Kustannusseurannan tarve

Kehittääkseen ja ylläpitääkseen kannattavuuttaan yrityksellä on oltava näkymä, josta voivat seurata toteutuneita kustannuksia suhteessa budjetoituihin kustannuksiin. Tämän on syytä tapahtua reaaliajassa, jotta kustannusseurannasta huomattuihin virheisiin voi reagoida ajoissa. Kustannusseurannan lukuja halutaan seurata ja jaotella seuraavilla parametreilla:

1. Liiketoiminnan osa-alueen mukaan: kustannuspaikat, kustannuslajit ja sopimustyypit
2. Tilauksittain
3. Litteroittain
4. Tapahtumatyypeittäin
5. Projektinjohtajittain
6. Aikavälin mukaan
7. Muilla suodatuksilla

‍

Varmista, että nämä asiat ovat tuttuja

Käyttääksesi kustannusseurantaa tehokkaasti kannattaa olla tutustunut seuraaviin asioihin Fondionissa:

• Tilaus: Tilaukselta tulee kustannusseurantaan budjetti. Kustannukset (esim. ostolaskut ja työkirjaukset) voi kohdistaa tilauksille.
• Laskentarakenteet / litterat: Kustannusseurannan rakenne perustuu Fondionin Ylläpito > Laskentarakenteet sivulla oleviin rakenteisiin. 
• Kustannusseurannan tarkkuustason valinta: Ylläpito > Taloushallinto sivulta löydät kustannusseurannan tarkkuustason valinnan. Tämä tarkoittaa litteratasojen määrän valintaa kustannusseurannassa ja kannattaa päättää huolellisesti niin, että litteroinnista on mielekästä oman toiminnan kannalta. Tämä vaikuttaa myös ostolaskujen tiliöinnissä näkyviin litteroihin sekä työkirjauksen tuntikohdistuksessa näkyviin litteroihin.
• Kustannuspaikat ja -lajit: Nämä eivät ole pakollisia kustannusseurannan käyttöön, mutta voit saada niiden avulla enemmän irti:
• Seurantakohteiden yhteys taloushallintoon: Varmista, että käytät Fondionissa ja taloushallinnon järjestelmässäsi samoja talouden seurantakohteita, kuten projekteja, kustannuspaikkoja ja kustannuslajeja.

Talous > Kustannusseuranta -näkymä

Tässä kustannusseurannan näkymässä näet aluksi yhteenvedon kaikkien tilaustesi kustannusseurannasta.

Voit käyttää kustannusseurantaa joko tässä näkymässä tai yksittäisen tilauksen avaamalla löytyvässä Tilaus > Kustannusseuranta-näkymässä.

Lukujen muodostumislogiikkaa

‍

Lisää tietoa tarjoavat kytkimet ja sarakkeet

‍

Hakutoiminnot ja suodattaminen

Jos haluat tarkastella yksittäisen tilauksen kustannusseurantaa, voit tehdä niin etsimällä ja valitsemalla tilauksen näkymän yläosassa olevasta “Tilaus” -hakukentästä tai menemällä kustannusseuranta -näkymään kyseisen tilauksen tietojen kautta.

Jos haluat tarkastella tietyn vastuuhenkilön tilauksia tai tietyssä tilassa olevia tilauksia, voit suodattaa tilauksia “Toimituksen vastuuhenkilö” ja “Tilauksen tila” -suodattimien avulla. Lisää suodattimia löydät näiden kenttien oikealla puolella olevasta napista aukeavasta valikosta.

Toteumakustannusten Excel-tuonti

Toteutuneiden kustannusten tuonti Excelistä onnistuu näkymän oikeassa yläkulmassa olevan hammasratas-painikkeen takaa. Lataa ensin samasta paikasta tuontipohja ja täytä pohjaan toteutuneet kustannukset laskentarakenteittain.

‍

‍

Kustannusseurannan kategorioiden poistaminen

Kustannusseurannan näkymissä näkyvät laskentarakenteet perustuvat näkymään Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteet. Jos haluat poistaa litteroita, ota yhteys Fondionin pääkäyttäjätukeen sähköpostitse tuki@fondion.com. 

‍

Tilaus > Kustannusseuranta -näkymä

Miten pääset näkymään?

1. Avaa yksittäinen tilaus (esim. sen kanban-kortissa tilauksen nimeä klikkaamalla).

2. Avaa tilauksen kustannusseuranta tilausnäkymän ylävalikosta.

Mitä tässä näkymässä on?

Tässä kustannusseuranta -näkymässä näet aluksi yhteenvedon valitsemasi tilauksen kustannusseurannasta.

Voit käyttää tilauksen kustannusseurantaa joko tässä tilaus > kustannusseuranta näkymässä tai talous > kustannusseuranta näkymän tilaus-hakukentän avulla.

Lukujen muodostumislogiikkaa

Lukujen muodostumislogiikat ovat samat kuin talous > kustannusseuranta näkymässä, mutta nyt luvut ovat vain avoinna olevan tilauksen lukuja. Lukuja on selitetty auki ylempänä talous > kustannusseuranta -osiossa.

Hakutoiminnot ja suodattaminen

Voit tarkastella tietyn sopimuksen kustannusseurantaa sopimus-valikko käyttämällä.

Lisäsuodattimet löydät taulukon oikeasta yläkulmasta.

Toteumakustannusten Excel-tuonti

Toteutuneiden kustannusten tuonti Excelistä onnistuu samalla tavalla kuin Talous > Kustannusseuranta -näkymään. Katso ohje ylempää.

‍

Kustannusseurannan käyttö

1. Luo käytettävät laskentarakenteet ja seurantakohteet.
2. Luo tilaus, laskenta, ja sen myötä budjetti.
3. Kirjaa kustannuksia.
4. Kirjaa kustannusten yllättäviä muutoksia.
5. Tarkastele eri toimintojen kannattavuutta kustannusseurannan näkymistä.

Luo käytettävät laskentarakenteet ja seurantakohteet.

1. Yleensä nämä luodaan Fondionin käyttöönottovaiheessa. Jos tarvitset apua tässä, ole yhteydessä: tuki@fondion.com
2. Mene Fondionissa näkymään Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteet > Laskentarakenteiden hallinta ja luo tai muokkaa tarpeen mukaan käyttämiäsi litterarakenteita.
3. Mene näkymään Ylläpito > Taloushallinto. Aseta haluamasi kustannusseurannan tarkkuustaso sekä kustannuspaikat- ja lajit.
4. Varmista, että sinulla on käytössä muut budjettien laskentaan tarvittavat asiat kuten materiaalit (Hankinnat > Tarvikkeet näkymä), työlajit (Ylläpito > Tarjouslaskenta) ja olet säätänyt katteesi oikein (Ylläpito > Tarjouslaskenta).

Luo tilaus, laskenta, ja sen myötä budjetti.

Tähän löydät ohjeet sivulta Lisää uusi projekti / tilaus.

Kirjaa kustannuksia

Ostolaskujen käsittelyn ohjeen löydät täältä: Ostolaskujen tiliöinti tarkastus ja hyväksyntä.

Työ- ja poissaolokirjausten käsittelyyn löydät ohjeita löydät täältä: Tuntisyöttö ja Tuntien ja poissaolojen tarkastus.

Materiaalikirjaukset voit tehdä Tarkista / Laskuta näkymän oikean yläkulman hammasrattaan takaa kohdasta: Lisää uusi materiaalikirjaus.

Toteumakustannusten Excel-tuonti onnistuu Talous > Kustannusseuranta -näkymästä oikean yläkulman hammasrattaan takaa.

Kirjaa kustannusten yllättäviä muutoksia.

Kustannusten muutoksista on alempana väliotsikon "Yllättävät kustannusten muutokset" alla.

Tarkastele eri toimintojen kannattavuutta kustannusseurannan näkymistä.

Kustannusseurannan näkymä auttaa hahmottamaan eri liiketoimintasi osa-aluiden kannattavuutta reaaliajassa.

‍

Yllättävät kustannusten muutokset ja kustannusennusteet

Joskus projekteihin vaikuttavat budjetoimattomat kustannukset. Tämä tarkoittaa ylimääräisiä kustannuksia, joita ei voida laskuttaa erikseen loppuasiakkaalta.

Kustannusseurantaan tulisi pystyä lisäämään nämä odottamattomat lisäkustannukset, jotta käyttäjä voi selvästi nähdä nämä poikkeukset.

Tämä tehdään esittämällä kustannus- ja katelaskelmat uusina ennuste-arvoina, jotka ottavat huomioon nämä ylimääräiset kustannukset (olemassa olevien budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten ja katteiden lisäksi).

Voit lisätä kustannusten muutoksia Tilaus > Kustannusseuranta näkymästä avaamalla seuraavan modaalin "Kustannuksen muutos" sarakkeesta:
‍

Kustannusten muutokset näkyvät myös näkymässä Talous > Kustannusseuranta summattuina kaikilta tilauksilta, mutta Talous > Kustannusseuranta näkymässä et voi suoraan muuttaa kustannuksia.

Kustannusseurannan tarkkuustason valinta

Sivulla Ylläpito > Taloushallinto voit valita käyttämäsi kustannusseurannan tarkkuustason.

‍

Kustannusseurannan tarkkuustason valinta vaikuttaa:

• kustannusseurannan näkymiin
• ostolaskujen kohdistukseen
• työkirjauksiin
• materiaalikirjauksiin
• kustannusten Excel-tuontiin

‍

Kustannusseurannan näkymissä

Nämä koskevat sekä Talous → Kustannusseuranta -näkymää että Tilaus → Kustannusseuranta -näkymää. Valitun tarkkuustason mukaan kustannusseurannan näkymissä näytetään seuraavaa

• Tilaus => näytetään vain “Kohdistamattomat” -kategoria
• Sopimus => näytetään vain  -kategori
• Kategoriataso 1-5 => tässä tapauksessa näytetään vain kustannusten seurannan asetusten mukaisesti määritellyt sopivat kategorian tasot

‍

Ostolaskujen kohdistus

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimus- ja Kategoria-kenttiä ei näytetä ostolaskurivien kohdistuksen alapalkissa
  • tässä tapauksessa kohdistus tehdään automaattisesti valitun tilauksen päätarjoukseen
• Sopimus => Kategoria-kenttää ei näytetä ostolaskurivien kohdistuksen alapalkissa

• Kategoriataso 1-5 => kaikki ostolaskurivien kohdistuksen kentät ovat näkyville, mutta jos asetus on esimerkiksi Kategorian taso 2, Kategoria-kentän pudotusvalikko ei näytä valittavina tason 2 alapuolisia kategorioita
  

‍

Työkirjaukset

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Työkirjausta tehdessä ei näy sopimus-pudotusvalikkoa eikä tuntien kohdistusta kategorioille
  
• Sopimus => Työkirjausta tehdessä näkyy sopimus-pudotusvalikko, mutta ei tuntien kohdistusta kategorioille
  
• Kategoriataso 1-5 => Työkirjausta tehdessä näkyy Sopimus-pudotusvalikko sekä tuntien kohdistus kategorioille valitun kategoriatason mukaan

‍
Materiaalikirjaukset

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimus- ja kategoria-kenttiä ei näytetä “Lisää uusi materiaalikirjaus” -modaalissa
  • tässä tapauksessa kohdistus tehdään automaattisesti tilauksen päätarjoukseen

• Sopimus => Kategoria-kenttää EI näytetä materiaalikirjaus-modaalissa
• Kategoriataso 1-5 => kaikki kentät ovat näkyvillä, mutta jos asetus on esimerkiksi kategoriataso 2, modaalin kategoria-kentän pudotusvalikko ei näytä valittavina tason 2 alapuolisia kategorioita
  

‍

Manuaaliset toteumakustannukset (Excel-tuodut kustannukset)

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimusnumero- ja kategoria-kentät eivät ole pakollisia tuonnissa
  • tässä tapauksessa, jos sopimusnumeroa ei ole täytetty, manuaaliset toteutuneet kustannukset kohdistetaan automaattisesti tilauksen päätarjoukselle
• Sopimus => Sopimusnumero on pakollinen; Kategorianumero ei ole pakollinen tuonnissa
• Kategorian taso 1-5 => Sopimusnumero- ja Kategorianumero-kentät ovat pakollisia
  • tässä tapauksessa Excel-tuontimallissa, jonka käyttäjä lataa sovelluksesta, näytetään vain valitun kustannusseurannan tarkkuustason mukaiset kategoriatasot
    ‍