HUOM! Kustannusseurannan näkymät päivittyvät huhtikuussa 2025. Sekä talousosion kustannusseuranta että tilauksen kustannusseuranta päivittyvät ulkoasuiltaan, mutta suurin osa toiminnallisuudesta pysyy sama. Tämä ohje on päivitetty vastaamaan uusia kustannusseurannan näkymiä.

‍

Mitä kustannusseurannalla tehdään?

Kehittääkseen ja ylläpitääkseen kannattavuuttaan yrityksellä on oltava näkymä, josta voivat seurata toteutuneita kustannuksia suhteessa budjetoituihin kustannuksiin. Tämän on syytä tapahtua reaaliajassa, jotta kustannusseurannasta huomattuihin virheisiin voi reagoida ajoissa. Kustannusseurannan lukuja halutaan seurata muuan muassa seuraavista näkökulmista.

1. Liiketoiminnan osa-alueen mukaan: kustannuspaikat, kustannuslajit ja sopimustyypit
2. Tilauksittain
3. Litteroittain (kategorioittain)
4. Kustannustyypeittäin /tapahtumatyypeittäin
5. Projektin vastuuhenkilön perusteella
6. Monilla muilla suodattimilla, kuten aika välin tai myyjän mukaan
7. Voit lisätä budjetoitujen kustannusten ja laskutuksen muutoksia
8. Yhteenvedossa näet kustannukset laskutuksen rinnalla

Seuraavassa kuvassa on esiteltynä, mistä nämä löytyvät Fondionissa.

‍

‍

‍

Varmista, että nämä asiat ovat tuttuja

Käyttääksesi kustannusseurantaa tehokkaasti kannattaa olla tutustunut seuraaviin asioihin Fondionissa:

• Tilaus: Tilaukselta tulee kustannusseurantaan budjetti. Kustannukset (esim. ostolaskut ja työkirjaukset) voi kohdistaa tilauksille.
• Laskentarakenteet / litterat: Kustannusseurannan rakenne perustuu Fondionin Ylläpito > Laskentarakenteet sivulla oleviin rakenteisiin. 
• Kustannusseurannan tarkkuustason valinta: Ylläpito > Taloushallinto sivulta löydät kustannusseurannan tarkkuustason valinnan. Tämä tarkoittaa litteratasojen määrän valintaa kustannusseurannassa ja kannattaa päättää huolellisesti niin, että litteroinnista on mielekästä oman toiminnan kannalta. Tämä vaikuttaa myös ostolaskujen tiliöinnissä näkyviin litteroihin sekä työkirjauksen tuntikohdistuksessa näkyviin litteroihin.
• Kustannuspaikat ja -lajit: Nämä eivät ole pakollisia kustannusseurannan käyttöön, mutta voit saada niiden avulla enemmän irti.
• Seurantakohteiden yhteys taloushallintoon: Varmista, että käytät Fondionissa ja taloushallinnon järjestelmässäsi samoja talouden seurantakohteita, kuten projekteja, kustannuspaikkoja ja kustannuslajeja.

‍

‍

Talous > Kustannusseuranta -näkymä

Tässä kustannusseurannan näkymässä näet aluksi yhteenvedon kaikkien tilaustesi kustannusseurannasta.

Voit käyttää kustannusseurantaa joko tässä näkymässä tai yksittäisen tilauksen avaamalla löytyvässä Tilaus > Kustannusseuranta -näkymässä.

Lukujen muodostumislogiikkaa

‍

‍

Hakutoiminnot ja suodattaminen

Jos haluat tarkastella yksittäisen tilauksen kustannusseurantaa, voit tehdä niin etsimällä ja valitsemalla tilauksen näkymän yläosassa olevasta “Tilaus” -hakukentästä tai menemällä kustannusseuranta -näkymään kyseisen tilauksen tietojen kautta.

Jos haluat tarkastella tietyn vastuuhenkilön tilauksia tai tietyssä tilassa olevia tilauksia, voit suodattaa tilauksia “Toimituksen vastuuhenkilö” ja “Tilauksen tila” -suodattimien avulla. Lisää suodattimia löydät näiden kenttien oikealla puolella olevasta napista aukeavasta valikosta.

‍

‍

Toteumakustannusten Excel-tuonti

Toteutuneiden kustannusten tuonti Excelistä onnistuu näkymän oikeassa yläkulmassa olevan hammasratas-painikkeen takaa. Lataa ensin samasta paikasta tuontipohja ja täytä pohjaan toteutuneet kustannukset laskentarakenteittain.

‍

‍

Kustannusseurannan kategorioiden poistaminen

Kustannusseurannan näkymissä näkyvät laskentarakenteet perustuvat näkymään Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteet. Jos haluat poistaa litteroita, ota yhteys Fondionin pääkäyttäjätukeen sähköpostitse tuki@fondion.com. 

‍

‍

‍

Tilaus > Kustannusseuranta -näkymä

Miten pääset näkymään?

1. Avaa yksittäinen tilaus (esim. sen kanban-kortissa tilauksen nimeä klikkaamalla).

2. Avaa tilauksen kustannusseuranta tilausnäkymän ylävalikosta.

Lukujen muodostumislogiikkaa

Lukujen muodostumislogiikat ovat samat kuin talous > kustannusseuranta näkymässä, mutta nyt luvut ovat vain avoinna olevan tilauksen lukuja. Lukuja on selitetty auki ylempänä talous > kustannusseuranta -osiossa.

Hakutoiminnot ja suodattaminen

Voit tarkastella tietyn sopimuksen kustannusseurantaa sopimus-valikko käyttämällä.

Lisäsuodattimet löydät taulukon oikeasta yläkulmasta.

Toteumakustannusten Excel-tuonti

Toteutuneiden kustannusten tuonti Excelistä onnistuu samalla tavalla kuin Talous > Kustannusseuranta -näkymään. Katso ohje ylempää.

‍

‍

Kustannusseurannan käyttö

1. Luo käytettävät laskentarakenteet ja seurantakohteet.
2. Luo tilaus, laskenta, ja sen myötä budjetti.
3. Kirjaa kustannuksia.
4. Kirjaa kustannusten yllättäviä muutoksia.
5. Tarkastele eri toimintojen kannattavuutta kustannusseurannan näkymistä.

Luo käytettävät laskentarakenteet ja seurantakohteet.

1. Yleensä nämä luodaan Fondionin käyttöönottovaiheessa. Jos tarvitset apua tässä, ole yhteydessä: tuki@fondion.com
2. Mene Fondionissa näkymään Ylläpito > Tarjouslaskenta > Laskentarakenteet > Laskentarakenteiden hallinta ja luo tai muokkaa tarpeen mukaan käyttämiäsi litterarakenteita.
3. Mene näkymään Ylläpito > Taloushallinto. Aseta haluamasi kustannusseurannan tarkkuustaso sekä kustannuspaikat- ja lajit.
4. Varmista, että sinulla on käytössä muut budjettien laskentaan tarvittavat asiat kuten materiaalit (Hankinnat > Tarvikkeet näkymä), työlajit (Ylläpito > Tarjouslaskenta) ja olet säätänyt katteesi oikein (Ylläpito > Tarjouslaskenta).

Luo tilaus, laskenta, ja sen myötä budjetti.

Tähän löydät ohjeet sivulta Lisää uusi projekti / tilaus.

Kirjaa kustannuksia

Ostolaskujen käsittelyn ohjeen löydät täältä: Ostolaskujen tiliöinti tarkastus ja hyväksyntä.

Työ- ja poissaolokirjausten käsittelyyn löydät ohjeita löydät täältä: Tuntisyöttö ja Tuntien ja poissaolojen tarkastus.

Materiaalikirjaukset voit tehdä Tarkista / Laskuta näkymän oikeasta yläkulmasta "Lisää uusi materiaalikirjaus."

Toteumakustannusten Excel-tuonti onnistuu Talous > Kustannusseuranta -näkymästä oikean yläkulman hammasrattaan takaa.

Tarkastele eri toimintojen kannattavuutta kustannusseurannan näkymistä.

Kustannusseurannan näkymä auttaa hahmottamaan eri liiketoimintasi osa-aluiden kannattavuutta reaaliajassa.

‍

‍

Budjetoitujen kustannusten muutokset ja kustannusennusteet

Joskus projekteihin vaikuttavat budjetoimattomat kustannukset. Tämä tarkoittaa ylimääräisiä kustannuksia, joita ei voida laskuttaa erikseen loppuasiakkaalta.

Kustannusseurannassa tulisi pystyä lisäämään nämä odottamattomat lisäkustannukset budjetin lisäksi, jotta käyttäjä voi selvästi nähdä nämä poikkeukset.

Tämä tehdään esittämällä kustannus- ja katelaskelmat uusina ennuste-arvoina, jotka ottavat huomioon nämä ylimääräiset kustannukset (olemassa olevien budjetoitujen ja toteutuneiden kustannusten ja katteiden lisäksi).

Voit lisätä kustannusten muutoksia Tilaus > Kustannusseuranta näkymästä avaamalla seuraavan modaalin "Kustannuksen muutos" sarakkeesta:

Kustannusten muutokset näkyvät myös näkymässä Talous > Kustannusseuranta summattuina kaikilta tilauksilta, mutta Talous > Kustannusseuranta näkymässä et voi suoraan muuttaa kustannuksia.

‍

‍

Budjetoidun laskutuksen muutokset

• Budjetoituun laskutukseen tehdyt muutokset voit nähdä sekä talousosion kustannusseurannassa että tilauksen kustannusseurannassa.
• Voit lisätä budjetoidun laskutuksen muutoksia tilauksen kustannusseurannassa.
• Muutokset vaikuttavat tilauksen kustannusseurantaan, talousosion kustannusseurantaan sekä projektiraporttiin.

Budjetoidun laskutuksen muutokset vaikuttavat useisiin näkymiin:

1. Tilaus > Kustannusseuranta

Budjetoidun laskutuksen muutokset vaikuttavat tilauksen kustannusseurannan yhteenvetotaulukkoon. Yllä olevan kuvan projektille on lisätty 1569 € lisää budjetoituja kustannuksia ja 1860 € lisää budjetoitua laskutusta.

2. Talous > Kustannusseuranta

Budjetoidun laskutuksen muutokset vaikuttavat myös talousosion kustannusseurannan yhteenvetotaulukkoon, vaikka budjetin muutoksia ei voikaan syöttää suoraan talousosion kustannusseurannan näkymässä.

3. Raportit > Projektiraportti

Budjetoidun laskutuksen muutokset synkronoituvat myös projektiraportille ennustetun laskutuksen sarakkeeseen. Projektiraportissa näkyvä ero budjetoidun ja ennustetun laskutuksen välillä johtuu juurikin tilaus > kustannusseurannassa budjetoituun laskutukseen tehdyistä muutoksista.

‍

‍

Kustannusseurannan tarkkuustason valinta

Sivulla Ylläpito > Taloushallinto voit valita käyttämäsi kustannusseurannan tarkkuustason.

‍

Kustannusseurannan tarkkuustason valinta vaikuttaa:

• kustannusseurannan näkymiin
• ostolaskujen kohdistukseen
• työkirjauksiin
• materiaalikirjauksiin
• kustannusten Excel-tuontiin

‍

‍

Kustannusseurannan näkymissä

Nämä koskevat sekä Talous → Kustannusseuranta -näkymää että Tilaus → Kustannusseuranta -näkymää. Valitun tarkkuustason mukaan kustannusseurannan näkymissä näytetään seuraavaa

• Tilaus => näytetään vain “Kohdistamattomat” -kategoria
• Sopimus => näytetään vain “Kohdistamattomat” -kategoria

• Kategoriataso 1-5 => näytetään vain asetuksen mukaisesti määritellyt sopivat kategoriatasot.

‍

‍

Ostolaskujen kohdistus

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimus- ja Kategoria-kenttiä ei näytetä ostolaskurivien kohdistuksen alapalkissa
  • tässä tapauksessa kohdistus tehdään automaattisesti valitun tilauksen päätarjoukseen
• Sopimus => Kategoria-kenttää ei näytetä ostolaskurivien kohdistuksen alapalkissa

• Kategoriataso 1-5 => kaikki ostolaskurivien kohdistuksen kentät ovat näkyville, mutta jos asetus on esimerkiksi Kategorian taso 2, Kategoria-kentän pudotusvalikko ei näytä valittavina tason 2 alapuolisia kategorioita
  

‍

‍

Työkirjaukset

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Työkirjausta tehdessä ei näy sopimus-pudotusvalikkoa eikä tuntien kohdistusta kategorioille
  
• Sopimus => Työkirjausta tehdessä näkyy sopimus-pudotusvalikko, mutta ei tuntien kohdistusta kategorioille
  
• Kategoriataso 1-5 => Työkirjausta tehdessä näkyy Sopimus-pudotusvalikko sekä tuntien kohdistus kategorioille valitun kategoriatason mukaan

‍
Materiaalikirjaukset

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimus- ja kategoria-kenttiä ei näytetä “Lisää uusi materiaalikirjaus” -modaalissa
  • tässä tapauksessa kohdistus tehdään automaattisesti tilauksen päätarjoukseen

• Sopimus => Kategoria-kenttää EI näytetä materiaalikirjaus-modaalissa
• Kategoriataso 1-5 => kaikki kentät ovat näkyvillä, mutta jos asetus on esimerkiksi kategoriataso 2, modaalin kategoria-kentän pudotusvalikko ei näytä valittavina tason 2 alapuolisia kategorioita
  

‍

Manuaaliset toteumakustannukset (Excel-tuodut kustannukset)

Jos tarkkuustaso on asetettu seuraavasti:

• Tilaus => Sopimusnumero- ja kategoria-kentät eivät ole pakollisia tuonnissa
  • tässä tapauksessa, jos sopimusnumeroa ei ole täytetty, manuaaliset toteutuneet kustannukset kohdistetaan automaattisesti tilauksen päätarjoukselle
• Sopimus => Sopimusnumero on pakollinen; Kategorianumero ei ole pakollinen tuonnissa
• Kategorian taso 1-5 => Sopimusnumero- ja Kategorianumero-kentät ovat pakollisia
  • tässä tapauksessa Excel-tuontimallissa, jonka käyttäjä lataa sovelluksesta, näytetään vain valitun kustannusseurannan tarkkuustason mukaiset kategoriatasot
    ‍