella (Pakollinen kenttä, määrittää lisätäänkö palkkalaji oletuksena käyttäjän työkirjaukselle)
Bruttopalkka käyttäjällä
Sivukulukerroin
Sallitut työlajit (Huom. Ylläpito > Palkat sivun palkkalajien sallitut työlajit rajaavat, mitkä työlajit voit käyttäjän asetuksista sallia)
Oletustyölaji
Jokaisen käyttäjän osalta tulee tarkistaa, että kustannukset ovat oikein palkkalajeittain - tämä varmistaa Fondionin kustannusseurannan paikkansapitävyyden.
Uuden projektin / tilauksen avaaminen Fondionissa
Yleiskuvaus projektin lisäämisen kulusta.
Tarkemmat näkymäkohtaiset ohjeet löydät seuraavasta otsikosta alkaen.
Alkutilanne:
Saat uuden liidin tulevasta projektista -> Syötät sen tiedot Fondioniin.
Jos kyseessä on laskutyö:
Tilauksesta ei luoda erikseen tarjousta -> Suoraan tilaukseksi ja laskutus esim. toteuman mukaan
Jos kyseessä on urakka:
Tilaukselle lasketaan tarjous, josta voidaan tehdä sopimus -> Laskutus esim. maksuerätaulukolla
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksista
Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa
Yksittäiseen sopimukseen voit valita useista sopimustapohjista ja valita laskennan erittelyn tarkkuuden.
Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin alla olevista tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin / tilauksen lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
"Lisää asiakas" valitaan ainoastaan silloin, jos sinulla on valmis tilaus olemassa, johon pitää saada poikkeava laskutusasiakas (esim. osakkaan lisä- ja muutostyölasku)
Seuraavaksi aukeavassa näkymässä sinulta kysytään tarvittavat asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaoleva asiakas tai syötä uuden asiakkaan tiedot.
Huomaa, että voit muokata ja täydentää asiakastietoja myöhemminkin projektin perustiedoissa.
Asiakkaan haku
Asiakkaan haku toimii asiakkaan nimellä, osoitteella, y-tunnuksella tai näiden osilla.
Uuden asiakkaan lisääminen
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät kannattaa täyttää huolellisesti. Erityisesti laskutustietojen oikeellisuudesta on paljon hyötyä myöhemmin, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Tilauksen avaaminen
Kun asiakas on perustettu tai valittu, niin meille avautuu uusi liidi (myöhemmin tilaus). Tässä vaiheessa tilauksen voi avata kahdella tapaa:
Perustetaan tilaus suoraan toteutettavaksi eli tilaukselle ei lasketa tarjousta / budjettia. Laskutus tapahtuu esimerkiksi toteuman mukaan.
Perustetaan tilauksesta tarjous, jolle syötetään määriä ja laskentaan tarjous tai kustannusarvio
Laskutyön avaaminen
Tilauksesta ei luoda erikseen tarjousta -> Suoraan tilaukseksi ja laskutus esim. toteuman mukaan
Täydennä seuraavat tiedot minimissään tilaukselle:
Muista vaihtaa tilauksen tilaksi ”Uusi tilaus”.
Muokkaa liidin nimeä esim. osoite tai joku tarkenne on hyvä laittaa nimeen mukaan
Lisää "toimituksen vastuuhenkilö"-tilaukselle -> Tämä on ko. tilauksen työnjohtaja / vastuullinen, joka tarkastaa mm. ostolaskurivit
Valitaan lopuksi ”Tallenna” ja tämän jälkeen aukeaa sopimus valinta (jos painetaan tallenna & siirry liidille, niin pääset liidille ilman tarjouksen avaamista. Tarjous on pakollinen, jotta voidaan töitä tai ostolaskuja kohdistaa tilaukseen)
Nyt luodulle tilaukselle aukeaa tarjous/sopimus ”sopimus”-tilassa. Tässä voidaan ottaa kantaa sopimusmuotoon (vaikuttaa ehdotetaanko ostolaskurivejä laskutettavaksi automaattisesti vai ei). Sopimuodot toimivat seuraavasti:
Pieni laskutyö ja laskutyö urakka -> laskutetaan toteuman mukaan, rivit ohjataanlaskutettavaksi
Kokonaishinta-> laskutus maksuerätaulukolla, ei toteuman mukaan laskutusta
Hinnoittelutapa-valinnassa valitaan hinnoitellaanko sopimus oletuksena kate-% (ns. ekonomikate) vai YK-kertoimen (ns. insinöörikate) mukaisesti. Oletusprosentit on määritetty yrityskohtaisesti asetuksiin ja hinnoittelua voi muokata laskuaihion muodostuksen yhteydessä.
Paina lopuksi "Tallenna & Siirry tilaukselle" ja tilaus on valmiina toteutettavaksi. Tämän jälkeen työntekijät voivat kohdistaa tunteja ko.tilaukselle ja siihen voidaan myös ostolaskuja kohdistaa kuluksi, sekä laskutettavaksi.
Urakkatyön avaaminen:
Tilaukselle lasketaan tarjous, josta tulee sopimus "urakan" jäädessä kiinni. Laskutus esim. maksuerätaulukolla.
Täydennä seuraavat tiedot minimissään tilaukselle:
Vaihda tilauksen tilaksi "Uusi liidi" tai "Laskennassa"
Muokkaa liidin nimeä esim. osoite tai joku tarkenne on hyvä laittaa nimeen mukaan (mitä tarjous koskee?)
Valitaan lopuksi ”Tallenna” (jos painetaan tallenna & siirry liidille, niin pääset liidille ilman tarjouksen avaamista)
Nyt luodulle tilaukselle aukeaa tarjous/sopimus ”laskennassa”-tilassa. Tässä voidaan ottaa kantaa sopimusmuotoon (vaikuttaa ehdotetaanko ostolaskurivejä laskutettavaksi automaattisesti vai ei). Sopimuodot toimivat seuraavasti:
Pieni laskutyö ja laskutyö urakka -> laskutetaan toteuman mukaan, rivit ohjataanlaskutettavaksi
Kokonaishinta-> laskutus maksuerätaulukolla, ei toteuman mukaan laskutusta
Hinnoittelutapa-valinnassa valitaan hinnoitellaanko sopimus oletuksena kate-% (ns. ekonomikate) vai YK-kertoimen (ns. insinöörikate) mukaisesti. Oletusprosentit on määritetty yrityskohtaisesti asetuksiin ja hinnoittelua voi muokata laskuaihion muodostuksen yhteydessä.
Lopuksi painetaan….
Tallenna & Siirry liidille->mennään liidille,tarjous aukeaa taustalle (laskentaa mennään tekemään mahdollisesti myöhemmin)
Tallenna ja luo tarjous -> mennään suoraan tarjoukseen ja päästään suoraan massoittelemaan ja laskemaan tarjousta tarjouslaskennassa.
Muita vinkkejä
Tilauksen "Seuraava yhteydenottopäivä" -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
"Sisäinen muistio" on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta. Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
