Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Yksityiskohtaiset ohjeet uuden projektin lisäämiseen Fondioniin. Löydät ohjeet asiakkaiden tietojen lisäämiseen sekä erilliset ohjeet laskutyö- ja urakkamuotoisille projekteille.
Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Uuden projektin / tilauksen avaaminen Fondionissa
Yleiskuvaus projektin lisäämisen kulusta.
Tarkemmat näkymäkohtaiset ohjeet löydät seuraavasta otsikosta alkaen.
Alkutilanne:
Saat uuden liidin tulevasta projektista -> Syötät sen tiedot Fondioniin.
Jos kyseessä on laskutyö:
Tilauksesta ei luoda erikseen tarjousta -> Suoraan tilaukseksi ja laskutus esim. toteuman mukaan
Jos kyseessä on urakka:
Tilaukselle lasketaan tarjous, josta voidaan tehdä sopimus -> Laskutus esim. maksuerätaulukolla
Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksista
Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa
Yksittäiseen sopimukseen voit valita useista sopimustapohjista ja valita laskennan erittelyn tarkkuuden.
Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin alla olevista tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia:
projektinhallinta
laskutus
kustannusseuranta
ja monia muita toimintoja
Uuden projektin / tilauksen lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
"Lisää asiakas" valitaan ainoastaan silloin, jos sinulla on valmis tilaus olemassa, johon pitää saada poikkeava laskutusasiakas (esim. osakkaan lisä- ja muutostyölasku)
Seuraavaksi aukeavassa näkymässä sinulta kysytään tarvittavat asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaoleva asiakas tai syötä uuden asiakkaan tiedot.
Huomaa, että voit muokata ja täydentää asiakastietoja myöhemminkin projektin perustiedoissa.
Asiakkaan haku
Asiakkaan haku toimii asiakkaan nimellä, osoitteella, y-tunnuksella tai näiden osilla.
Uuden asiakkaan lisääminen
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
Asiakastyyppi
Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät kannattaa täyttää huolellisesti. Erityisesti laskutustietojen oikeellisuudesta on paljon hyötyä myöhemmin, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Tilauksen avaaminen
Kun asiakas on perustettu tai valittu, niin meille avautuu uusi liidi (myöhemmin tilaus). Tässä vaiheessa tilauksen voi avata kahdella tapaa:
Perustetaan tilaus suoraan toteutettavaksi eli tilaukselle ei lasketa tarjousta / budjettia. Laskutus tapahtuu esimerkiksi toteuman mukaan.
Perustetaan tilauksesta tarjous, jolle syötetään määriä ja laskentaan tarjous tai kustannusarvio
Laskutyön avaaminen
Tilauksesta ei luoda erikseen tarjousta -> Suoraan tilaukseksi ja laskutus esim. toteuman mukaan
Täydennä seuraavat tiedot minimissään tilaukselle:
Muista vaihtaa tilauksen tilaksi ”Uusi tilaus”.
Muokkaa liidin nimeä esim. osoite tai joku tarkenne on hyvä laittaa nimeen mukaan
Lisää "toimituksen vastuuhenkilö"-tilaukselle -> Tämä on ko. tilauksen työnjohtaja / vastuullinen, joka tarkastaa mm. ostolaskurivit
Valitaan lopuksi ”Tallenna” ja tämän jälkeen aukeaa sopimus valinta (jos painetaan tallenna & siirry liidille, niin pääset liidille ilman tarjouksen avaamista. Tarjous on pakollinen, jotta voidaan töitä tai ostolaskuja kohdistaa tilaukseen)
Nyt luodulle tilaukselle aukeaa tarjous/sopimus ”sopimus”-tilassa. Tässä voidaan ottaa kantaa sopimusmuotoon (vaikuttaa ehdotetaanko ostolaskurivejä laskutettavaksi automaattisesti vai ei). Sopimuodot toimivat seuraavasti:
Pieni laskutyö ja laskutyö urakka -> laskutetaan toteuman mukaan, rivit ohjataanlaskutettavaksi
Kokonaishinta-> laskutus maksuerätaulukolla, ei toteuman mukaan laskutusta
Hinnoittelutapa-valinnassa valitaan hinnoitellaanko sopimus oletuksena kate-% (ns. ekonomikate) vai YK-kertoimen (ns. insinöörikate) mukaisesti. Oletusprosentit on määritetty yrityskohtaisesti asetuksiin ja hinnoittelua voi muokata laskuaihion muodostuksen yhteydessä.
Paina lopuksi "Tallenna & Siirry tilaukselle" ja tilaus on valmiina toteutettavaksi. Tämän jälkeen työntekijät voivat kohdistaa tunteja ko.tilaukselle ja siihen voidaan myös ostolaskuja kohdistaa kuluksi, sekä laskutettavaksi.
Urakkatyön avaaminen:
Tilaukselle lasketaan tarjous, josta tulee sopimus "urakan" jäädessä kiinni. Laskutus esim. maksuerätaulukolla.
Täydennä seuraavat tiedot minimissään tilaukselle:
Vaihda tilauksen tilaksi "Uusi liidi" tai "Laskennassa"
Muokkaa liidin nimeä esim. osoite tai joku tarkenne on hyvä laittaa nimeen mukaan (mitä tarjous koskee?)
Valitaan lopuksi ”Tallenna” (jos painetaan tallenna & siirry liidille, niin pääset liidille ilman tarjouksen avaamista)
Nyt luodulle tilaukselle aukeaa tarjous/sopimus ”laskennassa”-tilassa. Tässä voidaan ottaa kantaa sopimusmuotoon (vaikuttaa ehdotetaanko ostolaskurivejä laskutettavaksi automaattisesti vai ei). Sopimuodot toimivat seuraavasti:
Pieni laskutyö ja laskutyö urakka -> laskutetaan toteuman mukaan, rivit ohjataanlaskutettavaksi
Kokonaishinta-> laskutus maksuerätaulukolla, ei toteuman mukaan laskutusta
Hinnoittelutapa-valinnassa valitaan hinnoitellaanko sopimus oletuksena kate-% (ns. ekonomikate) vai YK-kertoimen (ns. insinöörikate) mukaisesti. Oletusprosentit on määritetty yrityskohtaisesti asetuksiin ja hinnoittelua voi muokata laskuaihion muodostuksen yhteydessä.
Lopuksi painetaan….
Tallenna & Siirry liidille->mennään liidille,tarjous aukeaa taustalle (laskentaa mennään tekemään mahdollisesti myöhemmin)
Tallenna ja luo tarjous -> mennään suoraan tarjoukseen ja päästään suoraan massoittelemaan ja laskemaan tarjousta tarjouslaskennassa.
Muita vinkkejä
Tilauksen "Seuraava yhteydenottopäivä" -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
"Sisäinen muistio" on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta. Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
