Label
Projektit
Lisä- ja muutostöiden hallinta
Ohjeet JCAD-rajapinnan kytkemiseen, nimikkeistön siirtoon, sekä osa-aluekategorioiden käyttöön.
Vaihtoehtoja urakoiden lisä- ja muutostöiden hallintaan Fondionissa.
Heading 1
[! DRAFT - WILL BE HIDDEN WHEN FILLED IN !]
Projektin aloittamisen kulku Fondionissa
Projektin aloittamisen kulku Fondionissa
Projektin aloittamisen kulku Fondionissa
Projektin aloittamisen kulku Fondionissa
Projektin aloittamisen kulku Fondionissa
Alkutilanne:
- Saat uuden liidin tulevasta projektista ja haluat syöttää sen tiedot Fondioniin.
Asiakas lähettää sinulle tarjouspyynnön:
- Saat tarjouspyynnön, joka voi sisältää mm. suunnitelmia, aikataulun, budjetin ja laatuvaatimuksia.
- Luot projektin ja tarjouslaskennan Fondioniin. Voit tallentaa kaikki tarvittavat lisätiedot joko projektin muistioihin tai projektin liitteiksi.
Tarjouslaskenta:
- Haluat laskea tarjouksen tarkasti, nopeasti ja ajankohtaisilla hinnoilla. Haluat myös siistin, sopivalla tasolla eritellyn ja luottamusta herättävän tarjousdokumentin, jonka voit lähettää asiakkaalle.
- Tarjouslaskennan teet Fondioniin tuotujen laskentakirjastojen avulla. Kaikki haluamasi materiaalit, työlajit, muut kustannukset, tuotepaketit ja litterarakenteet luodaan Fondioniin käyttöönottovaiheessa, joten yksittäistä laskentaa tehdessäsi sinun tarvitsee vain valita tarvittavat määrät oikeita rivejä laskentakirjastosta.
Sopimuksen tekeminen:
- Laadit sopimuksen aiemmin syöttämiesi tietojen ja asiakkaan hyväksymän tarjouslaskennan perusteella. Sopimuspohjia voit hallita ylläpidon asetuksissa, joten yksittäistä sopimusta tehdessä sinun tarvitsee valita sopimuspohja, valita miten tarkan erittelyn laskennasta haluat tulostettavan sopimukselle ja tarkastaa lähetettävä sopimus. Sopimuksen lähettäminen asiakkaan sähköpostiin onnistuu tämän jälkeen suoraan Fondionista.
Kun yksi tai useampi projektin tarjouslaskelmista on Fondionissa tilassa "Sopimus" ja itse projekti on tilassa "Tilaus" voit käyttää seuraavia toimintoja:
- projektinhallinta
- laskutus
- kustannusseuranta
- ja monia muita toimintoja
Uuden projektin lisääminen
Oikean yläkulman "Luo uusi" painikkeen takaa löydät toiminnot "Lisää liidi" ja "Lisää asiakas".
Valitse nyt "Lisää liidi" riippumatta siitä, onko asiakkaan tietoja lisätty vielä Fondioniin.
Sinulta kysytään seuraavaksi asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedot
Hae projektille Fondionissa olemassaolevaa asiakasta tai syöttää uuden asiakkaan tiedot.
Asiakkaan tiedoissa on pakollista täyttää:
- Asiakastyyppi
- Organisaation nimi
Muut tiedot eivät ole pakollisia, mutta kaikki kentät on syytä täyttää huolellisesti, sillä kaikki asiakkaalle syöttämäsi tiedot siirtyvät tarvittavilta osin automaattisesti projektille, tarjouslaskennoille, myyntilaskutukseen sekä muihin tarvittaviin toimintoihin.
Projektin tiedot
- Projektin tiedot voi syöttää alle minuutissa, minkä jälkeen ne siirtyvät aina tarvittavilta osin ympäri ohjelmistoamme, eikä sinun tarvitse enää syöttää samoja tietoja uudelleen.
- Seuraava yhteydenottopäivä -kenttää voit käyttää vapaasti merkitäksesi ylös, milloin projekti vaatii seuraavia toimenpiteitä.
- Sisäinen muistio on vapaa tekstikenttä, johon voit merkitä haluamasi muistiinpanoja.
- Voit projektin luotuasi lisätä projektille useampiakin muistioita ja liitteitä.
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
Tarjous- tai kustannuslaskennan ja sopimuksen luonti
- Sopimusmuodon valinta vaikuttaa muun muassa rakentamisilmoituksiin sekä laskutusautomatiikkaamme eri kustannusten osalta.
- Esimerkkinä, jos sopimusmuoto on “Pieni laskutyö”, kyseiselle sopimukselle kohdistetut työkirjaukset asetetaan oletuksena laskutettaviksi, eikä ostolaskurivien tiliöinti litteratasolle ole pakollista.
- Kun olet luonut tarjouksen, pääset aloittamaan itse tarjouslaskennan tai luomaan suoraan sopimuksen, mikäli se on projektin muodon kannalta mielekkäämpää.
Yleistä
Urakoiden lisä- ja muutostöitä voidaan Fondionissa hallita muutamin eri tavoin. Käytännössä ennen lisätöiden käsittelyä meillä on perustettuna tilaus urakkatyölle (ohje tilauksen avaamisesta). Tämän jälkeen urakalle on tehty tarjous tai vähintäänkin syötetty budjetti (ohje tarjouslaskentaan) litteroittain. Tämän jälkeen tilaukselle voidaan:
- Kohdistaa kustannuksia (ostolaskut, työkirjaukset) litteroittain
- Lisätä maksuerätaulukko ja laskuttaa maksueriä
- Tehdä kustannusseurantaan litteraennusteita eli korjata/muokata litterakohtaisesti kustannuksia vastaamaan toteumaa.
Kokonaisuuden kannalta olennaista on tietysti lisä- ja muutostöiden hallinta ja ne voidaan käsitellä Fondionissa kahdella eri tavalla:
- Avataan jokaisesta lisä- ja muutostyöstä oma lisätyötarjouksensa/-sopimus ja tehdään siihen laskenta/budjetti taustalle. Laskutus maksueränä tai sovitulla tavalla.
- Avataan urakalle yksi lisä- ja muutostyösopimus, johon lisätään kaikki lisätyöt maksuerinä. Budjettia päivitetään säännöllisesti.
Molemmissa tavoissa on hyvät ja huonot puolensa ja alla kuvattu tarkemmin molempiin tapoihin liittyvät toimintamallit.
Jokaisesta lisätyöstä oma sopimuksensa
Tarjouksen lisääminen lisä- ja muutostyölle
Lisätään tilaukselle tarjouslaskenta/sopimus tarjottavalle lisä- ja muutostyölle. Valitaan "Tarjouslaskennat"-välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta", jos kyse on maksueränä laskutettavasta lisätyöstä. Jos lisätyö laskutetaan esim. toteuman mukaan, niin silloin sopimusmuodoksi voi valita "Laskutyöurakka" tai "Pieni laskutyö".
Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä esim. LMT+”nro”+ Lisätyön nimi.
Lisätyön "tarjouslaskenta" / Budjetin lisääminen
Lisätään tarjoukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) lisätyön kustannukset yhdellä tai useammalla rivillä. Hinnoitellaan lisätyö erikseen.
Tarkempi ohje tarjouslaskennasta
Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan
Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.
Lisätöiden lisääminen maksueriksi
Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Tämän jälkeen lisätyö on valmis laskutettavaksi.
Vain yksi lisä- ja muutostyösopimus tilaukselle
Lisä- ja muutostöiden tarjouksen lisääminen
Lisätään tilaukselle yksi tarjouslaskenta/sopimus lisä- ja muutostöille. Valitaan "tarjouslaskennat välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja
valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta".
Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä selkeästi "Lisä ja muutostöiksi"
Budjetin lisääminen lisätyötarjoukselle
Lisätään sopimukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) kaikkien lisätöiden arvioitu kustannus, sekä myyntihinta. Tämä tapahtuu tarjouksen/sopimuksen "Laskentarivit" välilehdellä. Tarkempi ohje tarjouslaskennasta.
Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan
Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.
Lisätöiden lisääminen maksueriksi
Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Lisää kaikki lisätyöt listaan, kun lisätöistä on sovittu tilaajan kanssa.
Huom, maksuerät-välilehden keltainen "virheviesti" kertoo, että maksuerien summat eivät täsmää laskentaan/budjetoituun. Tämä ei estä laskuttamista tai toimimista, mutta summat olisi hyvä säännöllisesti täsmäyttää.
Päivitä lisätöiden sopimus/tarjous vastaamaan lisätöiden summaa
Koska lisätyöt lisätään sopimukselle aina maksuerinä, niin aina säännöllisesti (esim. kerran kuussa) tai vähintään osatuloutuksen yhteydessä tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriä. Eli käytännössä tulee:
- Katso maksuerien ”myyntihinta”maksuerätaulukosta (huom tarkkana, onko summa alv.0 vai alv. 24)
- Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta ”syötössä”-tilaan(perustiedot-välilehti)
- Mene laskentariveille ja syötä kustannushinta (laske esim. ”takaperin” myyntihinnasta) ja laita myyntihinta maksueriä vastaavasti.
- Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta takaisin”sopimus” tilaan
Esimerkiksi kuvassa maksuerillä on lisätöitä 35 000 eur alv.0. Tämä pitää käydä pävittämässä tarjoukselle, joten kustannushintaa nostetaan hiukan ylöspäin (esim. arvioidaan kulut tai lasketaan "takaperin" myyntihinnasta") ja tämän jälkeen päivitetään myyntihinta vastaamaan maksuerien yhteissummaa.
Huom, jos kaikki lisätyöt käsitellään yhden sopimuksen / tarjouksen alla, niin ennustaminen ei sovellu lisätöille. Ennustamisessa ei myyntejä eli laskutusta voi päivittää.
Lisätöiden laskuttaminen maksuerillä
Lisätyöt laskutetaan Tarkista/Laskuta-välilehdeltä. Käytännössä näkymässä voi rajata maksuerät esimerkiksi seuraavasti:
- Tilaus -> Rajataan haluttu tilaus
- Kaikki maksuerät -> Valitaan liukukytkimellä kaikki maksuerät näkyviin
- Sopimus -> Rajataan sopimuksista haluttu lisätyö näkyviin
Maksuerien laskutuskesta löytyy tarkempi ohjeistus seuraavasta linkistä: Laskuttaminen maksuerillä
Urakoiden ennustaminen
Urakan ennustaminen tapahtuu tilauksen kustannusseurannassa (huom, taloushallinon kustannusseurannassa ei voi päivittää ennusteita). Jos lisätyölle pitää päivittää ennusteita, niin se onnistuu seuraavasti:
- Laita ennusteet päälle
- Paina litteran kohdalta ”kynän kuvaa”
- Lisää muutos valitun sopimuksen kustannuksenmuutos +/-merkkisenä, sekä selite muutokselle.
Huom, jos teillä on urakalla kaikki lisätyöt yhdellä sopimuksella, niin silloin tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriän yhteisummaa tarjoukselle. Kustannusseurannassa voi ennustaa vain kustannuksia, ei tuottoja/myyntejä.
Related ohjeet
Aloita Fondionin käyttö
Paranna liiketoimintasi kannattavuutta
Reaaliaikanen näkymä huomiseen
Moderni työkalu
