Yleistä

Urakoiden lisä- ja muutostöitä voidaan Fondionissa hallita muutamin eri tavoin. Käytännössä ennen lisätöiden käsittelyä meillä on perustettuna tilaus urakkatyölle (ohje tilauksen avaamisesta). Tämän jälkeen urakalle on tehty tarjous tai vähintäänkin syötetty budjetti (ohje tarjouslaskentaan) litteroittain. Tämän jälkeen tilaukselle voidaan:

• Kohdistaa kustannuksia (ostolaskut, työkirjaukset) litteroittain
• Lisätä maksuerätaulukko ja laskuttaa maksueriä
• Tehdä kustannusseurantaan litteraennusteita eli korjata/muokata litterakohtaisesti kustannuksia vastaamaan toteumaa.

Kokonaisuuden kannalta olennaista on tietysti lisä- ja muutostöiden hallinta ja ne voidaan käsitellä Fondionissa kahdella eri tavalla:

1. Avataan jokaisesta lisä- ja muutostyöstä oma lisätyötarjouksensa/-sopimus ja tehdään siihen laskenta/budjetti taustalle. Laskutus maksueränä tai sovitulla tavalla.
2. Avataan urakalle yksi lisä- ja muutostyösopimus, johon lisätään kaikki lisätyöt maksuerinä. Budjettia päivitetään säännöllisesti.

‍

Molemmissa tavoissa on hyvät ja huonot puolensa ja alla kuvattu tarkemmin molempiin tapoihin liittyvät toimintamallit.

‍

Jokaisesta lisätyöstä oma sopimuksensa

Tarjouksen lisääminen lisä- ja muutostyölle

Lisätään tilaukselle tarjouslaskenta/sopimus tarjottavalle lisä- ja muutostyölle. Valitaan "Tarjouslaskennat"-välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta", jos kyse on maksueränä laskutettavasta lisätyöstä. Jos lisätyö laskutetaan esim. toteuman mukaan, niin silloin sopimusmuodoksi voi valita "Laskutyöurakka" tai "Pieni laskutyö".

Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä esim. LMT+”nro”+ Lisätyön nimi.

Lisätyön "tarjouslaskenta" / Budjetin lisääminen

Lisätään tarjoukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) lisätyön kustannukset yhdellä tai useammalla rivillä. Hinnoitellaan lisätyö erikseen.

Tarkempi ohje tarjouslaskennasta

Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan

Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.

Lisätöiden lisääminen maksueriksi

Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Tämän jälkeen lisätyö on valmis laskutettavaksi.

Vain yksi lisä- ja muutostyösopimus tilaukselle

‍

Lisä- ja muutostöiden tarjouksen lisääminen

Lisätään tilaukselle yksi tarjouslaskenta/sopimus lisä- ja muutostöille. Valitaan "tarjouslaskennat välilehdellä "Lisää tarjouslaskenta" ja

valitaan tyypiksi "Lisätyötarjous". Sopimusmuodoksi valitaan "Kokonaishinta".

‍

Tarjouksen nimi kannattaa yksilöidä selkeästi "Lisä ja muutostöiksi"

Budjetin lisääminen lisätyötarjoukselle

Lisätään sopimukselle halutulle litteralle (usein erillinen lisätyölittera) kaikkien lisätöiden arvioitu kustannus, sekä myyntihinta. Tämä tapahtuu tarjouksen/sopimuksen "Laskentarivit" välilehdellä. Tarkempi ohje tarjouslaskennasta.

Lisä- ja muutostyötarjouksen vaihtaminen "Sopimus"-tilaan

Jotta sopimukselle voidaan kohdistaa kuluja (ostot ja työt), niin tarjous tulee vaihtaa Sopimus-tilaan.

Lisätöiden lisääminen maksueriksi

Mene Maksuerät-välilehdelle ja paina ”Lisää rivi”. Anna nimeksi esimerkiksi LMT+”nro”+ Lisätyön nimi. Lisää kaikki lisätyöt listaan, kun lisätöistä on sovittu tilaajan kanssa.

Huom, maksuerät-välilehden keltainen "virheviesti" kertoo, että maksuerien summat eivät täsmää laskentaan/budjetoituun. Tämä ei estä laskuttamista tai toimimista, mutta summat olisi hyvä säännöllisesti täsmäyttää.

Päivitä lisätöiden sopimus/tarjous vastaamaan lisätöiden summaa

Koska lisätyöt lisätään sopimukselle aina maksuerinä, niin aina säännöllisesti (esim. kerran kuussa) tai vähintään osatuloutuksen yhteydessä tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriä. Eli käytännössä tulee: 

• Katso maksuerien ”myyntihinta”maksuerätaulukosta (huom tarkkana, onko summa alv.0 vai alv. 24)
• Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta ”syötössä”-tilaan(perustiedot-välilehti)
• Mene laskentariveille ja syötä kustannushinta (laske esim. ”takaperin” myyntihinnasta) ja laita myyntihinta maksueriä vastaavasti.
• Vaihda lisätöiden tarjouslaskenta takaisin”sopimus” tilaan

Esimerkiksi kuvassa maksuerillä on lisätöitä 35 000 eur alv.0. Tämä pitää käydä pävittämässä tarjoukselle, joten kustannushintaa nostetaan hiukan ylöspäin (esim. arvioidaan kulut tai lasketaan "takaperin" myyntihinnasta") ja tämän jälkeen päivitetään myyntihinta vastaamaan maksuerien yhteissummaa.

Huom, jos kaikki lisätyöt käsitellään yhden sopimuksen / tarjouksen alla, niin ennustaminen ei sovellu lisätöille. Ennustamisessa ei myyntejä eli laskutusta voi päivittää.

Lisätöiden laskuttaminen maksuerillä

Lisätyöt laskutetaan Tarkista/Laskuta-välilehdeltä. Käytännössä näkymässä voi rajata maksuerät esimerkiksi seuraavasti:

• Tilaus -> Rajataan haluttu tilaus
• Kaikki maksuerät -> Valitaan liukukytkimellä kaikki maksuerät näkyviin
• Sopimus -> Rajataan sopimuksista haluttu lisätyö näkyviin

Maksuerien laskutuskesta löytyy tarkempi ohjeistus seuraavasta linkistä: Laskuttaminen maksuerillä

Urakoiden ennustaminen

Urakan ennustaminen tapahtuu tilauksen kustannusseurannassa (huom, taloushallinon kustannusseurannassa ei voi päivittää ennusteita). Jos lisätyölle pitää päivittää ennusteita, niin se onnistuu seuraavasti: 

• Laita ennusteet päälle
• Paina litteran kohdalta ”kynän kuvaa”
• Lisää muutos valitun sopimuksen kustannuksenmuutos +/-merkkisenä, sekä selite muutokselle.

‍

‍

Huom, jos teillä on urakalla kaikki lisätyöt yhdellä sopimuksella, niin silloin tulee päivittää lisätöiden kustannukset ja myyntihinnat vastaamaan maksueriän yhteisummaa tarjoukselle. Kustannusseurannassa voi ennustaa vain kustannuksia, ei tuottoja/myyntejä.

‍